Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Fakturowalnia wczytuje plik CSV z fakturami sprzedaży, sprawdza całą partię w strukturze FA(3), nadaje numery z Twojej serii i wysyła każdą fakturę do KSeF oraz mailem do nabywcy. Do 500 faktur naraz. Jeśli choć jeden wiersz ma błąd, nie powstaje żaden numer, a Ty dostajesz listę poprawek.
Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty. Import partią jest od planu Firma, 299 zł netto miesięcznie.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Każdy wiersz CSV staje się taką fakturą: nabywca po NIP, pozycja, cena netto i stawka VAT. Podgląd i plik KSeF w strukturze FA(3) liczą się na żywo. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
KSeF nie przyjmie arkusza ani pliku CSV. Przyjmuje tylko faktury XML w strukturze FA(3), każdą osobno albo w paczce wsadowej. Program robi tę zamianę za Ciebie: z jednego pliku powstaje cała partia faktur gotowych do wysyłki.
| grupa | nabywca | nip | pozycja | cena | stawka |
|---|---|---|---|---|---|
| A-001 | Serwis Rowerowy Kos | 526 ••• •• 74 | Abonament serwisowy | 890,00 | 23 |
| A-001 | Serwis Rowerowy Kos | 526 ••• •• 74 | Dojazd technika | 120,00 | 23 |
| A-002 | Piekarnia Pod Lipą | 779 ••• •• 21 | Abonament serwisowy | 890,00 | 23 |
| A-003 | Gabinet Stomatologiczny Uśmiech | 676 ••• •• 29 | Przegląd urządzeń | 1 450,00 | 23 |
Dwa wiersze z grupą A-001 to jedna faktura z dwiema pozycjami. Przykład ilustracyjny, firmy i kwoty zmyślone.
partia zatrzymana, 0 numerów nadanych
247 z 247 w KSeF
Najgorsze, co może się stać przy masowym wystawianiu faktur, to partia wystawiona w połowie. Sto faktur ma numery, czterdzieści nie, a Ty nie wiesz, które poszły do KSeF. Dlatego program najpierw sprawdza każdą fakturę z pliku tak, jak sprawdziłby ją KSeF, a dopiero gdy wszystkie są poprawne, nadaje numery i wysyła.
Błędy dostajesz w jednym miejscu, z numerem wiersza i nazwą pola: niepoprawny NIP, brak adresu, stawka spoza listy, data, której nie da się odczytać, waluta obca w planie, który jej nie obejmuje. Poprawiasz plik w arkuszu i wczytujesz go jeszcze raz.
Nagłówek w pierwszym wierszu, kolumny w dowolnej kolejności. Program rozpoznaje też typowe nazwy z eksportów, na przykład „kontrahent” zamiast „nabywca” albo „cena_netto” zamiast „cena”. Plik z polskiego Excela w kodowaniu Windows-1250 wczyta się bez zamiany znaków.
| Kolumna | Wymagana | Co wpisać |
|---|---|---|
| nabywca | tak | nazwa firmy albo imię i nazwisko nabywcy |
| adres | tak | ulica, kod i miasto w jednej komórce |
| pozycja | tak | nazwa towaru albo usługi |
| cena | tak | cena netto za jednostkę |
| nip | przy firmach | dziesięć cyfr, z kreskami albo bez |
| grupa | przy kilku pozycjach | ten sam znacznik w kilku wierszach łączy je w jedną fakturę |
| stawka | nie | 23, 8, 5, 0, zw albo np, domyślnie 23 |
| ilosc, jednostka | nie | domyślnie 1 szt. |
| data_wystawienia, data_sprzedazy, termin | nie | daty faktury, puste dostają wartości domyślne |
| nie | adres, na który pójdzie PDF faktury | |
| waluta | nie | PLN albo kod waluty obcej, kurs NBP liczy program |
Plik XLSX zapisz w arkuszu jako CSV. Firma zwolniona z VAT dostaje z importu rachunki albo faktury bez VAT, zależnie od ustawień firmy.
Pierwsza partia zajmuje najwięcej czasu, bo ustawiasz eksport w swoim systemie albo arkuszu. Każda kolejna to wczytanie pliku i kilka sekund czekania.
Raz nadajesz programowi uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF. Bez logowania do aplikacji ministerstwa przy każdej partii.
Eksportujesz faktury z systemu sprzedaży albo zapisujesz arkusz jako CSV z nagłówkiem. Wzór kolumn jest przy formularzu importu.
Program sprawdza całą partię. Gdy są błędy, widzisz je z numerem wiersza i nic nie zostaje wystawione.
Poprawna partia dostaje numery z Twojej serii, idzie do KSeF i mailem do nabywców. Statusy KSeF widzisz przy każdej fakturze.
Hurtownia, dystrybutor albo firma serwisowa ma zamówienia w systemie sprzedaży, który nie wysyła faktur do KSeF albo robi to tylko w droższym module. Eksport do CSV ma prawie każdy system, więc partia z całego dnia albo miesiąca idzie do KSeF jednym plikiem. Gdy wolisz bez plików, faktury z systemu przyjmie API programu w planie Biuro.
Szkoła językowa z firmami jako klientami, serwis urządzeń, dostawca oprogramowania z rozliczeniem za użycie. Kwoty zmieniają się co miesiąc, więc liczysz je w arkuszu, a potem przepisujesz do faktur. Stałe kwoty lepiej ustawić raz jako faktury cykliczne, a zmienne wczytywać co miesiąc z pliku.
Klient przysyła listę sprzedaży w arkuszu i prosi o wystawienie faktur. W planie Biuro każda firma klienta ma własny NIP, serię i połączenie z KSeF, a import robisz w kontekście tej firmy. Szczegóły są na stronie program dla biura rachunkowego.
Każda z trzech dróg prowadzi do tych samych faktur w KSeF. Różnią się tym, ile pracy kosztuje partia i kto odpowiada za zmiany w strukturze faktury.
| Kryterium | Fakturowalnia | Bezpłatna aplikacja KSeF | Własna integracja z API KSeF |
|---|---|---|---|
| Wiele faktur naraz | do 500 w partii z CSV | pojedynczo | tak, w sesji wsadowej |
| Źródło danych | plik CSV albo API programu | formularz | Twój system |
| Walidacja przed wysyłką | cała partia, z numerem wiersza | przy każdej fakturze | do zbudowania |
| PDF i mail do nabywcy | tak | nie | do zbudowania |
| Pilnowanie zapłaty | przypomnienia i wpłaty z wyciągu | nie | do zbudowania |
| Zmiany struktury FA | po naszej stronie | po stronie ministerstwa | po Twojej stronie |
| Koszt | od 149 zł netto miesięcznie rocznie | 0 zł | czas programisty i utrzymanie |
Faktury kosztowe, które dostawcy wystawiają Tobie, ściąga z KSeF program do pobierania faktur z KSeF. Sprzedaż i koszty trafiają potem jednym plikiem do księgowej przez eksport faktur do księgowości.
Import partią z pliku CSV jest w planie Firma i wyższych. O wyborze planu decyduje głównie liczba faktur w miesiącu i to, czy faktury mają przychodzić z pliku, czy przez API.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Przy imporcie faktur |
|---|---|---|---|
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | import CSV do 500 faktur w partii, 1 000 dokumentów miesięcznie, 5 osób |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | 5 000 dokumentów, do 25 firm, API REST, statusy KSeF zbiorczo |
| Enterprise | 798 zł | 399 zł (4 788 zł rocznie) | bez limitu dokumentów, firm i użytkowników |
Plan Start za 199 zł netto ma 150 dokumentów i wystawianie ręczne. Wszystkie limity są w cenniku programu do faktur. Ceny netto, do tego VAT.
KSeF przyjmuje faktury wyłącznie jako pliki XML w strukturze FA(3), więc arkusza ani CSV nie wyślesz tam bezpośrednio. Wczytujesz plik CSV do programu do faktur, który zamienia każdy wiersz na fakturę FA(3), sprawdza ją ze schematem, nadaje numer i wysyła do KSeF przez połączenie z Twoim uprawnieniem. Jak nadać to uprawnienie, opisujemy na stronie integracja z KSeF.
Tak. KSeF ma tryb wsadowy dla wielu faktur, a programy do faktur wysyłają całe partie za Ciebie. W Fakturowalni jedna partia z pliku CSV mieści do 500 faktur. Każda dostaje własny numer KSeF, który widzisz przy fakturze w programie.
Zapisz arkusz jako plik CSV z nagłówkiem w pierwszym wierszu: nabywca, NIP, adres, pozycja, ilość, cena netto i stawka VAT. Wczytaj go w programie do faktur z importem do KSeF. Program rozpozna kodowanie polskiego Excela, połączy wiersze z tym samym numerem grupy w jedną fakturę i wyśle całość do KSeF.
Cała partia zostaje zatrzymana i nie powstaje żaden numer. Dostajesz listę błędów z numerem wiersza i polem, na przykład niepoprawny NIP albo brak adresu nabywcy. Poprawiasz plik i wczytujesz go ponownie, więc w numeracji nie ma dziur ani faktur wystawionych w połowie.
Tak. Oprócz pliku CSV faktury możesz wystawiać przez API REST programu, na przykład prosto z systemu sprzedaży albo sklepu B2B. Program buduje z nich faktury FA(3) i wysyła do KSeF. API jest w planie Biuro za 399 zł netto miesięcznie i w planie Enterprise.
Import faktur partią z pliku CSV jest w planie Firma za 299 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 149 zł miesięcznie, z limitem 1 000 dokumentów w miesiącu. Plan Biuro za 399 zł netto ma 5 000 dokumentów, do 25 firm i API, a plan Enterprise nie ma limitu dokumentów.
Załóż konto, nadaj programowi uprawnienie w KSeF i wczytaj pierwszy plik. Jeśli coś w nim nie pasuje, zobaczysz to przed wystawieniem, a nie po. Więcej o samym połączeniu z KSeF przeczytasz na stronie program do faktur z KSeF.