Faktura proforma, którą po wpłacie zamieniasz w fakturę VAT jednym kliknięciem
Faktura proforma to dokument, który wysyłasz klientowi przed wykonaniem usługi albo wydaniem towaru, żeby zapłacił z góry. Nie jest fakturą VAT, nie rodzi obowiązku podatkowego i nie trafia do KSeF. Fakturowalnia jako program do faktur proforma nadaje jej krótki numer, który klient łatwo przepisze do tytułu przelewu, rozpoznaje wpłatę na wyciągu i zamienia proformę w fakturę VAT z wysyłką do KSeF jednym kliknięciem.
Czym jest faktura proforma i czym nie jest
Proforma to oferta w formie faktury. Pokazuje nabywcy, co kupuje, po jakiej cenie, z jakim VAT i na jaki rachunek ma zapłacić. Dla nabywcy jest podstawą do zlecenia przelewu, ale nie jest dokumentem księgowym: nie wpisuje się jej do rejestru VAT, nie odlicza się z niej podatku i nie księguje jako kosztu.
- proforma nie jest fakturą VAT w rozumieniu ustawy o VAT
- proforma nie trafia do KSeF i nie dostaje numeru KSeF
- po wpłacie albo wykonaniu usługi sprzedawca wystawia właściwą fakturę VAT, która idzie do KSeF
- proformę można anulować bez korekty, bo nie jest dokumentem podatkowym
Dlatego w Fakturowalni proforma ma osobną serię i osobny licznik. Nie miesza się z fakturami VAT i nie zostawia dziur w ich numeracji.
Kiedy firma wystawia fakturę proformę
Proforma przydaje się wszędzie tam, gdzie chcesz pieniędzy przed pracą albo nabywca potrzebuje dokumentu do zatwierdzenia wydatku.
- przedpłata od nowego klienta, którego jeszcze nie znasz
- szkolenie, konferencja albo wydarzenie opłacane przed terminem
- dział zakupów klienta, który wymaga dokumentu do akceptacji płatności
- oferta z dokładną kwotą brutto, którą klient przekazuje przełożonemu
Gdy klient płaci część z góry, a usługa trwa dłużej, zamiast proformy lepiej sprawdza się faktura zaliczkowa. Różnice opisujemy we wpisie faktura zaliczkowa.
Numeracja proform krótka do tytułu przelewu
Numer proformy to jedyny numer, który klient przepisuje ręcznie do tytułu przelewu. Każdy dodatkowy człon to kolejne miejsce na literówkę, a literówka oznacza wpłatę, której nikt nie potrafi przypisać. Dlatego proforma w Fakturowalni ma numer w krótkim formacie PF/<seria>/<licznik>, bez roku i miesiąca, na przykład PF/SP/318207.
- licznik proform jest niezależny od licznika faktur VAT
- numer nie zeruje się co rok, więc ten sam napis nigdy nie opisuje dwóch dokumentów
- seria rozróżnia marki albo działy, gdy firma prowadzi kilka linii sprzedaży
- numer proformy wstawia się sam do tytułu przelewu w treści maila i na PDF
Rozpoznanie wpłaty z wyciągu po numerze proformy
Po zaimportowaniu wyciągu bankowego w formacie MT940 albo CSV program szuka numeru proformy w tytułach przelewów i porównuje kwotę. Pasujące wpłaty oznacza sam, a niepewne pokazuje do potwierdzenia jednym kliknięciem. Na liście proform od razu widzisz, które są opłacone w całości, które częściowo, a które wciąż czekają. Proforma bez wpłaty może dostać przypomnienie, tak jak zwykła faktura, co opisujemy na stronie monitoring należności.
Zamiana proformy w fakturę VAT jednym kliknięciem
Gdy wpłata jest na koncie, klikasz „Wystaw fakturę VAT” przy proformie. Program przenosi nabywcę, pozycje, stawki i kwoty, nadaje numer z serii faktur w formacie FV/<seria>/<rok>/<miesiąc>/<licznik>, ustawia datę sprzedaży i oznacza fakturę jako zapłaconą. Następnie dokument przechodzi walidację FA(3) i trafia do KSeF.
- powiązanie faktury z proformą widoczne w obu dokumentach
- zmiana pozycji przed wystawieniem, gdy zakres zamówienia się zmienił
- faktura VAT wysyłana klientowi mailem z numerem KSeF
- opcja automatyczna: faktura VAT wystawia się sama po oznaczeniu pełnej wpłaty
Jak wygląda wysyłka do systemu ministerstwa, opisujemy na stronie KSeF program.
Proformy są w każdym planie
Wystawianie proform, osobna numeracja i zamiana w fakturę VAT działają w każdym planie. Automatyczne oznaczanie wpłat z wyciągu MT940 albo CSV jest w planie Firma i wyższych.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Proformy |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 49 zł (590 zł rocznie) | tak, w limicie 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 149 zł | 124 zł (1 490 zł rocznie) | tak, z oznaczaniem wpłat z wyciągu |
| Biuro | 399 zł | 332 zł (3 990 zł rocznie) | tak, dla wielu firm klientów |
| Enterprise | wycena indywidualna | umowa roczna | tak, bez limitu |
Pełne porównanie planów znajdziesz w cennik. Ceny są netto, do tego VAT.
Pytania o program do faktur
FAQNie. Proforma nie jest fakturą VAT, więc nie wysyła się jej do KSeF. Do KSeF trafia faktura VAT wystawiona na jej podstawie.
Proformę możesz anulować albo zostawić bez zmian, bo nie jest dokumentem podatkowym i nie wymaga korekty.
Bo klient przepisuje go do tytułu przelewu. Krótki numer oznacza mniej pomyłek, a licznik bez rocznego zerowania gwarantuje, że żaden numer się nie powtórzy.
Tak. Przed wystawieniem zmieniasz pozycje albo kwoty, a faktura zostaje powiązana z proformą.
Wystaw pierwszą proformę w Fakturowalni
Załóż konto, wyślij klientowi proformę z krótkim numerem i zamień ją w fakturę VAT, gdy przyjdzie wpłata. Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty.