Nota odsetkowa: jak ją wystawić i policzyć odsetki

Nota odsetkowa w relacjach B2B

Przedsiębiorca, który sprzedaje z odroczonym terminem płatności, w praktyce kredytuje swoich klientów. Prawo daje mu za to rekompensatę: odsetki za każdy dzień opóźnienia. Same odsetki należą się z mocy ustawy, ale żeby je odzyskać, trzeba je policzyć i przedstawić dłużnikowi. Do tego służy nota odsetkowa.

Czym jest nota odsetkowa

Nota odsetkowa to dokument księgowy, w którym wierzyciel wskazuje zaległe lub spóźnione płatności i wylicza należne od nich odsetki. Nie jest fakturą: odsetki za opóźnienie nie są zapłatą za dostawę towaru ani usługę, więc nie podlegają VAT. Z tego samego powodu nota odsetkowa nie trafia do KSeF, nawet jeżeli faktura, której dotyczy, była wystawiona w KSeF. Przepisy nie określają jej obowiązkowego wzoru, dlatego firmy stosują własne szablony, byle zawierały wszystkie dane potrzebne do sprawdzenia obliczeń.

• Nota nie ma pozycji VAT i nie wchodzi do rejestru sprzedaży VAT.
• Nota nie jest wysyłana do KSeF i nie dostaje numeru KSeF.
• Nota może dotyczyć jednej faktury albo kilku zaległości tego samego kontrahenta.

Kiedy wystawić notę odsetkową

Notę wystawiasz zwykle w dwóch sytuacjach. Pierwsza: kontrahent zapłacił należność główną po terminie, a odsetek nie doliczył. Druga: należność nadal jest niezapłacona i chcesz ją odzyskać razem z odsetkami, na przykład razem z pismem, jakim jest wezwanie do zapłaty. W transakcjach handlowych odsetki należą się od dnia następującego po terminie płatności określonym w umowie lub na fakturze, bez potrzeby wcześniejszego wzywania dłużnika.

Co powinna zawierać nota odsetkowa

Dobrze przygotowana nota pozwala dłużnikowi samodzielnie sprawdzić każdą liczbę. To skraca dyskusję i ułatwia późniejsze dochodzenie należności przed sądem.

• Numer noty i datę jej wystawienia.
• Dane wierzyciela i dłużnika z numerami NIP.
• Numer faktury, której dotyczą odsetki, jej kwotę, termin płatności i datę faktycznej zapłaty, a przy fakturze z KSeF także numer KSeF.
• Liczbę dni opóźnienia i zastosowaną stopę odsetek.
• Kwotę odsetek dla każdej faktury oraz sumę do zapłaty.
• Termin zapłaty noty i numer rachunku bankowego.
• Podpis osoby wystawiającej lub adnotację o wystawieniu w systemie.

Jak policzyć odsetki za opóźnienie

W transakcjach handlowych, w których dłużnik nie jest podmiotem publicznym, obowiązują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich wysokość to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych. Minister Finansów ogłasza ją w obwieszczeniu na każde półrocze: na pierwsze półrocze obowiązuje stopa referencyjna z 1 stycznia, na drugie z 1 lipca. Aktualną wartość sprawdź w obwieszczeniu, zanim wystawisz notę.

Podstawowy wzór jest prosty: odsetki = kwota zaległości x stopa roczna x liczba dni opóźnienia / 365.

• Kwota zaległości to kwota brutto faktury, czyli to, co kontrahent miał zapłacić, albo jej niezapłacona część.
• Liczbę dni liczysz od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty włącznie.
• Stopę wpisujesz jako ułamek, czyli 15 procent to 0,15.
• Wynik zaokrąglasz do pełnych groszy.

Obliczenie poglądowe

Dla ilustracji przyjmijmy stopę 15 procent w skali roku. To założenie do rachunku poglądowego, a nie bieżąca stopa odsetek ustawowych. Faktura na kwotę 12 300 zł brutto miała termin płatności 10 marca, a kontrahent zapłacił 9 kwietnia. Opóźnienie liczymy od 11 marca do 9 kwietnia włącznie, czyli 30 dni.

• Kwota zaległości: 12 300 zł.
• Stopa przyjęta do rachunku: 0,15.
• Liczba dni opóźnienia: 30.
• Obliczenie: 12 300 x 0,15 x 30 / 365 = 151,64 zł.

Przy prawdziwej nocie w miejsce 0,15 wstawiasz stopę z obowiązującego obwieszczenia. Jeżeli okres opóźnienia obejmuje zmianę stopy, na przykład przełom półroczy, dzielisz go na dwa odcinki i każdy liczysz z właściwą stopą, a wyniki sumujesz.

Częściowa zapłata i kilka faktur

Gdy kontrahent płaci w ratach, odsetki liczysz osobno dla każdego okresu: od pełnej kwoty do dnia pierwszej wpłaty, potem od pozostałej części do dnia kolejnej wpłaty. Przy kilku zaległych fakturach tego samego klienta wygodnie jest ująć je w jednej nocie, każdą w osobnym wierszu z własną liczbą dni. Kodeks cywilny pozwala wierzycielowi zaliczyć otrzymaną wpłatę w pierwszej kolejności na zaległe należności uboczne, w tym odsetki, co warto wziąć pod uwagę przy rozliczaniu rat.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Niezależnie od odsetek wierzyciel w transakcji handlowej może żądać rekompensaty: 40 euro przy świadczeniu do 5 000 zł, 70 euro przy kwocie od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej 50 000 zł. Kwotę przelicza się po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensatę można wykazać na tej samej nocie, w osobnej pozycji.

Nota odsetkowa w księgach i podatkach

Po stronie wierzyciela odsetki stają się przychodem podatkowym dopiero w chwili ich otrzymania, a nie w dniu wystawienia noty. Po stronie dłużnika odsetki zapłacone mogą być kosztem uzyskania przychodu, ale tylko wtedy, gdy zostały faktycznie zapłacone. Nota odsetkowa nie wpływa na rozliczenie VAT żadnej ze stron. Szczegóły ujęcia w księgach warto uzgodnić z księgową, która prowadzi twoje rozliczenia.

Kiedy odpuścić, a kiedy wystawić notę

Nie każde kilkudniowe opóźnienie wymaga noty, bo przy niewielkich kwotach odsetki są symboliczne. Warto jednak mieć jasną zasadę, na przykład nota przy każdym opóźnieniu powyżej 14 dni albo przy kwocie odsetek powyżej ustalonego progu. Konsekwencja uczy klientów terminowości lepiej niż pojedyncze, nieprzewidywalne upomnienia.