Program do wystawiania faktur VAT, który pilnuje elementów obowiązkowych
Fakturowalnia to program do wystawiania faktur VAT, który zna wymagania ustawy o VAT i struktury FA(3). Nie dopuści do wysłania dokumentu bez obowiązkowego pola, sam dobierze adnotację przy mechanizmie podzielonej płatności i sprawdzi rachunek kontrahenta na białej liście VAT. Poniżej opisujemy, co musi zawierać faktura VAT i jak program to pilnuje.
Co musi zawierać faktura VAT
Lista elementów obowiązkowych wynika z art. 106e ustawy o VAT. W programie każdy z nich ma swoje pole, a formularz nie przejdzie dalej, dopóki pola wymagane dla danego rodzaju transakcji nie są wypełnione.
- data wystawienia i kolejny numer nadany w ramach serii
- imiona i nazwiska albo nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy
- NIP sprzedawcy i NIP nabywcy
- data dostawy lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia
- nazwa towaru lub usługi, miara i ilość, cena jednostkowa netto
- rabaty, jeśli nie są ujęte w cenie jednostkowej
- wartość sprzedaży netto, stawka podatku, suma wartości netto i kwota VAT w podziale na stawki
- kwota należności ogółem
- adnotacje szczególne, gdy są wymagane, na przykład „mechanizm podzielonej płatności”, „odwrotne obciążenie” albo podstawa prawna zwolnienia
Faktura VAT wystawiona w KSeF dostaje dodatkowo numer KSeF, a nabywca otrzymuje ją z chwilą jego nadania.
Stawki VAT w programie do faktur
Program obsługuje wszystkie stawki i oznaczenia używane w polskich fakturach. Każda pozycja może mieć inną stawkę, a zestawienie na dole faktury sumuje netto i VAT osobno dla każdej z nich.
| Oznaczenie | Kiedy się stosuje |
|---|---|
| 23 | stawka podstawowa dla większości towarów i usług |
| 8 | stawka obniżona, między innymi część usług budowlanych w budownictwie mieszkaniowym i część usług gastronomicznych |
| 5 | stawka obniżona, między innymi część produktów spożywczych i książki |
| 0 | między innymi eksport towarów i wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów po spełnieniu warunków |
| zw | sprzedaż zwolniona z VAT, z podaniem podstawy prawnej zwolnienia |
| np | sprzedaż niepodlegająca opodatkowaniu w Polsce, na przykład usługa, której miejsce świadczenia jest za granicą |
Przy stawce zw program prosi o podstawę zwolnienia, a przy np o rodzaj transakcji, bo oba pola są wymagane w strukturze FA(3).
Mechanizm podzielonej płatności na fakturze VAT
Faktura, której kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł brutto i która obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, musi mieć adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Brak adnotacji to ryzyko sankcji dla sprzedawcy. Fakturowalnia rozpoznaje pozycje z załącznika po oznaczeniu w katalogu towarów i dodaje adnotację sama, gdy kwota przekroczy próg.
- oznaczenie pozycji z załącznika nr 15 w katalogu towarów i usług
- adnotacja dodawana automatycznie przy przekroczeniu progu
- dane do przelewu z podziałem na kwotę netto i VAT w mailu do klienta
Biała lista VAT i kontrola kontrahenta
Przy płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu podatników VAT kupujący może stracić prawo do zaliczenia wydatku do kosztów i odpowiadać solidarnie za zaległość sprzedawcy. Dlatego program sprawdza status kontrahenta przy każdej fakturze, a Twój rachunek na fakturze pokazuje tak, żeby klient mógł go łatwo zweryfikować.
- status VAT nabywcy sprawdzany po NIP przy wystawieniu
- ostrzeżenie, gdy kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT
- zapis daty i wyniku sprawdzenia przy dokumencie
Program do faktur VAT zaliczkowych, końcowych i korygujących
Faktura VAT to rodzina dokumentów. Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki, a korektę wtedy, gdy zmienia się podstawa opodatkowania albo w dokumencie jest błąd. Program łączy te dokumenty w rejestrze, więc faktura końcowa sama odejmuje wcześniejsze zaliczki.
- zasady wystawiania opisujemy w poradnikach faktura zaliczkowa i faktura korygująca
- faktura proforma nie jest fakturą VAT i nie trafia do KSeF
- dokumenty dla zwolnionych z VAT opisujemy na stronie program do wystawiania rachunków
Plany programu do wystawiania faktur VAT
Każdy plan zawiera wszystkie stawki, MPP, białą listę i wysyłkę do KSeF. Ceny netto, do każdej doliczamy VAT.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie | Limit dokumentów w miesiącu |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 590 zł | 150 |
| Firma | 149 zł | 1 490 zł | 1 000 |
| Biuro | 399 zł | 3 990 zł | 5 000 |
Szczegóły i Enterprise w cenniku.
Pytania o program do faktur
FAQTak, gdy pozycja jest oznaczona w katalogu jako towar lub usługa z załącznika nr 15, a kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł brutto.
Tak. Kwoty podajesz w euro, a VAT program przelicza na złote po kursie średnim NBP i pokazuje go na dokumencie.
Tak. Po zatwierdzeniu program wysyła ją w strukturze FA(3) i zapisuje numer KSeF przy dokumencie.
Wystawiaj faktury VAT bez obaw o brakujące pole
Załóż konto i sprawdź, jak program prowadzi Cię przez elementy obowiązkowe faktury VAT, zanim dokument trafi do KSeF.