Czy logo firmy trafia do KSeF
Nie trafia. KSeF przyjmuje fakturę w strukturze FA(3), czyli w pliku z polami takimi jak NIP sprzedawcy, nabywca, pozycje, stawki i kwoty. Nie ma w niej miejsca na grafikę, kolory ani układ strony. Firma, która pobiera Twoją fakturę z KSeF do swojego programu księgowego, zobaczy dane, a nie wygląd dokumentu.
Logo wraca w innym miejscu. Klient, który nie odbiera faktur z KSeF, dostaje od Ciebie wizualizację: konsument, firma zagraniczna, mała firma, która jeszcze nie korzysta z systemu, a w praktyce także większość klientów, którzy chcą mieć PDF w skrzynce do zatwierdzenia. Na takim wydruku powinien być numer KSeF i kod QR, którym odbiorca sprawdzi dokument w systemie ministerstwa. To jest strona, na której Twoje logo ma znaczenie.
Logo nie jest też obowiązkowe. Art. 106e ustawy o VAT wymienia elementy faktury, a znaku firmy wśród nich nie ma. Firmy dodają je dlatego, że klient szybciej rozpoznaje dokument w stosie maili, dział płatności nie pyta, od kogo jest faktura, a przelew przychodzi bez przypominania.
data wystawienia 19.10.2026
- nabywca: Przykładowa Agencja, NIP 0000000000
- pozycja: projekt identyfikacji wizualnej, etap 2 z 3
- do zapłaty: 7 995,00 zł, termin 14 dni
Numer KSeF i kod QR do weryfikacji na dole wydruku. Logo, nabywca i kwoty są przykładowe.
Gdzie logo na dokumentach ma sens
Faktura to tylko jeden z dokumentów, które klient od Ciebie dostaje. Jeśli logo jest na fakturze, a wezwanie do zapłaty wychodzi jako szary tekst, klient ma wrażenie, że pisze do niego ktoś inny. Warto sprawdzić, na których dokumentach program drukuje znak firmy.
- Faktura VAT i korekta. Dokument, który trafia do działu księgowości klienta i czeka na akceptację.
- Faktura proforma. Często pierwszy dokument w relacji z nowym klientem, przed wpłatą zaliczki. Jak ją wystawić i zamienić w fakturę po wpłacie, opisujemy na stronie faktura proforma online.
- Wezwanie do zapłaty. Pismo z logo i numerem faktury wygląda poważniej niż mail z prywatnej skrzynki. W Fakturowalni wezwania z logo wychodzą same według harmonogramu, co pokazujemy na stronie program do obsługi windykacji należności.
Druga rzecz to adres, z którego dokument przychodzi. Faktura z logo wysłana z darmowej skrzynki prywatnej traci połowę efektu, a część działów księgowości odrzuca takie maile jako podejrzane. Jeśli Twoja firma nie ma jeszcze adresów w swojej domenie, zacznij od tego, żeby mieć pocztę w firmowej domenie, i ten adres podaj klientom jako adres do korespondencji w sprawie faktur.
Na co patrzeć w programie do faktur z logo
Prawie każdy program pozwala wgrać logo. Różnice zaczynają się przy KSeF i przy tym, co dzieje się z dokumentem po wystawieniu.
| Funkcja | Dlaczego ważna | W Fakturowalni |
|---|---|---|
| Logo na PDF faktury | klient rozpoznaje dokument od razu | tak, od planu Firma, PNG albo JPG do 512 KB |
| Numer KSeF i kod QR na PDF | klient spoza KSeF może zweryfikować fakturę | tak, po przyjęciu faktury przez KSeF |
| Logo na wezwaniu do zapłaty | spójna marka przy upominaniu o płatność | tak, wezwania wychodzą same według harmonogramu |
| Kilka firm z własnym logo | spółka i działalność właściciela nie mieszają marek | tak, każda firma ma swoje logo i serię, do 25 firm w planie Biuro |
| Wysyłka PDF z programu | nie przepisujesz załączników do maila | tak, jednym kliknięciem z panelu |
| Własne serie numeracji | osobna seria dla eksportu, proform albo drugiej marki | tak, razem z logo w planie Firma |
Czego Fakturowalnia nie ma, mówimy wprost: nie ma edytora szablonu z przeciąganiem bloków, własnych czcionek ani wyboru kolorów dokumentu. Układ faktury jest jeden, czytelny i zgodny z wymaganiami, a Twoje logo stoi w lewym górnym rogu. Jeśli potrzebujesz faktury zaprojektowanej od zera, szukasz raczej narzędzia graficznego niż programu do faktur.
Jak dodać logo do faktury krok po kroku
- Przygotuj plik PNG na przezroczystym albo białym tle, w układzie poziomym. Szerokość 600 do 1000 pikseli wystarczy.
- Sprawdź, czy znak jest czytelny w małej skali. Na wydruku logo ma najwyżej około 16 mm wysokości i 50 mm szerokości, więc drobne hasło pod znakiem zniknie.
- W panelu wejdź w Ustawienia firmy, sekcję Serie numeracji i logo, i wgraj plik. Limit to 512 KB.
- Wystaw próbną fakturę i otwórz PDF. Jeśli logo jest za blade albo za szerokie, przytnij puste marginesy pliku i wgraj go ponownie.
- Od tej chwili każda nowa faktura, korekta i wezwanie do zapłaty tej firmy wychodzi z logo, a faktura dla firmy idzie przy tym do KSeF jak zwykle.
Który plan wybrać, gdy zależy Ci na logo
Logo i własne serie numeracji są od planu Firma. Plan Start za 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT, rocznie 99 zł miesięcznie, wystawia faktury w KSeF bez logo. To uczciwe ograniczenie i warto o nim wiedzieć przed zakupem.
| Plan | Cena netto | Logo | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 99 zł | nie | jedna osoba, której wystarczy czytelna faktura w KSeF |
| Firma | 299 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 149 zł | tak | firma usługowa albo agencja z zespołem do 5 osób, przypomnienia, faktury cykliczne, waluty |
| Biuro | 399 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 199 zł | tak, osobne dla każdej firmy | właściciel kilku spółek albo marek, do 25 firm i 15 osób, API |
Gdy prowadzisz spółkę i osobną działalność, a każda ma inną markę, przyda się strona o tym, jak działa program do faktur dla kilku firm na jednym koncie. Połączenie z systemem ministerstwa i token KSeF opisujemy na stronie KSeF program do faktur, a wszystkie limity planów są w cenniku programu do fakturowania.
Pytania przed wyborem programu
Czy na fakturze musi być logo firmy?
Nie. Art. 106e ustawy o VAT wymienia elementy, które faktura musi zawierać, takie jak dane stron, NIP, data, pozycje, stawki i kwoty, a logo do nich nie należy. Logo jest kwestią marki. Pomaga klientowi szybko rozpoznać, od kogo jest dokument, i ułatwia zapłatę we właściwym terminie.
Czy logo jest widoczne w KSeF?
Nie. W KSeF faktura jest plikiem XML w strukturze FA(3), który zawiera dane, a nie wygląd dokumentu. Odbiorca, który pobiera fakturę z KSeF, widzi jej treść w swoim programie, bez Twojego logo. Logo zobaczy klient, który dostaje od Ciebie PDF, czyli wizualizację faktury z numerem KSeF i kodem QR.
Jak dodać logo do faktury?
W programie do faktur logo wgrywasz raz w ustawieniach firmy, a potem pojawia się samo na każdym PDF. W Fakturowalni to Ustawienia firmy, sekcja Serie numeracji i logo, plik PNG albo JPG do 512 KB. Logo jest dostępne od planu Firma i trafia na faktury oraz wezwania do zapłaty.
Jaki format logo na fakturę?
Najlepiej PNG na przezroczystym albo białym tle, w układzie poziomym. Na wydruku logo ma zwykle około 16 mm wysokości, więc drobny napis pod znakiem przestanie być czytelny. Plik o szerokości 600 do 1000 pikseli wystarczy, a w Fakturowalni nie może przekraczać 512 KB.
Czy mogę mieć różne logo dla kilku firm?
Tak, jeśli program prowadzi kilka firm na jednym koncie. W Fakturowalni każda firma ma własne ustawienia, serię numeracji i logo, więc spółka, działalność właściciela i druga marka wystawiają faktury każda ze swoim znakiem. Do 25 firm obsługuje plan Biuro za 399 zł netto miesięcznie + 23% VAT, rocznie 199 zł miesięcznie.