Program do windykacji należności: monitoring należności, przypomnienia, nota odsetkowa i wezwanie do zapłaty

Windykacja należności w Fakturowalni zaczyna się w chwili wystawienia faktury, a nie wtedy, gdy ktoś w firmie zauważy pustkę na koncie. Program zna termin płatności każdego dokumentu, wysyła klientowi uprzejme przypomnienia przed terminem i po nim, oznacza wpłaty z wyciągu bankowego i przygotowuje notę odsetkową albo wezwanie do zapłaty, gdy przypomnienia nie wystarczą. To windykacja miękka: bez telefonów, bez arkusza i bez wysyłania maili z prywatnej skrzynki.

Wystaw próbną fakturę

Lista należności po terminie zawsze aktualna

Na jednym ekranie widzisz wszystkie niezapłacone faktury, podzielone według tego, ile dni minęło od terminu. Lista odświeża się po każdym imporcie wyciągu, więc nie pracujesz na danych z zeszłego tygodnia.

należności przed terminem, w dniu terminu i po terminie w przedziałach dni
suma do zapłaty per klient i dla całej firmy
historia przypomnień wysłanych do każdego klienta
filtr klientów, którzy regularnie płacą po terminie
eksport listy do CSV dla zarządu albo księgowej

Sekwencje przypomnień o płatności przed terminem i po nim

Najwięcej zaległości bierze się z zapomnienia, a nie ze złej woli. Dlatego pierwsze przypomnienie wychodzi, zanim termin minie. Sekwencja domyślna wygląda tak:

3 dni przed terminem: krótka informacja o zbliżającej się płatności z numerem faktury i rachunkiem
w dniu terminu: przypomnienie, że płatność przypada dziś
3 dni po terminie: uprzejma prośba o sprawdzenie, czy przelew wyszedł
7 dni po terminie: przypomnienie z kwotą zaległości i fakturą w załączniku
14 dni po terminie: ostatnie przypomnienie przed notą odsetkową albo wezwaniem do zapłaty

Każdy krok ma własny szablon, który zmieniasz na ton swojej firmy. Maile wychodzą z nazwą Twojej firmy jako nadawcy, a klient z ważną relacją może mieć sekwencję łagodniejszą albo wyłączoną.

Program do windykacji, który zatrzymuje się po wpłacie

Sekwencja kończy się sama w chwili, gdy wpłata zostanie oznaczona. Klient, który zapłacił wczoraj, nie dostanie dziś przypomnienia, bo program sprawdza stan należności tuż przed wysyłką każdego maila.

Oznaczanie wpłat z wyciągu MT940 i CSV

Importujesz wyciąg z banku w formacie MT940 albo CSV, a program dopasowuje przelewy do faktur po numerze dokumentu w tytule, kwocie i rachunku nadawcy. Pewne dopasowania oznacza sam, niepewne pokazuje do potwierdzenia.

wpłaty częściowe z pozostałą kwotą do zapłaty
jedna wpłata za kilka faktur rozdzielona na dokumenty
nadpłata zapisana przy kliencie
rozpoznawanie wpłat za proformy po krótkim numerze PF, opisanym na stronie faktura proforma

Nota odsetkowa z wyliczeniem odsetek ustawowych

Gdy klient płaci po terminie, program wylicza odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych za każdy dzień zwłoki. Dla transakcji między przedsiębiorcami ich wysokość to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych, a program uwzględnia zmiany stopy w okresie opóźnienia. Nota odsetkowa nie podlega VAT i nie trafia do KSeF, więc ma osobną serię numeracji. Do noty możesz dodać rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: 40 euro przy świadczeniu do 5 000 zł, 70 euro od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej 50 000 zł, przeliczoną po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Zasady opisujemy we wpisie nota odsetkowa.

Wezwanie do zapłaty z szablonu

Gdy przypomnienia nie działają, wystawiasz wezwanie do zapłaty z gotowego szablonu: lista zaległych faktur, kwota główna, naliczone odsetki, termin zapłaty i rachunek. Dokument wychodzi mailem i jako PDF do wysyłki listem. Co powinno zawierać skuteczne wezwanie, wyjaśniamy we wpisie wezwanie do zapłaty.

Monitoring płatności dla właściciela i działu finansów

Właściciel firmy nie musi otwierać listy faktur, żeby wiedzieć, ile pieniędzy jest w drodze. Podsumowanie pokazuje kwotę należności przed terminem, po terminie i najbardziej zaległych klientów. Osoba z rolą podglądu widzi te dane, ale nie wysyła przypomnień ani nie zmienia faktur. Przypomnienia działają też dla faktur wystawianych z harmonogramu, opisanych na stronie faktury cykliczne.

Pełne sekwencje przypomnień w planie Firma i wyższych

Plan Start ma jedno przypomnienie przed terminem płatności. Pełne sekwencje przed i po terminie, nota odsetkowa, wezwanie do zapłaty i oznaczanie wpłat z wyciągu działają w planach Firma, Biuro i Enterprise.

Plan	Cena netto miesięcznie	W rozliczeniu rocznym	Monitoring należności
Start	59 zł	49 zł (590 zł rocznie)	jedno przypomnienie przed terminem
Firma	149 zł	124 zł (1 490 zł rocznie)	pełne sekwencje, nota odsetkowa, wezwanie, wpłaty z MT940 i CSV
Biuro	399 zł	332 zł (3 990 zł rocznie)	to samo dla wielu firm klientów
Enterprise	wycena indywidualna	umowa roczna	bez limitu, z audit log

Pełne porównanie planów znajdziesz w cennik. Ceny są netto, do tego VAT.

Pytania o program do faktur

FAQ

Klient dostaje mail z nazwą Twojej firmy jako nadawcy i treścią z Twojego szablonu. Wygląda jak wiadomość od działu finansów.

Tak. Przy każdym kliencie wybierasz sekwencję domyślną, łagodniejszą albo wyłączasz przypomnienia całkowicie.

Nie. Nota odsetkowa nie podlega VAT i nie jest fakturą, więc nie wysyła się jej do KSeF.

Z wyciągu bankowego w formacie MT940 albo CSV, który importujesz do programu. Wpłatę możesz też oznaczyć ręcznie.

Uruchom monitoring należności w swojej firmie

Załóż konto, ustaw sekwencję przypomnień i zaimportuj pierwszy wyciąg. Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty.

Zobacz cennik