Wezwanie do zapłaty: kiedy wysłać, co musi zawierać, wzór

Wezwanie do zapłaty w praktyce małej firmy

Większość zaległych faktur nie wynika ze złej woli kontrahenta, tylko z bałaganu po jego stronie: faktura trafiła do niewłaściwej osoby, czeka na akceptację albo zniknęła w skrzynce. Dlatego zanim sięgniesz po wezwanie do zapłaty, warto mieć uporządkowane przypomnienia wysyłane przed terminem i tuż po nim. Wezwanie jest mocniejsze: to formalne pismo, które pokazuje, że traktujesz dług poważnie i jesteś gotów dochodzić go dalej.

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty

Wezwanie ma sens dopiero wtedy, gdy termin płatności minął, a miękkie przypomnienia nie przyniosły wpłaty. W relacjach B2B dobrze sprawdza się prosty rytm: przypomnienie kilka dni przed terminem, drugie w dniu terminu, kolejne tydzień po nim, a wezwanie do zapłaty po dwóch lub trzech tygodniach zwłoki. Zbyt szybkie wezwanie potrafi popsuć relację z dobrym klientem, zbyt późne sprawia, że dług staje się coraz trudniejszy do odzyskania.

• Termin płatności z faktury albo umowy minął i nie ma wpłaty na wyciągu.
• Kontrahent nie odpowiada na przypomnienia albo odkłada płatność bez konkretnej daty.
• Zbliża się koniec okresu przedawnienia albo planujesz skierować sprawę do sądu.
• Chcesz mieć dowód, że przed pozwem podjąłeś próbę polubownego rozwiązania sporu.

Wezwanie a przedawnienie roszczenia

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po trzech latach, a koniec okresu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Warto pamiętać, że samo wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa go między innymi uznanie długu przez dłużnika albo czynność przed sądem. Jeżeli w odpowiedzi na wezwanie kontrahent pisemnie potwierdzi dług lub poprosi o rozłożenie go na raty, taka odpowiedź może mieć znaczenie jako uznanie roszczenia, więc zachowaj ją w dokumentacji.

Co musi zawierać wezwanie do zapłaty

Przepisy nie narzucają jednego wzoru wezwania, ale pismo ma być jednoznaczne. Dłużnik po jego przeczytaniu musi wiedzieć, komu, ile, za co, do kiedy i na jaki rachunek ma zapłacić. Brak któregoś z tych elementów daje mu pretekst do dalszej zwłoki.

• Dane wierzyciela i dłużnika: pełne nazwy, adresy, numery NIP.
• Miejscowość i datę sporządzenia pisma.
• Wskazanie podstawy roszczenia: numer faktury, data wystawienia, termin płatności, a przy fakturze z KSeF także jej numer KSeF.
• Kwotę należności głównej oraz informację o odsetkach za opóźnienie liczonych od dnia następującego po terminie płatności.
• Kwotę rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, jeżeli ją naliczasz.
• Nowy, krótki termin zapłaty, zwykle od 7 do 14 dni od doręczenia.
• Numer rachunku bankowego i tytuł przelewu.
• Informację o dalszych krokach, jeżeli zapłata nie nastąpi: skierowanie sprawy do sądu, obciążenie kosztami postępowania.
• Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy.

Odsetki i rekompensata w wezwaniu

W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami wierzycielowi należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Dla podmiotu niepublicznego ich wysokość to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych. Obok odsetek przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 euro przy świadczeniu do 5 000 zł, 70 euro przy kwocie od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej 50 000 zł, przeliczona po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata należy się bez osobnego wezwania, ale wpisanie jej do pisma porządkuje rozmowę. Jak policzyć same odsetki, pokazujemy w poradniku o tym, czym jest nota odsetkowa.

Forma i doręczenie

Wezwanie możesz wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo mailem, jeżeli umowa lub dotychczasowa korespondencja potwierdza ten kanał. Najważniejsze jest to, żeby umieć wykazać, że pismo dotarło do dłużnika i kiedy to nastąpiło. Kopię wezwania, potwierdzenie nadania i ewentualną odpowiedź przechowuj razem z fakturą.

Wzór wezwania do zapłaty

Poniżej znajdziesz wzór, który wystarczy uzupełnić danymi z faktury. Pola w nawiasach kwadratowych zastąp właściwymi informacjami, a fragment o rekompensacie usuń, jeżeli jej nie naliczasz.

Najczęstsze błędy przy wezwaniu do zapłaty

Wezwanie traci siłę, gdy jest niekonkretne albo gdy wierzyciel sam nie trzyma się tego, co w nim napisał. Kilka rzeczy psuje skuteczność pisma częściej niż inne.

• Brak numeru faktury i dokładnej kwoty, przez co dłużnik odpowiada pytaniem zamiast przelewem.
• Groźby, na które firma nie jest gotowa, na przykład zapowiedź pozwu, którego nikt nie złoży.
• Wezwanie wysłane do ogólnej skrzynki zamiast do osoby odpowiedzialnej za płatności.
• Kilka wezwań z różnymi terminami, które wzajemnie się znoszą.
• Brak dowodu doręczenia i kopii pisma w dokumentacji sprawy.

Co po wezwaniu, gdy nie ma wpłaty

Jeżeli termin z wezwania minie bez zapłaty, zostaje droga sądowa: przy bezspornym długu często postępowanie upominawcze albo elektroniczne postępowanie upominawcze. Sąd ocenia wtedy, czy strona próbowała rozwiązać spór polubownie, a wezwanie z potwierdzeniem doręczenia jest najprostszym dowodem takiej próby. Przy większych kwotach i skomplikowanych sprawach warto skonsultować dalsze kroki z prawnikiem.