Regulamin serwisu Fakturowalnia

§ 1. Usługodawca i kontakt

1. Usługodawcą jest serwis Fakturowalnia prowadzony pod adresem fakturowalnia.pl.
2. Kontakt z usługodawcą odbywa się pod adresem e-mail kontakt@fakturowalnia.pl.
3. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie pod adresem fakturowalnia.pl/regulamin w formie, która pozwala go pobrać, utrwalić i wydrukować.

§ 2. Definicje

1. Serwis: program do wystawiania faktur Fakturowalnia dostępny przez przeglądarkę pod adresem fakturowalnia.pl oraz przez API.
2. Użytkownik: przedsiębiorca, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, która zakłada konto i korzysta z serwisu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
3. Konto: indywidualny dostęp użytkownika do serwisu, powiązany z adresem e-mail.
4. Plan: pakiet funkcji i limitów serwisu (Start, Firma, Biuro, Enterprise) opisany w cenniku pod adresem fakturowalnia.pl/cennik.
5. Okres rozliczeniowy: miesiąc albo rok, za który użytkownik opłaca plan z góry.
6. Dokument: faktura, faktura korygująca, faktura zaliczkowa, proforma, rachunek albo inny dokument wystawiony w serwisie.
7. KSeF: Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów.

§ 3. Zakładanie konta

1. Konto zakłada się, podając adres e-mail i wpisując kod potwierdzający wysłany na ten adres.
2. Zakładając konto, użytkownik akceptuje regulamin i potwierdza, że korzysta z serwisu w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową.
3. Użytkownik odpowiada za zabezpieczenie dostępu do swojego adresu e-mail i danych logowania oraz za działania osób, którym nadał dostęp do konta.
4. Założenie konta nie wymaga podania danych karty płatniczej.

§ 4. Plany abonamentowe

1. Serwis jest dostępny wyłącznie w planach abonamentowych: miesięcznych albo rocznych. Serwis nie oferuje planu darmowego.
2. Plan odnawia się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy tej samej długości, do chwili rezygnacji.
3. Każdy plan ma limit dokumentów w miesiącu oraz limity firm i użytkowników opisane w cenniku. Limit dokumentów odnawia się z początkiem każdego miesiąca.
4. Po wyczerpaniu limitu dokumentów w danym miesiącu użytkownik może przejść na wyższy plan albo poczekać do odnowienia limitu.
5. Na stronie serwisu można bez zakładania konta wystawić próbną fakturę. Próbna faktura nie jest zapisywana ani wysyłana do KSeF i nie stanowi planu.
6. Warunki planu Enterprise, w tym zakres, wynagrodzenie i okres umowy, strony ustalają w odrębnej umowie rocznej.

§ 5. Ceny i płatności

1. Ceny planów podane w cenniku są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki.
2. Opłata za plan jest pobierana z góry za cały okres rozliczeniowy.
3. Za każdą opłatę użytkownik otrzymuje fakturę za abonament.
4. Zmiana cen nie dotyczy okresu rozliczeniowego, który został już opłacony. O zmianie ceny na kolejne okresy informujemy z wyprzedzeniem, w trybie opisanym w § 13.

§ 6. Zmiana planu i rezygnacja

1. Użytkownik może w każdej chwili przejść na wyższy plan. Wyższy plan działa od chwili zmiany, a opłata jest rozliczana proporcjonalnie do pozostałej części okresu rozliczeniowego.
2. Przejście na niższy plan działa od początku kolejnego okresu rozliczeniowego.
3. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z planu w ustawieniach konta. Rezygnacja działa ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego, do którego końca użytkownik zachowuje pełny dostęp.
4. Rezygnacja nie odbiera użytkownikowi prawa do eksportu danych na zasadach opisanych w § 12.

§ 7. Odpowiedzialność użytkownika za treść dokumentów

1. Użytkownik odpowiada za treść dokumentów wystawianych w serwisie, w tym za dane nabywców, pozycje, kwoty, stawki VAT, terminy i oznaczenia wymagane przepisami.
2. Funkcje kontrolne serwisu, takie jak walidacja przed wysyłką do KSeF i sprawdzanie NIP na białej liście VAT, pomagają wykryć błędy, ale nie zastępują obowiązków podatkowych użytkownika ani porady księgowej lub podatkowej.
3. Użytkownik odpowiada za zgodność z prawem danych wprowadzanych do serwisu i za posiadanie podstawy do ich przetwarzania.

§ 8. KSeF

1. Wysyłka dokumentów do KSeF i pobieranie faktur kosztowych wymaga nadania serwisowi uprawnień w KSeF przez użytkownika albo osobę uprawnioną do jego reprezentowania.
2. Użytkownik może w każdej chwili odebrać serwisowi uprawnienia w KSeF. Od tej chwili serwis nie wysyła dokumentów do KSeF w imieniu użytkownika.
3. Użytkownik odpowiada za poprawność danych przekazywanych do KSeF. Faktura jest otrzymana w KSeF z chwilą nadania jej numeru KSeF, który serwis zapisuje przy dokumencie.
4. Usługodawca nie odpowiada za niedziałanie KSeF ani za zmiany wprowadzane w KSeF przez Ministerstwo Finansów. W czasie niedziałania KSeF serwis obsługuje wystawianie dokumentów w trybie przewidzianym przepisami i dosyła je po przywróceniu działania systemu.

§ 9. Dostępność serwisu i przerwy techniczne

1. Usługodawca dokłada starań, aby serwis działał bez przerw.
2. Usługodawca może przeprowadzać przerwy techniczne potrzebne do utrzymania i rozwoju serwisu. O planowanych przerwach informuje z wyprzedzeniem, a przeprowadza je w miarę możliwości poza godzinami pracy.
3. Poziom dostępności dla planu Enterprise określa umowa z tym użytkownikiem.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania serwisu użytkownik składa mailowo na adres kontakt@fakturowalnia.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać adres e-mail konta, opis problemu, a gdy dotyczy dokumentu, jego numer.
3. Usługodawca odpowiada na reklamację mailowo w ciągu 14 dni od jej otrzymania.

§ 11. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. W zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach i danych klientów użytkownika usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na zlecenie użytkownika.
2. Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana zgodnie z art. 28 RODO, udostępniana użytkownikowi w serwisie. W planie Enterprise strony mogą uzgodnić jej treść indywidualnie.
3. Zasady przetwarzania danych osobowych użytkownika jako administratora opisuje polityka prywatności pod adresem fakturowalnia.pl/polityka-prywatnosci.

§ 12. Rozwiązanie umowy i eksport danych

1. Umowa o korzystanie z serwisu rozwiązuje się z końcem ostatniego opłaconego okresu rozliczeniowego po rezygnacji albo z chwilą usunięcia konta przez użytkownika.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli użytkownik rażąco narusza regulamin albo korzysta z serwisu niezgodnie z prawem, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, chyba że wezwanie jest bezprzedmiotowe.
3. Użytkownik może w każdej chwili, także po rezygnacji do końca opłaconego okresu, wyeksportować dokumenty i dane klientów do plików PDF, CSV i JPK_FA.
4. Po rozwiązaniu umowy użytkownik ma 30 dni na pobranie danych. Po tym czasie dane są usuwane, z wyjątkiem danych, które usługodawca musi przechowywać na podstawie przepisów prawa.

§ 13. Zmiany regulaminu

1. Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności przy zmianie przepisów, zmianie zakresu funkcji serwisu albo zmianie cen.
2. O zmianie regulaminu usługodawca informuje użytkowników mailowo co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
3. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z planu przed ich wejściem w życie.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. Spory wynikające z korzystania z serwisu rozstrzyga sąd właściwy według przepisów prawa polskiego.
3. W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.