Wystawianie faktur online: od NIP klienta do numeru KSeF
Wystawianie faktur online w Fakturowalni to pięć kroków, a większość z nich program wykonuje sam. Wpisujesz NIP nabywcy i pozycje, reszta, czyli numeracja, VAT, kontrola białej listy, wysyłka do KSeF i mail do klienta, dzieje się bez przepisywania danych.
Po wpisaniu NIP program pobiera nazwę i adres firmy z rejestru i sprawdza, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Przy nowym kliencie od razu widzisz, czy rachunek bankowy, który podał, figuruje na białej liście VAT. To ważne przy płatnościach powyżej 15 000 zł, gdzie przelew na rachunek spoza wykazu ma skutki podatkowe po stronie płacącego.
dane nabywcy uzupełniane po NIP
status VAT kontrahenta sprawdzany przy każdej fakturze
klient zapisany w bazie do kolejnych dokumentów
2
Pozycje, stawki i waluta
Pozycje dodajesz z listy towarów i usług albo wpisujesz ręcznie. Program liczy netto, VAT i brutto dla każdej stawki osobno i pokazuje kwotę słownie. Przy fakturze w euro albo innej walucie pobiera kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem powstania obowiązku podatkowego.
stawki 23, 8, 5 i 0 procent oraz zw i np
rabat na pozycji albo na całym dokumencie
oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto z towarami lub usługami z załącznika nr 15
jednostki miary i indeksy własne
3
Numer z serii i szablon z logo
Numer nadaje się sam, w formacie FV/seria/rok/miesiąc/licznik. Każdy dział albo rodzaj sprzedaży może mieć własną serię, a licznik rośnie o jeden bez przerw, zgodnie z wymogiem kolejnej numeracji. Wygląd PDF ustawiasz raz: logo, kolory, stopka z danymi do przelewu.
osobne serie dla faktur, proform i korekt
termin i metoda płatności podpowiadane z karty klienta
uwagi stałe dla klienta, na przykład numer zamówienia
4
Wysyłka do KSeF i numer KSeF przy fakturze
Po zatwierdzeniu program sprawdza dokument pod kątem struktury FA(3) i wysyła go do KSeF. Gdy system nada numer, pojawia się on przy fakturze w rejestrze i na PDF. Od tej chwili faktura jest otrzymana przez nabywcę. Jeśli firma ma włączone akceptacje, dokument przed wysyłką trafia do osoby akceptującej. Zasady działania wysyłki opisujemy na stronie program KSeF, a pełny opis z odrzuceniami w poradniku faktury w KSeF krok po kroku.
błędy wskazane w formularzu przed wysyłką
ponowienie wysyłki, gdy KSeF odpowiada z opóźnieniem
tryb offline z późniejszym dosłaniem dokumentu
5
Wysyłka do klienta i pilnowanie terminu
Klient dostaje mail z PDF, numerem KSeF i danymi do przelewu. Od tej chwili program pilnuje terminu płatności: wysyła przypomnienie przed terminem, a po terminie kolejne wiadomości z Twojego szablonu. Wpłatę oznaczasz importem wyciągu.
przypomnienie przed terminem w każdym planie
pełna sekwencja przypomnień po terminie w planach Firma i Biuro
nota odsetkowa i wezwanie do zapłaty przy dłuższym opóźnieniu
Jeśli wystawiasz co miesiąc te same dokumenty, skróć wystawianie faktur online do zera dzięki fakturom cyklicznym.
Plany do wystawiania faktur online
Ceny netto, do każdej doliczamy VAT. Rok w cenie dziesięciu miesięcy.
Plan
Miesięcznie
Rocznie
Dla kogo
Start
59 zł
590 zł
jedna osoba, do 150 dokumentów, jedno przypomnienie przed terminem
Firma
149 zł
1 490 zł
zespół do pięciu osób, faktury cykliczne, pełne przypomnienia
Przy stałym kliencie wystarczy wybrać go z listy, dodać pozycję i zatwierdzić. Resztę, czyli numer, VAT, KSeF i mail do klienta, program robi sam.
Tak. Program przelicza VAT na złote po kursie średnim NBP i pokazuje obie kwoty na dokumencie.
Walidacja przed wysyłką wyłapuje większość błędów w formularzu. Gdy KSeF mimo to odrzuci dokument, widzisz przyczynę przy fakturze, poprawiasz ją i wysyłasz ponownie.
Tak. Nabywca pobiera ją ze swojego konta w KSeF, a od nas dostaje dodatkowo mail z PDF.
Wystaw pierwszą fakturę online
Załóż konto i przejdź pięć kroków na własnych danych. Jeśli chcesz najpierw spróbować bez konta, otwórz program do wystawiania faktur i użyj próbnej faktury.