Faktura zaliczkowa: zasady, termin, rozliczenie końcowe

Czym jest faktura zaliczkowa

Fakturę zaliczkową wystawia sprzedawca, który otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru albo wykonaniem usługi. Zaliczką, przedpłatą, zadatkiem czy ratą w rozumieniu VAT jest płatność związana z konkretną, określoną przyszłą transakcją. Nazwa nadana płatności w umowie ma drugorzędne znaczenie, liczy się to, czy pieniądze dotyczą konkretnego zamówienia.

Co do zasady otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Od tej reguły są wyjątki: dla niektórych rodzajów świadczeń, na przykład części dostaw mediów i usług rozliczanych okresowo, zaliczka nie rodzi obowiązku podatkowego. Jeśli Twoja działalność obejmuje takie usługi, sprawdź szczegóły w ustawie o VAT albo z księgową.

Faktura zaliczkowa a faktura proforma

To częsta pomyłka. Faktura proforma jest dokumentem wysyłanym przed płatnością, żeby klient wiedział, ile i za co zapłacić. Nie jest fakturą VAT, nie rodzi obowiązku podatkowego i nie trafia do KSeF. Faktura zaliczkowa powstaje dopiero po otrzymaniu pieniędzy i jest pełnoprawną fakturą VAT, która w okresie obowiązku KSeF musi zostać wystawiona w systemie. Typowy obieg wygląda więc tak: proforma, wpłata zaliczki, faktura zaliczkowa, realizacja zamówienia, faktura końcowa.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Jeśli klient zapłacił 20 października, faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona najpóźniej 15 listopada. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wystawić ją od razu po zaksięgowaniu wpłaty, i to zwykle najbezpieczniejsza praktyka.

Fakturę można też wystawić przed otrzymaniem zaliczki, ale przepisy ograniczają to okno czasowe: faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. Wystawienie faktury zaliczkowej przed wpłatą, która potem nie wpłynie, oznacza konieczność korekty, dlatego lepiej opierać się na rzeczywistych wpływach z wyciągu.

Faktura zaliczkowa w KSeF

W okresie obowiązku KSeF faktura zaliczkowa jest wystawiana w systemie, tak jak każda inna faktura VAT. Struktura FA(3) ma dla niej osobny rodzaj dokumentu, a po przyjęciu faktura dostaje numer KSeF. Ten numer będzie potrzebny później, przy fakturze końcowej i ewentualnej korekcie zaliczki. Jeśli chcesz przejść cały proces wysyłki, przeczytaj wpis faktury w KSeF krok po kroku.

Co musi zawierać faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa zawiera większość elementów zwykłej faktury oraz kilka danych charakterystycznych dla przedpłaty:

• datę otrzymania zapłaty, jeżeli różni się od daty wystawienia faktury,
• otrzymaną kwotę zapłaty,
• kwotę podatku wyliczoną od otrzymanej zaliczki,
• dane zamówienia albo umowy: towary lub usługi, których dotyczy zaliczka, z ich wartością i kwotą podatku,
• dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury i datę jej wystawienia.

Faktura zaliczkowa nie musi zawierać jednostkowej ceny i ilości w takim znaczeniu jak faktura sprzedażowa, ale powinna jasno wskazywać, czego dotyczy zamówienie.

Jak policzyć VAT od zaliczki

Zaliczka jest kwotą brutto, więc podatek wylicza się z niej metodą „w stu”. Wzór wygląda tak: kwota podatku = kwota zaliczki × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT). Dla ilustracji: przy zaliczce 12 300 zł i stawce 23 procent podatek wynosi 12 300 × 23 ÷ 123, czyli 2 300 zł, a wartość netto zaliczki 10 000 zł. Gdy zamówienie obejmuje pozycje w różnych stawkach, zaliczkę dzieli się proporcjonalnie do wartości tych pozycji, chyba że strony jednoznacznie określiły, czego dotyczy wpłata.

Zaliczka w walucie obcej

Przy zaliczce w euro czy dolarach kwotę podatku przelicza się na złote według kursu średniego NBP, co do zasady z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień otrzymania zaliczki. Program do faktur z automatycznym pobieraniem kursu NBP zaoszczędzi tu ręcznego sprawdzania tabel. W razie wątpliwości co do konkretnej transakcji, na przykład przy zaliczce otrzymanej po wystawieniu faktury, sprawdź zasady przeliczania w ustawie o VAT.

Faktura końcowa po zaliczkach

Gdy dostawa albo usługa zostanie wykonana, sprzedawca wystawia fakturę końcową, zwaną też rozliczeniową. Pokazuje ona pełną wartość zamówienia, pomniejszoną o otrzymane wcześniej zaliczki, a kwotę podatku pomniejsza o podatek wykazany na fakturach zaliczkowych. Na fakturze końcowej podaje się numery faktur zaliczkowych, a w KSeF także ich numery KSeF. W strukturze FA(3) faktura rozliczeniowa ma osobny rodzaj dokumentu.

Jeśli zaliczki pokryły całą należność, faktury końcowej nie wystawia się. Ostatnia faktura zaliczkowa zamyka wtedy rozliczenie i powinna zawierać numery wcześniejszych faktur zaliczkowych.

Korekta faktury zaliczkowej

Zamówienie się zmieniło, klient zrezygnował albo część zaliczki wraca na jego konto? Wtedy wystawia się korektę faktury zaliczkowej. Struktura FA(3) przewiduje dla niej osobny rodzaj dokumentu, a sama korekta odwołuje się do numeru KSeF faktury zaliczkowej. Zasady rozliczenia korekt w VAT opisujemy we wpisie faktura korygująca w KSeF.

Najczęstsze błędy przy fakturach zaliczkowych

• wystawienie proformy zamiast faktury zaliczkowej po otrzymaniu pieniędzy i przeoczenie obowiązku podatkowego,
• przekroczenie terminu do 15. dnia następnego miesiąca,
• VAT policzony od zaliczki jak od kwoty netto, a nie metodą „w stu”,
• faktura końcowa bez odliczenia zaliczek albo bez numerów faktur zaliczkowych,
• brak śledzenia wpłat: zaliczka wpłynęła, ale nikt nie powiązał jej z zamówieniem.

Ostatniego błędu najłatwiej uniknąć, gdy wpłaty z wyciągu bankowego są dopasowywane do dokumentów w programie. Pomaga w tym monitoring należności z importem wyciągów, który pokazuje, które proformy zostały opłacone i dla których trzeba wystawić fakturę zaliczkową.

Faktura zaliczkowa w skrócie

• fakturę zaliczkową wystawia się po otrzymaniu zapłaty przed dostawą lub wykonaniem usługi,
• termin to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki,
• fakturę można wystawić najwcześniej 60 dni przed otrzymaniem zapłaty,
• VAT od zaliczki liczy się z kwoty brutto metodą „w stu”,
• faktura końcowa pomniejsza wartość i podatek o zaliczki i wskazuje numery faktur zaliczkowych,
• w okresie obowiązku KSeF faktury zaliczkowe, końcowe i ich korekty są wystawiane w KSeF, a proforma zostaje poza systemem.