Dostęp księgowej w roli podglądu
Księgowa albo biuro rachunkowe widzi faktury sprzedaży i kosztów oraz eksporty, ale nie może wystawić ani zmienić dokumentu. Nie musisz przekazywać nikomu swojego hasła ani wysyłać paczek PDF mailem.
Bezpieczeństwo danych w programie do faktur Fakturowalnia
Faktury to dane Twoich klientów, kwoty, rachunki bankowe i historia sprzedaży. Na tej stronie opisujemy, jak Fakturowalnia je chroni, kto ma do nich dostęp i co dzieje się z nimi, gdy zechcesz odejść. Piszemy dla osoby, która decyduje o wyborze programu i odpowiada za dane firmy.
Szyfrowanie w transmisji i w spoczynku
Każde połączenie z Fakturowalnią, z przeglądarki na komputerze i telefonie oraz przez API, jest szyfrowane protokołem TLS. Dane zapisane w bazie i pliki faktur są szyfrowane w spoczynku, a kopie zapasowe również.
- Połączenia wyłącznie przez HTTPS, bez możliwości zejścia do nieszyfrowanego połączenia.
- Szyfrowanie baz danych, plików PDF i kopii zapasowych.
- Dostęp do infrastruktury tylko dla wyznaczonych osób, z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym.
Kopie zapasowe i dane przechowywane w UE
Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej. Kopie zapasowe wykonujemy codziennie i trzymamy w oddzielnej lokalizacji, również w UE, żeby awaria jednego miejsca nie oznaczała utraty faktur.
- Serwery i kopie zapasowe wyłącznie w UE.
- Codzienne kopie zapasowe w oddzielnej lokalizacji.
- Faktury wysłane do KSeF mają dodatkowo swój egzemplarz w systemie Ministerstwa Finansów, rozpoznawany po numerze KSeF.
Role, uprawnienia i akceptacje
Nie każdy w firmie musi móc wystawić fakturę. W planie Firma i wyższych każda osoba ma rolę, która określa, co może zrobić, a faktura może wymagać akceptacji przed wysyłką do KSeF.
- Wystawiający: przygotowuje faktury i harmonogramy.
- Akceptujący: zatwierdza faktury przed wysyłką do KSeF i do klienta.
- Podgląd: widzi dokumenty i eksporty, niczego nie zmienia. To rola dla księgowej.
- W panelu biura uprawnienia nadaje się osobno dla każdej firmy klienta, co opisujemy na stronie program dla biura rachunkowego.
Pełną listę ról i planów znajdziesz na stronie funkcje programu do faktur.
SSO i rejestr zdarzeń dla większych organizacji
W planie Enterprise logowanie przechodzi przez firmowego dostawcę tożsamości, a każda istotna czynność zostaje zapisana w rejestrze zdarzeń.
- Logowanie SSO: SAML, Microsoft Entra ID i Google Workspace. Odejście pracownika z firmy zamyka mu dostęp do faktur w tej samej chwili.
- Audit log: logowania, wystawienia, akceptacje, zmiany danych klientów, eksporty i zmiany uprawnień, z datą i osobą.
- Opiekun konta, pomoc w 1 godzinę roboczą i rozliczenie roczne fakturą z terminem przelewu.
Umowa powierzenia przetwarzania danych (RODO)
Dane Twoich klientów na fakturach przetwarzamy w Twoim imieniu, jako podmiot przetwarzający. Zasady tego przetwarzania opisuje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawierana zgodnie z art. 28 RODO. Szczegóły dotyczące danych konta opisujemy w polityce prywatności, a warunki usługi w regulaminie.
- Umowa powierzenia jest częścią korzystania z usługi w każdym planie.
- W planie Enterprise umowę powierzenia uzgadniamy indywidualnie.
- Dane z faktur nie służą nam do żadnych innych celów niż świadczenie usługi.
Przechowywanie faktur i eksport danych w każdej chwili
Faktury przechowujemy przez cały okres korzystania z usługi, tak żeby spełnić wymóg przechowywania dokumentów przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Twoje dane należą do Ciebie, więc możesz je pobrać w każdej chwili, nie tylko przy rezygnacji.
- Eksport faktur do PDF, CSV i JPK_FA z dowolnego okresu, opisany na stronie program do faktur z JPK.
- Eksport danych klientów do CSV.
- Przy rezygnacji dostajesz czas na pobranie kompletu danych przed zamknięciem konta.
Bezpieczne połączenie z KSeF
Uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF nadajesz Fakturowalni sam i w każdej chwili możesz je odebrać. Każda wysyłka jest zapisana przy fakturze z numerem KSeF i datą, a walidacja przed wysyłką zatrzymuje dokument z błędem, zanim trafi do systemu. Więcej na stronie KSeF program.
Pytania o program do faktur
FAQNa serwerach w Unii Europejskiej. Tam również przechowujemy kopie zapasowe.
Osoby, którym nadasz rolę w koncie, oraz księgowa z rolą podgląd, jeśli ją zaprosisz. Po naszej stronie dostęp do infrastruktury mają wyłącznie wyznaczone osoby, a do danych sięgamy tylko wtedy, gdy wymaga tego zgłoszony przez Ciebie problem.
Tak. Eksport faktur i danych klientów działa w każdej chwili, a przy rezygnacji masz czas na pobranie kompletu przed zamknięciem konta.
Tak. Dane z faktur przetwarzamy w Twoim imieniu na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO. W planie Enterprise uzgadniamy ją indywidualnie.
Tak, w planie Enterprise przez SSO: SAML, Microsoft Entra ID albo Google Workspace.
Faktury, KSeF i dane firmy pod kontrolą
Załóż konto adresem e-mail, bez karty. Większa organizacja z wymaganiami SSO, rejestru zdarzeń albo własną umową powierzenia porozmawia z nami o planie Enterprise.