Przejdź do treści
Fakturowalnia

Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.

Jak działa program do faktur Fakturowalnia

Fakturowalnia to program do faktur, w którym Ty wystawiasz dokument, a resztę pracy wykonuje system: wysyła fakturę do KSeF, dostarcza ją klientowi, przypomina o terminie zapłaty, oznacza wpłatę z wyciągu i odkłada wszystko do eksportu dla księgowej. Poniżej pokazujemy, jak to wygląda od pierwszego logowania do opłaconej faktury.

Wystaw próbną fakturę

Jak działa program do faktur w trzech krokach

Zaczynasz od danych, które już masz. Po krótkiej konfiguracji codzienna praca sprowadza się do wystawienia faktury albo ustawienia harmonogramu.

  1. Krok 1

    Dodaj firmę i klientów

    Wpisujesz NIP swojej firmy, a dane pobierają się z GUS. Klientów importujesz z pliku CSV albo dodajesz po numerze NIP, bez przepisywania adresów.

  2. Krok 2

    Wystaw fakturę albo harmonogram

    Pojedynczą fakturę wystawiasz z formularza, a stałe pozycje abonamentowe ustawiasz jako faktury cykliczne z harmonogramem miesięcznym, kwartalnym albo rocznym.

  3. Krok 3

    KSeF, przypomnienia i eksport pracują w tle

    Faktura trafia do KSeF, klient dostaje ją mailem, przypomnienia wychodzą według sekwencji, a paczka dla księgowej czeka na koniec miesiąca.

Wystaw próbną fakturę

Połączenie z KSeF raz, potem bez logowania do systemu ministerstwa

Przy pierwszej konfiguracji nadajesz Fakturowalni uprawnienie do wystawiania faktur w Twoim imieniu w KSeF. Od tej chwili program KSeF wysyła każdą fakturę VAT w strukturze FA(3), odbiera numer KSeF i zapisuje go przy dokumencie. Pobiera też faktury kosztowe wystawione na Twój NIP, więc zakupy widzisz w tym samym miejscu co sprzedaż.

  • Walidacja przed wysyłką: brakujące pole, zły NIP albo niezgodna stawka VAT zatrzymują fakturę, zanim trafi do KSeF.
  • Numer KSeF przy każdej fakturze i data jego nadania, bo faktura w KSeF jest otrzymana z chwilą nadania numeru.
  • Proforma i rachunek nie idą do KSeF, bo nie są fakturami VAT. Program sam to rozróżnia.
  • Tryb offline i awaria KSeF: faktura zostaje wystawiona, a program dosyła ją po przywróceniu działania systemu.

Firmy z własnym sklepem albo systemem sprzedaży łączą się przez API, co opisujemy na stronie integracja z KSeF.

Życie faktury od szkicu do opłacenia

Każda faktura ma jeden, czytelny status. Widzisz go w rejestrze faktur, a w planach z zespołem także w historii zmian: kto wystawił, kto zaakceptował, kiedy dokument trafił do KSeF i kiedy klient zapłacił.

  1. Szkic

    faktura zapisana, jeszcze nie wystawiona, można ją dowolnie zmieniać.

  2. Do akceptacji

    w planie Firma i wyższych wystawiający przekazuje fakturę osobie z rolą akceptującego.

  3. Wysłana do KSeF

    dokument przeszedł walidację i czeka na przyjęcie przez system.

  4. Przyjęta

    KSeF nadał numer, faktura jest wystawiona i otrzymana.

  5. Wysłana do klienta

    klient dostał mail z fakturą i linkiem do PDF.

  6. Opłacona

    wpłata została oznaczona ręcznie albo dopasowana z wyciągu bankowego (import MT940 albo CSV).

  7. Po terminie

    termin minął bez wpłaty, a monitoring należności uruchamia kolejne przypomnienia, notę odsetkową albo wezwanie do zapłaty z szablonu.

Przeniesienie z obecnego programu bez przerwy w numeracji

Zmiana programu do faktur nie wymaga zaczynania od zera. Klientów importujesz z pliku CSV wyeksportowanego z dotychczasowego narzędzia, a numerację kontynuujesz od ostatniego wystawionego numeru, więc kolejna faktura w Fakturowalni ma numer następny po tym, który wystawiłeś wcześniej.

  • Import klientów z CSV z dopasowaniem kolumn (nazwa, NIP, adres, e-mail, termin płatności).
  • Własne serie numeracji w formacie FV/seria/rok/miesiąc/licznik, z licznikiem ustawionym od Twojego ostatniego numeru.
  • Szablon faktury z Twoim logo i danymi do przelewu.
  • W planie Enterprise wdrożenie i migrację danych przeprowadza opiekun konta.

Co dostaje księgowa

Księgowa nie czeka na paczkę PDF z maila. Pierwszego dnia miesiąca ma komplet dokumentów sprzedaży i kosztów w formacie swojego programu, a gdy potrzebuje, zagląda do faktur z rolą podgląd.

  • Eksport miesięczny do CSV i JPK_FA w każdym planie.
  • Pliki dla programów księgowych: Symfonia, Optima, enova, Rewizor i wFirma (plan Firma i wyższe), opisane na stronie program do faktur z JPK.
  • Stała paczka dla księgowej wysyłana co miesiąc bez przypominania.
  • Biuro rachunkowe obsługuje wiele firm w jednym panelu, co pokazujemy na stronie program dla biura rachunkowego.

Pytania o program do faktur

FAQ

Konfiguracja to dane firmy pobrane po NIP, import klientów z pliku i nadanie uprawnienia w KSeF. Pierwszą fakturę wystawiasz zaraz po tych trzech czynnościach.

Nie. Po jednorazowym nadaniu uprawnienia Fakturowalnia wysyła faktury do KSeF i pobiera faktury kosztowe za Ciebie. Status i numer KSeF widzisz przy dokumencie.

Tak. Klientów importujesz z pliku CSV, a numerację kontynuujesz od ostatniego wystawionego numeru, więc w serii nie powstaje luka.

Faktura zostaje wystawiona w trybie awaryjnym, a program dosyła ją do KSeF po przywróceniu działania systemu. Aktualne zasady trybów offline i awaryjnego publikuje Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl.

Tak. Na stronie program do wystawiania faktur wystawisz próbną fakturę bez konta i zobaczysz podgląd dokumentu, plik KSeF i oś przypomnień.

Wystaw pierwszą fakturę w Fakturowalni

Załóż konto adresem e-mail, bez karty. Plany zaczynają się od 59 zł netto miesięcznie, a wszystkie ceny znajdziesz w cenniku programu do faktur.

Zobacz cennik