Jaki program do faktur dla fotografa?
Taki, który wystawia fakturę zaliczkową za rezerwację terminu i sam rozlicza ją w fakturze końcowej, wysyła faktury dla firm do KSeF, pozwala wpisać licencję na zdjęcia jako osobną pozycję i przypomina klientom o zapłacie. Galerie, umowy i kalendarz sesji zostają w narzędziach fotograficznych.
Fotograf z działalnością ma zwykle dwa światy klientów. Pierwszy to klienci prywatni: śluby, chrzty, sesje rodzinne i portretowe. Tu liczy się zaliczka za termin, często na rok przed datą, i faktura tylko na życzenie. Drugi to firmy: sklepy internetowe z sesjami produktowymi, agencje, organizatorzy konferencji, deweloperzy i biura nieruchomości. Tu każda sesja kończy się fakturą, klient płaci przelewem z terminem i coraz częściej odbiera fakturę wyłącznie z KSeF.
Program do faktur musi dobrze obsłużyć oba światy. Poniżej rozpisujemy, co fakturujesz w każdym z nich i czego wymagać od programu.
| Rodzaj zlecenia | Jak fakturujesz | Czego potrzebujesz od programu |
|---|---|---|
| Ślub i sesje prywatne | zaliczka za termin, reszta po reportażu | faktura zaliczkowa na życzenie i końcowa z odjętą zaliczką |
| Sesja produktowa dla sklepu | po oddaniu zdjęć, często co miesiąc | KSeF, licencja jako pozycja, faktury cykliczne przy stałej współpracy |
| Event firmowy i konferencja | proforma przed, faktura po | proforma przed eventem i faktura zaliczkowa po wpłacie |
| Zdjęcia nieruchomości dla biura | kilka sesji w miesiącu dla jednego klienta | katalog usług z cenami, szybka faktura z telefonu |
| Klient zagraniczny albo agencja | w euro albo innej walucie | kurs NBP i VAT w złotych liczone automatycznie |
Jak zafakturować zaliczkę za sesję ślubną?
Gdy klient prywatny nie prosi o fakturę, zaliczkę ewidencjonujesz na kasie fiskalnej albo w ewidencji sprzedaży, jeśli kasy nie musisz mieć. Gdy prosi, wystawiasz fakturę zaliczkową na wpłaconą kwotę, a po ślubie fakturę końcową, która odejmuje zaliczkę. Przy kliencie firmowym faktura zaliczkowa jest obowiązkowa.
Kłopot zaczyna się przy rozliczeniu. Para wpłaciła 1 500 zł w marcu, ślub jest we wrześniu, a reportaż z albumem kosztuje 6 500 zł. Faktura końcowa musi wymienić fakturę zaliczkową, odjąć jej kwotę i podatek, i pokazać 5 000 zł do zapłaty. W arkuszu albo w szablonie łatwo o pomyłkę w VAT. W programie z fakturami zaliczkowymi wybierasz zaliczkę przy wystawianiu końcowej, a odliczenie liczy się samo. Szczegóły pokazujemy na stronie program do faktur zaliczkowych.
Ten sam mechanizm przydaje się przy firmowych eventach. Organizator konferencji często płaci 30 do 50 procent z góry, a resztę po oddaniu galerii. Jeśli chce najpierw zobaczyć dokument do zaksięgowania wewnętrznie, wystawiasz mu fakturę proforma, a po wpłacie wystawiasz fakturę zaliczkową z tymi samymi danymi klienta.
Czy fotograf musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, gdy klientem jest firma, na przykład sklep, agencja, deweloper albo organizator eventu. Fotograf, którego faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, może do końca 2026 roku wystawiać je poza KSeF. Faktur dla par młodych i innych klientów prywatnych w KSeF wystawiać nie musi.
Próg 10 000 zł brutto przekracza się szybciej, niż się wydaje. Dwie sesje produktowe po 3 000 zł i jeden event firmowy w tym samym miesiącu wystarczą. Od tego momentu każdą fakturę dla firmy trzeba wysłać do KSeF, a klient firmowy i tak będzie szukał jej właśnie tam. Program z połączeniem z KSeF robi to przy wystawieniu, bez logowania do aplikacji ministerstwa. Pełne terminy zebraliśmy we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Licencja na zdjęcia na fakturze
Klient firmowy płaci nie tylko za dzień zdjęciowy, ale też za prawo do użycia zdjęć: w sklepie, na billboardzie, w katalogu. Dobrze, gdy faktura to pokazuje. Najprościej rozpisać ją na dwie pozycje, na przykład „Sesja produktowa, 40 zdjęć z obróbką” i „Licencja na wykorzystanie zdjęć w sklepie internetowym i mediach społecznościowych, 24 miesiące”. Klient wie, za co płaci, a przy rozszerzeniu licencji po roku wystawiasz fakturę tylko za drugą pozycję.
Obie pozycje mają zwykle stawkę 23 procent. Fotograf zwolniony z VAT podmiotowo, do 240 000 zł sprzedaży rocznie, wystawia fakturę bez VAT z podstawą zwolnienia. Przy umowach o przeniesienie praw autorskich treść licencji ustala umowa, a faktura tylko się do niej odwołuje, więc w pozycji wystarczy numer umowy.
Stali klienci i zlecenia z miasta
Najlepsze zlecenia to te powtarzalne. Sklep, który co miesiąc dosyła nową kolekcję, biuro nieruchomości z kilkoma mieszkaniami tygodniowo, restauracja zmieniająca menu co sezon. Przy stałej kwocie ustawiasz faktury cykliczne i faktura wychodzi sama. Przy zmiennej masz klienta i usługi w katalogu, więc fakturę wystawiasz z telefonu w drodze z sesji.
Zdjęcia nieruchomości to dobry przykład zleceń, które przychodzą seriami. Jeśli chcesz ich więcej, pokaż swoje portfolio tam, gdzie szukają agenci i deweloperzy, na przykład w katalogu fotografów nieruchomości i wnętrz. Każdy nowy stały klient to w programie jedna pozycja w kartotece, a nie kolejny wieczór nad fakturami.
Klienci, którzy płacą po terminie
W fotografii płatność po terminie to codzienność: agencja czeka na zapłatę od swojego klienta, organizator eventu płaci po rozliczeniu budżetu, mały sklep zapomina. Pisanie przypomnień samemu jest niewygodne, bo z tymi ludźmi chcesz dalej pracować. Program wysyła przypomnienie kilka dni przed terminem, w dniu terminu i po nim, według Twojego harmonogramu, a wpłaty z wyciągu łączy z fakturami, żeby nie przypominać komuś, kto już zapłacił. Przy dłuższej zaległości wystawi notę odsetkową. Jak to działa, opisujemy na stronie program do windykacji należności.
Ile kosztuje program do faktur dla fotografa?
Programy do faktur kosztują od kilkunastu do kilkuset złotych netto miesięcznie. W Fakturowalni plan Start z KSeF i fakturami zaliczkowymi kosztuje 199 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 99 zł. Przypomnienia o zapłacie, faktury w walutach i asystentka z własnym logowaniem są w planie Firma za 299 zł, rocznie 149 zł.
Policz to na swoim sezonie. Jeśli w szczycie robisz 25 sesji miesięcznie, a każda to zaliczka, faktura końcowa i sprawdzenie wpłaty, ręcznie tracisz kilka godzin w miesiącu, który i tak jest najbardziej zajęty w roku. Gdy sesje dla firm z zagranicy rozliczasz w euro, przyda się program do faktur w walucie obcej z kursem NBP z właściwego dnia. Wszystkie limity są w cenniku programu do faktur.
Czego program do faktur nie zrobi za fotografa
Uczciwie: nie prowadzi kalendarza sesji, nie wysyła galerii do wyboru zdjęć i nie podpisuje umów z parami. Do tego służą narzędzia fotograficzne i systemy rezerwacji. Nie zastąpi też kasy fiskalnej, jeśli sprzedaż klientom prywatnym przekracza limit zwolnienia z kasy. Ten próg i to, czy Twoje usługi go mają, ustal z księgową. Nie wystawia też faktur po angielsku, więc klientom zagranicznym wysyłasz fakturę polską z kwotą w walucie.
Pytania przed wyborem programu
Czy mogę wystawić fakturę z telefonu zaraz po sesji?
Tak. Program działa w przeglądarce telefonu bez instalacji, a klient i usługa są w kartotece. Faktura idzie do KSeF i mailem do klienta z PDF-em w ciągu kilku chwil. Więcej o pracy na telefonie jest na stronie aplikacja do wystawiania faktur.
Czy faktura dla pary młodej musi mieć NIP?
Nie. Fakturę dla osoby prywatnej wystawiasz bez NIP nabywcy, z imieniem, nazwiskiem i adresem. Taka faktura nie musi trafiać do KSeF, a program wyśle ją mailem jako PDF.
Czy wspólnik albo drugi fotograf może wystawiać faktury na tym samym koncie?
Tak, w planie Firma do pięciu osób ma własne logowanie i rolę. Możesz ustawić, żeby faktury powyżej wybranej kwoty czekały na Twoją akceptację, zanim pójdą do KSeF.