Faktury cykliczne, które wystawiają się same w każdym okresie
Faktury cykliczne to dokumenty, które co miesiąc, co kwartał albo co rok wystawiasz temu samemu klientowi za tę samą usługę: abonament, obsługę serwisową, najem, hosting, stałą opiekę marketingową. W Fakturowalni ustawiasz harmonogram jeden raz, a program w wyznaczonym dniu wystawia fakturę z kolejnym numerem w serii, wysyła ją do KSeF i mailem do klienta. Ty widzisz tylko listę najbliższych dat i wpływy na koncie.
Faktury abonamentowe bez przepisywania co miesiąc
W firmie, która sprzedaje w abonamencie, pierwszy dzień miesiąca wygląda zwykle tak samo: kopiowanie zeszłomiesięcznych faktur, zmiana daty i okresu w opisie, sprawdzanie, czy ktoś nie zrezygnował, i wysyłka kilkudziesięciu maili. To praca, która nie wnosi nic nowego, a jeden przeoczony klient oznacza miesiąc bez przychodu. Faktury cykliczne w Fakturowalni zamieniają tę listę czynności w harmonogram, który pracuje sam.
- żadnego kopiowania dokumentów i ręcznej zmiany dat
- okres rozliczeniowy w opisie pozycji wstawia się sam, na przykład „Abonament, wrzesień 2026”
- numer z serii w formacie FV/<seria>/<rok>/<miesiąc>/<licznik> bez dziur i bez ręcznego pilnowania kolejności
Harmonogram faktur cyklicznych: miesięczny, kwartalny, roczny
Każdy harmonogram to wzór faktury i reguła powtarzania. Wybierasz klienta, pozycje, stawki VAT, termin płatności i dzień wystawienia, a program wylicza kolejne daty.
- cykl miesięczny, kwartalny albo roczny
- dzień wystawienia: konkretny dzień miesiąca, pierwszy albo ostatni dzień okresu
- data rozpoczęcia i opcjonalna data końca albo liczba okresów, na przykład umowa na dwanaście miesięcy
- waluta obca z kursem NBP z dnia poprzedzającego wystawienie
- wybór serii numeracji dla każdego harmonogramu
Harmonogram możesz założyć też z istniejącej faktury: jedno kliknięcie „powtarzaj co miesiąc” zamienia dokument we wzór.
Lista najbliższych dat wystawienia i przewidywane wpływy
Na ekranie faktur cyklicznych widzisz, co wydarzy się w najbliższych tygodniach: które faktury wystawią się jutro, które w przyszłym miesiącu i na jaką łączną kwotę netto i brutto. Przy każdym harmonogramie jest lista kolejnych dat, więc przed wysyłką możesz sprawdzić, czy wszystko się zgadza.
- kalendarz najbliższych wystawień dla całej firmy
- suma przewidywanych faktur w miesiącu
- historia dokumentów wystawionych z danego harmonogramu
Wstrzymanie, zmiana ceny od następnego okresu, zakończenie
Abonament klienta żyje: ktoś zawiesza usługę na wakacje, ktoś zmienia pakiet, a u wszystkich raz w roku rośnie cena. Każdą z tych zmian robisz w harmonogramie bez ruszania faktur już wystawionych.
- wstrzymanie harmonogramu na wybrany okres i wznowienie bez utraty ustawień
- zmiana ceny albo pozycji od następnego okresu, z datą, od której obowiązuje
- pominięcie jednego wystawienia, gdy klient ma miesiąc bez usługi
- zakończenie harmonogramu z dniem wygaśnięcia umowy
Zmiana dotyczy tylko przyszłych faktur. Dokumenty już wysłane do KSeF zostają nietknięte, a gdy trzeba poprawić fakturę z przeszłości, wystawiasz korektę opisaną we wpisie faktura korygująca.
Wysyłka faktur cyklicznych mailem i do KSeF
Wystawienie to dopiero połowa pracy. Faktura cykliczna w Fakturowalni przechodzi tę samą drogę co ręczna: walidację FA(3), wysyłkę do KSeF i zapis numeru KSeF przy dokumencie. Równocześnie klient dostaje maila z fakturą w PDF i linkiem do jej podglądu.
- tryb automatyczny: wystawienie i wysyłka bez udziału człowieka
- tryb z akceptacją: faktura czeka na zatwierdzenie osoby z rolą akceptującego, zanim pójdzie do KSeF
- własna treść maila dla każdego harmonogramu
- powiadomienie dla Ciebie, gdy KSeF odrzuci dokument
Jak działa połączenie z systemem ministerstwa, opisujemy na stronie KSeF program.
Faktury cykliczne i przypomnienia o zapłacie w jednym przebiegu
Każda faktura z harmonogramu trafia od razu do monitoringu płatności. Jeśli klient nie zapłaci w terminie, dostaje przypomnienia według sekwencji ustawionej dla firmy, a wpłatę z wyciągu bankowego program oznacza sam. Szczegóły na stronie monitoring należności.
Faktury cykliczne są w planie Firma i wyższych
Harmonogramy faktur cyklicznych działają w planach Firma, Biuro i Enterprise. Plan Start służy firmom, które wystawiają faktury ręcznie, i nie ma faktur cyklicznych.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Faktury cykliczne |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 49 zł (590 zł rocznie) | nie |
| Firma | 149 zł | 124 zł (1 490 zł rocznie) | tak, do 1 000 dokumentów miesięcznie |
| Biuro | 399 zł | 332 zł (3 990 zł rocznie) | tak, dla wielu firm klientów, do 5 000 dokumentów miesięcznie |
| Enterprise | wycena indywidualna | umowa roczna | tak, bez limitu |
Wszystkie plany porównasz w cennik. Ceny są netto, do tego VAT.
Pytania o program do faktur
FAQTak. Wstrzymujesz harmonogram na wybrany okres albo pomijasz jedno wystawienie. Po tym czasie faktury wystawiają się dalej według tych samych ustawień.
W harmonogramie ustawiasz nową cenę i datę, od której obowiązuje. Zmiana dotyczy wyłącznie faktur wystawianych od następnego okresu.
Tak. Każda faktura z harmonogramu przechodzi walidację FA(3) i wysyłkę do KSeF, chyba że ustawisz tryb z akceptacją przed wysyłką.
Klient dostaje zwykłą fakturę VAT z numerem z serii, okresem rozliczeniowym w opisie i numerem KSeF, tak samo jak przy fakturze wystawionej ręcznie.
Ustaw pierwszy harmonogram faktur cyklicznych
Załóż konto, dodaj klienta i zamień jego ostatnią fakturę w harmonogram. Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty.