Jaki program do faktur dla szkoły językowej?
Taki, który wystawia faktury bez VAT z podstawą zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy o VAT, wysyła faktury za kursy firmowe do KSeF, rozkłada opłatę za semestr na faktury cykliczne i sam przypomina kursantom oraz firmom o zapłacie. Dziennik zajęć i grafik lektorów zostają w systemie szkolnym.
Szkoła językowa sprzedaje to samo dwóm bardzo różnym klientom. Kursant prywatny płaci za semestr, często w ratach, i fakturę chce rzadko, najczęściej wtedy, gdy kurs opłaca jego firma albo potrzebuje dokumentu do rozliczeń. Firma kupuje kurs dla zespołu, płaci przelewem z terminem, a od 2026 roku szuka faktury w KSeF. Do tego dochodzą tłumaczenia, egzaminy próbne, podręczniki i kursy online.
Poniżej rozpisujemy, co fakturujesz w każdym przypadku i czego wymagać od programu.
| Co sprzedajesz | Jak fakturujesz | Czego potrzebujesz od programu |
|---|---|---|
| Kurs dla pracowników firmy | co miesiąc za przepracowane godziny, zw | KSeF, podstawa zwolnienia na fakturze, przypomnienia o terminie |
| Semestr kursanta w ratach | faktura na żądanie, zw | faktury cykliczne na raty, PDF mailem |
| Lekcje indywidualne z karnetu | przy zakupie karnetu | katalog usług z cenami, szybka faktura z telefonu |
| Tłumaczenie dokumentów | po wykonaniu, zwykle 23 procent VAT | dwie stawki w jednym programie |
| Kilkanaście firm na koniec miesiąca | kwoty z arkusza godzin | import faktur z pliku zamiast przepisywania |
Czy szkoła językowa jest zwolniona z VAT?
Tak, usługi nauczania języków obcych są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy o VAT, razem z towarami i usługami ściśle z nimi związanymi. To zwolnienie przedmiotowe, więc nie ma limitu obrotu. Inne usługi szkoły, na przykład tłumaczenia, mogą mieć już stawkę 23 procent.
W praktyce oznacza to, że faktura za kurs ma stawkę „zw”, a w treści musi wskazywać podstawę zwolnienia. Wiele programów wpisuje domyślnie art. 113, czyli zwolnienie podmiotowe dla małych firm do 240 000 zł sprzedaży rocznie, a to inna podstawa. Szkoła z dużym obrotem, która jest czynnym podatnikiem VAT przez tłumaczenia, nie może się na nią powoływać. W Fakturowalni podstawę zwolnienia ustawiasz raz w danych firmy i trafia ona na każdą fakturę ze stawką zw, także do pliku KSeF.
Uwaga na łączenie usług. Podręcznik wliczony w cenę kursu zwykle dzieli los kursu, ale tłumaczenie przysięgłe dla tej samej firmy to osobna pozycja z VAT. Program pozwala mieć obie stawki na jednej fakturze. Gdy nie masz pewności, którą stawkę zastosować do konkretnej usługi, rozstrzygnij to z księgową, zanim wystawisz pierwszą fakturę.
Czy szkoła językowa musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, gdy fakturuje firmy, na przykład za kursy dla pracowników. Obowiązek KSeF obejmuje też podatników zwolnionych z VAT. Szkoła, której faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, może do końca 2026 roku wystawiać je poza KSeF. Faktur dla kursantów prywatnych w KSeF wystawiać nie musi.
Próg 10 000 zł brutto szybko traci znaczenie, gdy szkoła ma trzy albo cztery kursy firmowe. Kurs dla zespołu sprzedaży, 16 godzin w miesiącu, to łatwo 2 000 do 3 000 zł. Klienci firmowi i tak będą odbierać faktury z KSeF, więc lepiej wysyłać je tam od razu. Program z połączeniem z KSeF robi to przy wystawieniu, bez logowania do aplikacji ministerstwa. Wszystkie terminy obowiązku zebraliśmy we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Raty za semestr bez pilnowania kalendarza
Kurs od października do czerwca, płatny w dziewięciu ratach. Jeśli kursant prosi o faktury, ktoś w sekretariacie musi co miesiąc pamiętać o każdej z nich. Przy 60 kursantach na fakturach to 540 dokumentów w roku szkolnym. W programie, w planie Firma, ustawiasz faktury cykliczne raz, przy zapisie: kwota raty, dzień wystawienia, liczba powtórzeń. Faktura wychodzi sama i trafia mailem do kursanta.
Kursy firmowe rozliczane za godziny mają zmienną kwotę. Tu lepiej sprawdza się katalog usług ze stawką za godzinę lekcyjną. Wpisujesz liczbę godzin z miesiąca i faktura gotowa. Gdy firm jest kilkanaście, a godziny liczysz w arkuszu, zapisujesz go jako CSV i wczytujesz całą partię. Jak działa taki import faktur do KSeF, pokazujemy na osobnej stronie.
Zaległe raty i firmy płacące po terminie
Kursant, który przestał chodzić w listopadzie, często przestaje też płacić. Firma płaci po terminie, bo faktura utknęła w obiegu dokumentów. Szkoła nie chce psuć relacji, więc nikt nie dzwoni, a zaległości rosną do końca semestru. Program wysyła przypomnienie przed terminem, w dniu terminu i po nim, według ustawionego harmonogramu. Wpłaty z wyciągu łączy z fakturami, żeby nie przypominać komuś, kto już zapłacił. Szczegóły opisujemy na stronie program do windykacji należności.
Lektorzy, sekretariat i księgowa
W szkole fakturuje zwykle sekretariat, a właściciel chce widzieć, kto zapłacił. W planie Firma do pięciu osób ma własne logowanie i rolę, więc sekretarka wystawia faktury, a właściciel widzi należności bez dzielenia się hasłem. Na koniec miesiąca księgowa dostaje komplet faktur w pliku z eksportu do księgowości.
Lektorzy na umowie B2B wystawiają szkole własne faktury. Te dokumenty kosztowe szkoła ściąga z KSeF zamiast zbierać mailem. Gdy szukasz kolejnych lektorów na nowy semestr, ogłoszenie warto dać tam, gdzie szukają pracy nauczyciele, na przykład w serwisie z ogłoszeniami pracy dla nauczycieli i lektorów. Każdy nowy lektor na B2B to w programie kolejny dostawca, którego faktury pobierają się same.
Ile kosztuje program do faktur dla szkoły językowej?
Programy do faktur kosztują od kilkunastu do kilkuset złotych netto miesięcznie. W Fakturowalni plan Start z KSeF i fakturami bez VAT kosztuje 199 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 99 zł. Faktury cykliczne na raty, przypomnienia o zapłacie, import z pliku i sekretariat z własnym logowaniem są w planie Firma za 299 zł, rocznie 149 zł.
Policz to na swoim roku szkolnym. Jeśli w szkole jest 80 kursantów na ratach i 10 firm, sekretariat wystawia co miesiąc około 90 faktur i sprawdza tyle samo wpłat. Program zabiera z tego większość pracy, a przypomnienia odzyskują raty, o których w natłoku zajęć łatwo zapomnieć. Limity planów są w cenniku programu do faktur. Szkoła prowadzona jako kilka firm, na przykład dwie placówki w różnych miastach, może mieć je na jednym koncie w programie dla kilku firm.
Czego program do faktur nie zrobi za szkołę językową
Uczciwie: nie prowadzi dziennika zajęć, list obecności, grafiku lektorów ani zapisów na kursy. Nie sprawdza też poziomu językowego. Do tego służą systemy szkolne, a program do faktur bierze od nich tylko to, co trafia na fakturę: kursanta, kwotę i termin. Nie zastąpi kasy fiskalnej, jeśli Twoja sprzedaż kursantom prywatnym jej wymaga. Ten obowiązek ustal z księgową.
Pytania przed wyborem programu
Czy faktura dla kursanta prywatnego musi mieć NIP?
Nie. Fakturę dla osoby prywatnej wystawiasz z imieniem, nazwiskiem i adresem. Nie musi trafiać do KSeF, a program wyśle ją mailem jako PDF.
Czy mogę wystawić fakturę za kurs opłacony przez firmę, a prowadzony dla jednego pracownika?
Tak. Nabywcą jest firma, która płaci, a w pozycji wpisujesz kurs i imię oraz nazwisko uczestnika. Taka faktura idzie do KSeF jak każda inna faktura dla firmy.
Czy szkoła może wystawiać faktury z telefonu?
Tak. Program działa w przeglądarce telefonu bez instalacji, więc fakturę za lekcję wyjazdową u klienta wystawisz od razu po zajęciach. Więcej o tym na stronie aplikacja do wystawiania faktur.