Jaki program do faktur dla firmy sprzątającej?
Taki, który sam wystawia comiesięczne faktury za stałe sprzątanie, wysyła je do KSeF, pozwala dopisać zlecenie dodatkowe z telefonu i przypomina klientom o zaległych płatnościach. Grafik ekip i wyceny zostają w osobnej aplikacji, bo programy do faktur ich nie prowadzą.
Typowa firma sprzątająca, która rośnie, ma dwa rodzaje przychodu. Pierwszy to umowy stałe: biura, gabinety, klatki schodowe we wspólnotach, sklepy. Ta sama kwota co miesiąc, czasem z waloryzacją raz w roku. Drugi to zlecenia jednorazowe: mycie okien, pranie wykładzin, sprzątanie po remoncie, przeprowadzce albo imprezie. Przy dwudziestu klientach stałych to już dwadzieścia faktur na początku każdego miesiąca, plus kilkanaście dodatkowych. Kto robi to ręcznie, wie, ile wieczorów to zjada.
Dlatego przy wyborze programu nie patrz na liczbę wzorów faktur, tylko na cztery rzeczy, które realnie oszczędzają czas.
| Rodzaj pracy | Jak fakturujesz | Czego potrzebujesz od programu |
|---|---|---|
| Stałe sprzątanie biura albo lokalu | co miesiąc ta sama kwota | faktury cykliczne z wysyłką do KSeF i mailem |
| Klatki schodowe we wspólnocie | co miesiąc, często z opóźnioną zapłatą | przypomnienia o terminie i zaległości |
| Mycie okien, pranie wykładzin | po wykonaniu, osobno albo z abonamentem | faktura z telefonu, katalog usług z cenami |
| Sprzątanie po remoncie albo budowie | jednorazowo, wyższa kwota | proforma przed zleceniem i faktura po |
| Klient prywatny | na żądanie albo paragon | faktura dla osoby prywatnej poza KSeF |
Faktury za stałe sprzątanie, które wystawiają się same
Każdą umowę stałą ustawiasz raz jako fakturę cykliczną: klienta, opis usługi, kwotę, stawkę VAT, dzień wystawienia i termin płatności. Program wystawia ją pierwszego dnia miesiąca albo w dniu, który wybierzesz, nadaje numer z Twojej serii, wysyła do KSeF i mailem do klienta. Gdy umowa ma datę końca, faktury przestają się wystawiać same. Jak to ustawić krok po kroku, pokazujemy na stronie faktury cykliczne.
Waloryzacja stawek raz w roku to jedna zmiana kwoty przy każdym kliencie, a nie poprawianie dwudziestu kopii faktur. A jeśli klient w danym miesiącu zamówił coś ponad umowę, wystawiasz mu drugą fakturę za zlecenie dodatkowe albo dopisujesz pozycję przed wysyłką.
Czy firma sprzątająca musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, jeśli sprzątasz dla firm, wspólnot albo instytucji. Faktury dla nich wystawiasz w KSeF, a małe firmy z fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą robić to poza KSeF do końca 2026 roku. Klientom prywatnym faktury w KSeF wystawiać nie musisz.
W praktyce większość firm sprzątających z klientami biznesowymi przekracza ten próg szybko: kilka biur po 2 000 do 3 000 zł miesięcznie i limit jest za Tobą. Bezpłatna aplikacja ministerstwa pozwala wystawić fakturę w KSeF, ale nie ma faktur cyklicznych ani przypomnień, więc przy kilkunastu klientach wracasz do ręcznej pracy. Terminy wejścia KSeF dla poszczególnych firm zebraliśmy we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Jaka stawka VAT na usługi sprzątania?
Sprzątanie biur, lokali, klatek schodowych i mieszkań ma zwykle stawkę 23 procent. Firma zwolniona z VAT podmiotowo, do 240 000 zł sprzedaży rocznie, wystawia faktury bez VAT. Usługi graniczne, na przykład sprzątanie po budowie albo wywóz odpadów, warto sklasyfikować z księgową.
To ważne przy sprzątaniu po budowie dla generalnego wykonawcy. Taka usługa bywa traktowana jako robota budowlana, a wtedy przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto może wejść mechanizm podzielonej płatności. Jeśli raz ustalisz to z księgową, w katalogu usług ustawiasz pozycję z właściwą stawką i oznaczeniem, i więcej o tym nie myślisz.
Zaległe płatności od zarządców i wspólnot
W branży sprzątającej termin 14 dni na fakturze często znaczy 30 albo 45 w praktyce. Wspólnoty płacą po posiedzeniu zarządu, zarządcy nieruchomości zbierają faktury i płacą raz w miesiącu, małe biura zapominają. Przy marży kilkunastu procent i pensjach ekip płaconych co miesiąc to zjada płynność szybciej niż brak nowych klientów.
Program do faktur z przypomnieniami wysyła klientowi wiadomość kilka dni przed terminem, w dniu terminu i po nim, według Twojego harmonogramu. Wpłaty z wyciągu bankowego łączy z fakturami, więc nie przypomina temu, kto już zapłacił. Przy dłuższej zaległości wystawi notę odsetkową i wezwanie do zapłaty. Jak to działa, opisujemy na stronie program do windykacji należności.
Faktury z obiektu i praca zespołu
Koordynator ekip, który odebrał zlecenie dodatkowe na obiekcie, może wystawić fakturę z telefonu w przeglądarce, bez instalacji. Ty albo księgowa widzicie ją od razu. W planie dla zespołu każda osoba ma własne logowanie i rolę, a faktury powyżej ustalonej kwoty czekają na Twoją akceptację, zanim pójdą do KSeF.
Gdy firma rośnie i potrzebujesz kolejnych osób do ekip, szybciej znajdziesz je, wystawiając oferty pracy dla sprzątaczek i pracowników porządkowych w serwisie ogłoszeń, niż czekając na polecenia. Każda nowa umowa z klientem to w programie jedna faktura cykliczna więcej, a nie kolejna godzina pracy w biurze.
Ile kosztuje program do faktur dla firmy sprzątającej?
Programy do faktur kosztują od kilkunastu do kilkuset złotych netto miesięcznie. W Fakturowalni faktury cykliczne, zespół do pięciu osób i przypomnienia o płatnościach są w planie Firma za 299 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 149 zł miesięcznie.
Policz to na swoich liczbach. Jeśli ręczne wystawienie i wysłanie jednej faktury zajmuje 5 minut, dwadzieścia faktur stałych to prawie dwie godziny co miesiąc, a do tego sprawdzanie wpłat i telefony do spóźnialskich. Plan Start za 199 zł netto, rocznie 99 zł, wystarczy, gdy masz kilku klientów, którzy płacą na czas. Wszystkie limity są w cenniku programu do faktur.
Czego program do faktur nie zrobi za firmę sprzątającą
Uczciwie: nie ułoży grafiku ekip, nie policzy metrażu i nie zrobi wyceny zlecenia. Do tego służą aplikacje dla firm usługowych z kalendarzem i listą obiektów. Nie wystawi też paragonu z kasy fiskalnej dla klientów prywatnych. Jeśli Twoja aplikacja do grafików ma moduł faktur, sprawdź, czy wysyła je do KSeF, czy ma faktury cykliczne i czy przypomina o zaległościach. Jeśli nie, wygodniej trzymać faktury osobno, a księgowej wysyłać jeden plik z eksportu faktur do księgowości.
Pytania przed wyborem programu
Czy mogę mieć osobne serie faktur dla sprzątania i dla usług dodatkowych?
Tak. W planie Firma ustawiasz własne serie numeracji i logo na fakturze. Część firm prowadzi osobną serię dla abonamentów i osobną dla zleceń jednorazowych, żeby łatwiej porównywać przychody z obu źródeł.
Czy klient może dostać fakturę od razu po sprzątaniu?
Tak. Faktura wystawiona z telefonu idzie do KSeF i mailem do klienta z PDF-em w ciągu kilku chwil. Klient biznesowy znajdzie ją też w swoim KSeF, więc nie powie, że faktura nie dotarła.
Czy program obsłuży dwie firmy, na przykład JDG i spółkę?
Tak, w planie Biuro każda firma ma własny NIP, serie i połączenie z KSeF pod jednym logowaniem. Opisujemy to na stronie program do fakturowania dla kilku firm.