Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Fakturowalnia to KSeF program dla firm, które chcą wystawiać faktury tak jak dotąd, a resztę zostawić systemowi. Łączysz firmę z Krajowym Systemem e-Faktur jeden raz, a potem każda faktura VAT przechodzi walidację struktury FA(3), trafia do KSeF i wraca z numerem KSeF oraz urzędowym poświadczeniem odbioru. Faktury kosztowe od dostawców pobierasz z tego samego miejsca, bez logowania się do aplikacji Ministerstwa Finansów.
Żeby program mógł wysyłać i pobierać faktury w Twoim imieniu, firma musi go do tego upoważnić. Robisz to jeden raz, jednym z dwóch sposobów, które przewiduje KSeF. Po połączeniu nikt w zespole nie musi pamiętać o tokenach, sesjach ani plikach XML.
Wymagania techniczne po stronie KSeF zmieniają się w komunikatach Ministerstwa Finansów, dlatego aktualne zasady nadawania uprawnień sprawdzisz na ksef.podatki.gov.pl.
Od lutego 2026 roku obowiązuje KSeF 2.0 ze strukturą logiczną FA(3). Faktura, która nie spełnia schematu, nie dostaje numeru KSeF, a więc w sensie prawnym nie jest doręczona nabywcy. Fakturowalnia sprawdza dokument, zanim go wyślesz, i pokazuje błąd przy konkretnym polu formularza.
Szczegółowy opis drogi faktury krok po kroku znajdziesz we wpisie faktury w KSeF krok po kroku.
Po przyjęciu faktury przez KSeF program zapisuje przy dokumencie numer KSeF, datę jego nadania i urzędowe poświadczenie odbioru. Numer KSeF drukuje się na PDF wysyłanym klientowi, więc nabywca od razu wie, pod jakim identyfikatorem szukać faktury w swoim systemie. Faktura jest otrzymana przez nabywcę z chwilą nadania numeru KSeF, a nie z chwilą wysłania maila.
Gdy KSeF odrzuci dokument, nie dostajesz samego kodu błędu. Program tłumaczy komunikat na zwykły język, wskazuje pole do poprawy i pozwala wysłać fakturę ponownie z tym samym numerem w serii. Odrzucone dokumenty mają własny filtr w rejestrze, więc żaden nie zostaje niezauważony na koniec miesiąca.
Od 1 lutego 2026 roku każda firma odbiera faktury przez KSeF. Fakturowalnia regularnie pobiera dokumenty, na których Twoja firma jest nabywcą, i układa je w rejestrze kosztów z numerem KSeF, kontrahentem, kwotą i terminem płatności.
Przepisy przewidują sytuacje, w których faktura powstaje poza KSeF: tryb offline, niedostępność systemu i awarię ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów. Fakturowalnia wystawia wtedy dokument z kodem weryfikującym na wizualizacji, zapisuje go w kolejce i sama dosyła do KSeF, gdy system znów przyjmuje faktury. Terminy dosłania wynikają z przepisów i komunikatów ministerstwa, a program pilnuje ich za Ciebie i ostrzega, gdy dokument wciąż czeka.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy od 1 lutego 2026 roku, a pozostałych podatników od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsi przedsiębiorcy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą do końca 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF, a obowiązek dotyczy ich od 1 stycznia 2027 roku. Sankcje za naruszenia zasad KSeF są przewidziane od 2027 roku. Pełny kalendarz opisujemy we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Wysyłka do KSeF, numer KSeF, UPO i pobieranie faktur kosztowych nie są dodatkiem do droższego pakietu. Każdy plan ma je w cenie, a różnice dotyczą liczby dokumentów, użytkowników i funkcji pracy zespołowej. Firmy z własnym sklepem albo ERP, które chcą wysyłać faktury do KSeF z własnego systemu, znajdą opis na stronie integracja z KSeF.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | KSeF |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 49 zł (590 zł rocznie) | wysyłka i pobieranie, do 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 149 zł | 124 zł (1 490 zł rocznie) | wysyłka i pobieranie, do 1 000 dokumentów miesięcznie |
| Biuro | 399 zł | 332 zł (3 990 zł rocznie) | panel statusów KSeF wielu firm, do 5 000 dokumentów miesięcznie |
| Enterprise | wycena indywidualna | umowa roczna | bez limitu dokumentów |
Pełne porównanie planów znajdziesz w cennik. Ceny są netto, do tego VAT.
Nie. Po jednorazowym połączeniu firmy przez uprawnienie nadane w KSeF albo certyfikat KSeF program wysyła faktury i pobiera koszty sam. Do aplikacji ministerstwa logujesz się tylko wtedy, gdy zmieniasz uprawnienia.
Widzisz opis błędu po polsku, wskazane pole do poprawy i przycisk ponownej wysyłki. Dzięki walidacji FA(3) przed wysyłką większość błędów wychodzi jeszcze w formularzu.
Nie. Proforma nie jest fakturą VAT i nie wysyła się jej do KSeF. Do systemu trafia dopiero faktura VAT wystawiona po wpłacie, co opisujemy na stronie faktura proforma.
Tak. Program wystawia fakturę w trybie offline albo awaryjnym z kodem weryfikującym i sam dosyła ją do KSeF, gdy system znów działa.
Załóż konto, połącz firmę z KSeF i wyślij pierwszą fakturę z walidacją FA(3). Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty.