Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Fakturowalnia wystawia fakturę zaliczkową w minutę, liczy VAT od zaliczki metodą w stu i wysyła dokument do KSeF. Przy końcu zamówienia wybierasz je z listy, a faktura końcowa sama odejmuje wszystkie wpłacone zaliczki, wpisuje ich numery KSeF i pokazuje, ile klient ma jeszcze zapłacić.
Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty. Faktury zaliczkowe są w każdym planie, od 59 zł netto miesięcznie.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz nabywcę i kwotę zaliczki jako pozycję, a zobaczysz podgląd dokumentu i plik KSeF liczone na żywo. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Przykład ze stolarni, która robi zabudowę kuchni za 50 000 zł netto. Klient płaci 30 procent przy podpisaniu umowy, 40 procent przed montażem i resztę po odbiorze. Tak wyglądają trzy dokumenty, które program wystawia z jednego zamówienia.
FZ 1/10/2026
rodzaj w KSeF: ZAL, zaliczka 30 procent
FZ 2/11/2026
rodzaj w KSeF: ZAL, zaliczka 40 procent
FV 37/12/2026
rodzaj w KSeF: ROZ, z numerami KSeF obu zaliczek
VAT na fakturze końcowej to 3 450 zł, czyli podatek od całego zamówienia (11 500 zł) pomniejszony o VAT z obu zaliczek (8 050 zł). Tej odejmowanki nie musisz robić w arkuszu. Program trzyma zaliczki przy zamówieniu i rozlicza je w chwili wystawienia faktury końcowej.
Faktura zaliczkowa sama w sobie jest prosta. Kłopot zaczyna się przy drugiej i trzeciej wpłacie, przy zmianie zakresu zamówienia i przy fakturze końcowej, na której trzeba odjąć właściwe kwoty i podać numery wszystkich zaliczek. W 2026 roku każda z tych faktur przeszła do KSeF, więc pomyłka to już nie wymiana PDF, tylko korekta w systemie.
Cztery kroki od umowy z klientem do rozliczonego zamówienia. Każdy dokument ląduje w KSeF i w eksporcie dla księgowej bez przepisywania.
Zakładasz zamówienie z pozycjami i pełną wartością. Jeśli klient chce dokument do przelewu, wysyłasz mu fakturę proforma na kwotę pierwszej zaliczki.
Oznaczasz wpłatę z wyciągu bankowego albo ręcznie. Program proponuje fakturę zaliczkową z datą otrzymania zapłaty, kwotą i VAT, a po zatwierdzeniu wysyła ją do KSeF.
Każda następna zaliczka dopisuje się do tego samego zamówienia. Widzisz, ile klient już zapłacił, ile zostało i na które wpłaty faktury już wyszły.
Po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową z zamówienia. Zaliczki, ich numery KSeF, VAT do odjęcia i kwota do zapłaty wypełniają się same.
Poniżej przepisy ustawy o VAT, na których najczęściej wykładają się ręcznie wystawiane zaliczki. Pełny opis dokumentu, z przykładami korekt, jest we wpisie faktura zaliczkowa, zasady i rozliczenie.
| Sytuacja | Co mówi przepis | Co robi Fakturowalnia |
|---|---|---|
| Termin wystawienia zaliczkowej | najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania zaliczki (art. 106i ust. 2) | lista zaliczek bez faktury i przypomnienie przed terminem |
| Faktura przed wpłatą | nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zapłaty (art. 106i ust. 7) | proforma do przelewu, faktura zaliczkowa dopiero po oznaczeniu wpłaty |
| Zaliczka i wykonanie w jednym miesiącu | wystarczy jedna faktura na całość (art. 106b ust. 1 pkt 4) | podpowiedź, żeby od razu wystawić zwykłą fakturę VAT |
| Obowiązek podatkowy | powstaje w dniu otrzymania zaliczki (art. 19a ust. 8) | zaliczka trafia do rejestru VAT za miesiąc wpłaty, nie wystawienia |
| Faktura końcowa | pełna wartość, pomniejszona o zaliczki i VAT z nich, z numerami faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 3) | odejmuje wszystko sama i wpisuje numery KSeF zaliczek |
| Zaliczki pokryły 100 procent | faktury końcowej się nie wystawia, ostatnia zaliczkowa wymienia poprzednie (art. 106f ust. 4) | przy ostatniej wpłacie zamienia fakturę zaliczkową na zamykającą zamówienie |
| Zwrot zaliczki | korekta faktury zaliczkowej, w KSeF jako rodzaj KOR_ZAL | faktura korygująca do wybranej zaliczki z automatycznym odwołaniem do oryginału |
Program nie zastępuje księgowej przy nietypowych rozliczeniach, na przykład zaliczkach w walucie obcej czy przy zmianie stawki VAT między zaliczką a wykonaniem. Pilnuje za to, żeby każdy dokument miał wszystkie elementy z art. 106f i trafił do KSeF w terminie.
Zaliczka na materiały, transze po etapach, odbiór i rozliczenie. Przy robotach budowlanych dochodzi mechanizm podzielonej płatności, dlatego ta branża ma osobną stronę, program do faktur dla firm budowlanych, z fakturami częściowymi i adnotacją MPP.
Nic nie ruszasz bez zaliczki, bo materiał kupujesz pod konkretnego klienta. Zamówienie trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, więc zaliczka i faktura końcowa prawie zawsze wypadają w różnych miesiącach. To dokładnie ten przypadek, w którym ręczne rozliczenie najczęściej się rozjeżdża.
Rezerwacja sali, catering i transport są opłacane z góry, więc klient wpłaca zaliczkę na kilka miesięcy przed terminem. Część klientów chce płacić online, i wtedy przydaje się bramka płatności z BLIK i kartą, a Fakturowalnia wystawia fakturę zaliczkową po zaksięgowaniu wpłaty.
Projekt za 120 000 zł rozbity na kamienie milowe, z przedpłatą przy starcie. Zaliczki przypięte do projektu, a przy odbiorze końcowym jedna faktura, która rozlicza wszystko. Stałe utrzymanie po wdrożeniu przejmują faktury cykliczne.
Uczciwie: jeśli bierzesz jedną zaliczkę na kwartał, bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF wystarczy, choć wszystko policzysz sam. Program ma sens, gdy zaliczek jest kilka w miesiącu albo gdy zamówienia mają po dwie i trzy transze.
| Kryterium | Fakturowalnia | Aplikacja Podatnika KSeF | Arkusz i wzór faktury |
|---|---|---|---|
| VAT od zaliczki | liczony sam, także przy kilku stawkach | wpisujesz ręcznie | formuła, którą trzeba pilnować |
| Kilka zaliczek do zamówienia | jedno zamówienie z sumą wpłat i saldem | każda faktura osobno | osobna zakładka w arkuszu |
| Faktura końcowa | odejmuje zaliczki i wpisuje ich numery KSeF | numery i kwoty przepisujesz sam | przepisujesz i liczysz sam |
| Wysyłka do KSeF | automatycznie, ze statusem | tak, ręcznie | nie, trzeba przepisać do KSeF |
| Przypomnienia o transzach | tak, e-mailem do klienta | nie | nie |
| Eksport dla księgowej | Symfonia, Optima, enova, Rewizor, wFirma | pobieranie plików XML | wysyłka PDF |
| Koszt | od 59 zł netto miesięcznie | 0 zł | 0 zł i Twój czas |
Faktury zaliczkowe, końcowe, proformy i korekty są w każdym planie. Plany różnią się liczbą osób, dokumentów i firm, a nie rodzajami faktur.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 49 zł (590 zł rocznie) | jedna osoba, jedna firma, 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 149 zł | 124 zł (1 490 zł rocznie) | zespół do pięciu osób, 1 000 dokumentów miesięcznie |
| Biuro | 399 zł | 332 zł (3 990 zł rocznie) | do 25 firm, do 15 użytkowników, 5 000 dokumentów miesięcznie |
Wszystkie plany i limity są w cenniku programu do faktur. Ceny netto, do tego VAT.
W programie wybierasz rodzaj dokumentu faktura zaliczkowa, wskazujesz zamówienie, datę i kwotę otrzymanej zaliczki. Program liczy VAT metodą w stu, wysyła fakturę do KSeF jako rodzaj ZAL i zapisuje nadany numer KSeF. Ten numer trafi potem na fakturę końcową. Samo połączenie z KSeF opisujemy na stronie KSeF program do faktur.
Najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostałeś zaliczkę, i nie wcześniej niż 30 dni przed jej otrzymaniem. Jeśli zaliczka i wykonanie usługi przypadają w tym samym miesiącu, wystarczy jedna zwykła faktura.
Faktura końcowa pokazuje pełną wartość zamówienia, a potem odejmuje sumę zaliczek i VAT z nich zapłacony. Musi zawierać numery wszystkich faktur zaliczkowych. W Fakturowalni wybierasz zamówienie, a program sam podstawia zaliczki, ich numery KSeF i pozostałą kwotę do zapłaty.
Nie. Gdy zaliczki pokryły 100 procent wartości zamówienia, faktury końcowej się nie wystawia, a ostatnia faktura zaliczkowa musi zawierać numery wcześniejszych zaliczek. Program podpowiada to przy ostatniej wpłacie.
W Fakturowalni faktury zaliczkowe i końcowe są w każdym planie. Start kosztuje 59 zł netto miesięcznie dla jednej osoby i 150 dokumentów, Firma 149 zł netto dla zespołu do pięciu osób i 1 000 dokumentów. Konto zakładasz samym adresem e-mail.
Tak. Faktura trafia do KSeF, a klient, który jest firmą, może ją stamtąd pobrać, ale większość woli dostać PDF z linkiem. Fakturowalnia wysyła wizualizację faktury z numerem KSeF mailem, a klientowi bez NIP wysyła zwykłą fakturę w PDF. Faktury od dostawców pobierasz z kolei przez program do pobierania faktur z KSeF.
Załóż konto, dodaj pierwsze zamówienie i wystaw fakturę zaliczkową. Połączenie z KSeF ustawisz w kilka minut, a gdy klient spóźni się z kolejną transzą, zadziała program do windykacji należności z przypomnieniami i notą odsetkową.