Faktura korygująca w KSeF: kiedy i jak ją wystawić

Kiedy wystawia się fakturę korygującą

Zgodnie z ustawą o VAT fakturę korygującą wystawia się, gdy po wystawieniu faktury zmieniły się okoliczności sprzedaży albo gdy dokument zawiera błąd. Najczęstsze sytuacje to:

• udzielenie rabatu po sprzedaży, w tym rabatu za cały okres dla jednego klienta,
• zwrot towarów albo zwrot zaliczki lub przedpłaty,
• podwyższenie albo obniżenie ceny po wystawieniu faktury,
• pomyłka w cenie, ilości, stawce albo kwocie podatku,
• błąd w danych nabywcy lub sprzedawcy, w tym w nazwie, adresie albo NIP-ie,
• korekta faktury zaliczkowej, gdy zmienia się kwota zaliczki albo zamówienie.

Korektę wystawia sprzedawca. Nabywca, który zauważy błąd, zgłasza go sprzedawcy, a ten wystawia dokument w KSeF.

Faktura korygująca a nota korygująca

Przed KSeF drobne pomyłki w danych nabywcy (na przykład literówkę w nazwie albo adresie) mógł poprawić sam nabywca notą korygującą. W przypadku faktur wystawionych w KSeF not korygujących się nie stosuje: błędy, także formalne, poprawia sprzedawca fakturą korygującą. Warto o tym pamiętać, szczególnie jeśli w firmie działa jeszcze stary obieg, w którym dział zakupów wysyłał noty do dostawców.

Co musi zawierać faktura korygująca

Faktura korygująca ma własne elementy obowiązkowe wynikające z ustawy o VAT. W praktyce muszą się w niej znaleźć:

• oznaczenie dokumentu jako korekty, na przykład „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”,
• własny numer korekty i datę jej wystawienia,
• numer faktury korygowanej, a w KSeF także jej numer KSeF,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• dane, których dotyczy korekta: pozycje przed zmianą i po zmianie albo różnice, kwoty netto, podatku i brutto,
• przyczyna korekty, jeśli jest potrzebna do jej zrozumienia.

W strukturze FA(3) korekta ma osobny rodzaj faktury, a program uzupełnia pola odnoszące się do faktury pierwotnej. Dla korekt faktur zaliczkowych i rozliczeniowych struktura przewiduje osobne rodzaje dokumentu, więc warto, żeby program sam dobierał właściwy typ.

Numer faktury korygującej

Korekta to osobny dokument, więc dostaje własny numer w serii. Wiele firm prowadzi dla korekt osobną serię, co ułatwia kontrolę ciągłości. Niezależnie od wybranego wariantu numery w serii powinny rosnąć o jeden i nie powtarzać się, bo KSeF odrzuca dokument, który jest duplikatem wcześniej wysłanego. Po przyjęciu korekta dostaje też własny numer KSeF, niezależny od numeru faktury korygowanej.

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF krok po kroku

W dobrze zorganizowanym programie korekta zaczyna się od faktury pierwotnej, a nie od pustego formularza. Proces wygląda tak:

• otwierasz fakturę, którą chcesz poprawić, i wybierasz korektę,
• program kopiuje dane i numer KSeF faktury korygowanej,
• wprowadzasz zmiany: nowe ceny, ilości, stawki albo dane nabywcy,
• program wylicza różnice netto, VAT i brutto,
• dokument przechodzi walidację i jest wysyłany do KSeF,
• po przyjęciu korekta dostaje numer KSeF, a nabywca ma ją w systemie od chwili jego nadania.

Jeśli faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF, na przykład przed objęciem Cię obowiązkiem, korekta wystawiana już w okresie obowiązku również powinna trafić do KSeF, z odwołaniem do numeru faktury pierwotnej. Szczegółowe zasady takich przypadków opisują objaśnienia Ministerstwa Finansów.

Korekta zbiorcza i rabaty okresowe

Gdy udzielasz jednemu nabywcy rabatu obejmującego wiele faktur, na przykład za obroty w kwartale, możesz wystawić jedną korektę zbiorczą. Zawiera ona okres, którego dotyczy rabat, i kwotę rabatu z podziałem na stawki VAT, bez wymieniania każdej pozycji z osobna. To dobre rozwiązanie przy fakturach cyklicznych i stałych odbiorcach, bo oszczędza wystawiania kilkunastu osobnych dokumentów.

Korekta in minus: obniżenie podstawy opodatkowania

Korekta zmniejszająca podstawę opodatkowania albo kwotę VAT rozliczana jest przez sprzedawcę w okresie, w którym korekta została wystawiona, pod warunkiem że sprzedawca posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia i że te warunki zostały spełnione. Taką dokumentacją może być korespondencja, aneks do umowy czy protokół zwrotu. Od kilku lat nie jest już potrzebne potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę. Nabywca zmniejsza podatek naliczony w okresie, w którym uzgodniono warunki obniżenia.

Korekta in plus: zwiększenie podstawy opodatkowania

Korektę zwiększającą rozlicza się co do zasady w okresie, w którym powstała przyczyna korekty. Jeśli przyczyna istniała już w chwili wystawienia faktury pierwotnej, na przykład pomyłka w cenie, korekta cofa się do okresu faktury pierwotnej i może oznaczać korektę deklaracji oraz zapłatę odsetek. Jeśli przyczyna pojawiła się później, na przykład podwyżka ceny uzgodniona po sprzedaży, korekta wchodzi do bieżącego okresu.

Błędny NIP nabywcy w KSeF

Faktura z błędnym NIP-em nabywcy trafia w KSeF do niewłaściwego podmiotu albo w ogóle do nikogo. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach wskazuje, że takiego błędu nie poprawia się zwykłą zmianą danych: sprzedawca wystawia korektę do zera dla faktury z błędnym NIP-em, a następnie nową fakturę z prawidłowym NIP-em. Właśnie dlatego tak ważna jest kontrola NIP w białej liście VAT jeszcze przed wysłaniem faktury, a nie po fakcie.

Najczęstsze błędy przy korektach

• wystawienie nowej faktury zamiast korekty i dwukrotne ujęcie tej samej sprzedaży w VAT,
• korekta bez numeru KSeF faktury korygowanej,
• rozliczenie korekty in minus bez dokumentacji uzgodnienia warunków z nabywcą,
• mieszanie w jednej korekcie zmian dotyczących różnych przyczyn i różnych okresów,
• korekta wysłana z tym samym numerem co inny dokument w serii, co kończy się odrzuceniem w KSeF,
• brak przekazania korekty do księgowości, przez co ewidencja VAT nie zgadza się z KSeF.

Ostatni punkt warto rozwiązać systemowo: korekty powinny trafiać do tej samej paczki dla księgowej co faktury, najlepiej przez eksport do księgowości w pliku, który program księgowy wczytuje bez przepisywania.

Faktura korygująca w skrócie

• faktury z numerem KSeF nie da się usunąć ani edytować, każdą zmianę wprowadza się fakturą korygującą,
• w KSeF nie stosuje się not korygujących, błędy poprawia sprzedawca,
• korekta zawiera numer i numer KSeF faktury korygowanej oraz dane przed zmianą i po zmianie albo różnice,
• korektę in minus sprzedawca rozlicza w okresie jej wystawienia, jeśli ma dokumentację uzgodnienia z nabywcą,
• korektę in plus rozlicza się według przyczyny: w okresie pierwotnym, gdy to błąd, albo bieżącym, gdy zmiana nastąpiła później,
• przy błędnym NIP-ie wystawia się korektę do zera i nową fakturę, zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów.

O tym, jak wygląda sama wysyłka dokumentu, piszemy we wpisie faktury w KSeF krok po kroku.