Przejdź do treści
Fakturowalnia

Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.

Integracja z KSeF dla sklepu, CRM i ERP bez pisania własnej bramki

Integracja z KSeF to dla firmy z własnym sklepem internetowym, CRM albo ERP zwykle kilka tygodni pracy programisty: uwierzytelnienie, schemat FA(3), obsługa sesji, odrzuceń i trybu awaryjnego. Fakturowalnia stoi pomiędzy Twoim systemem a KSeF. Twój system wysyła do nas dane faktury w prostym formacie JSON, a my wystawiamy dokument, walidujemy go, przesyłamy do KSeF i oddajemy numer KSeF przez webhook.

Wystaw próbną fakturę

Integracja z KSeF dla firm, które sprzedają we własnym systemie

Ta strona jest dla zespołów, w których faktura rodzi się poza programem do faktur: w koszyku sklepu, w module rozliczeń aplikacji abonamentowej, w CRM po wygranej szansie sprzedaży albo w ERP po wydaniu towaru. Takie firmy nie chcą przepisywać zamówień do osobnego programu, a jednocześnie nie chcą utrzymywać własnego połączenia z systemem Ministerstwa Finansów.

  • sklep internetowy, który wystawia fakturę po opłaceniu zamówienia
  • aplikacja abonamentowa, która fakturuje odnowienia planów
  • CRM albo ERP, w którym handlowiec zamyka sprzedaż
  • firma, która chce mieć faktury z kilku kanałów sprzedaży w jednym rejestrze i jednej serii numeracji

Jeśli wystawiasz faktury ręcznie w przeglądarce, wystarczy Ci zwykły KSeF program i nie potrzebujesz integracji.

API REST do faktur i KSeF w jednym wywołaniu

API przyjmuje dane dokumentu: nabywcę, pozycje, stawki VAT, walutę, termin płatności i serię numeracji. Resztę robi Fakturowalnia. Numer nadawany jest z serii w formacie FV/<seria>/<rok>/<miesiąc>/<licznik>, więc faktury ze sklepu i faktury wystawiane ręcznie w biurze nie mają dziur w ciągu numerów.

  • tworzenie faktur VAT, proform, korekt i faktur zaliczkowych
  • pobieranie PDF z numerem KSeF i UPO
  • odczyt statusu KSeF każdego dokumentu
  • lista faktur kosztowych pobranych z KSeF, gotowa do przeniesienia do Twojego systemu zakupowego
  • kontrahenci, produkty i serie numeracji jako osobne zasoby

Walidacja FA(3) działa tak samo jak w formularzu: błędne dane wracają od razu w odpowiedzi z opisem pola, zanim dokument dostanie numer w serii.

Webhooki ze statusami KSeF zamiast odpytywania co minutę

Wysyłka do KSeF jest asynchroniczna: system ministerstwa przyjmuje dokument, a numer KSeF nadaje po chwili. Zamiast odpytywać nas w pętli, podajesz adres, na który wysyłamy powiadomienie przy każdej zmianie stanu.

  • faktura wystawiona i przekazana do wysyłki
  • numer KSeF nadany, razem z numerem i datą nadania
  • faktura odrzucona przez KSeF, z kodem i opisem błędu po polsku
  • faktura wystawiona w trybie offline albo awaryjnym i dosłana później
  • wpłata oznaczona z wyciągu bankowego

Każde powiadomienie jest podpisane, więc po swojej stronie sprawdzasz, że pochodzi od Fakturowalni. Nieodebrane powiadomienie ponawiamy, a historia dostarczeń jest widoczna w panelu.

Idempotencja: jedno zamówienie, jedna faktura

Najczęstszy błąd domowych integracji z KSeF to podwójna faktura, gdy sklep ponowi żądanie po przerwanym połączeniu. Każde wywołanie tworzące dokument przyjmuje klucz idempotencji, na przykład numer zamówienia. Gdy to samo żądanie przyjdzie drugi raz, API zwraca już istniejącą fakturę zamiast wystawiać nową. Numeracja zostaje ciągła, a nabywca nie dostaje dwóch dokumentów w KSeF.

Import CSV dla firm bez programisty

Nie każdy system sprzedaży ma możliwość wywołania API. Jeśli Twój sklep albo program magazynowy potrafi wyeksportować zamówienia do pliku, wczytujesz plik CSV do Fakturowalni, a program wystawia faktury partią i wysyła je do KSeF. Import klientów z CSV jest w każdym planie, a faktury partią z pliku wystawiasz w planie Firma i wyższych.

  • mapowanie kolumn zapamiętywane dla kolejnych plików
  • podgląd i walidacja FA(3) całej partii przed wystawieniem
  • raport, które wiersze przeszły, a które wymagają poprawy

Tak samo przenosisz klientów i historię z poprzedniego programu przy starcie.

API REST i webhooki są w planie Biuro i Enterprise

Integrację przez API udostępniamy w planach, w których firma wystawia dużo dokumentów i potrzebuje stabilnych limitów. Plan Biuro kosztuje 399 zł netto miesięcznie albo 3 990 zł rocznie (332 zł miesięcznie w rozliczeniu rocznym) i obejmuje 5 000 dokumentów miesięcznie, do piętnastu użytkowników i priorytetową pomoc mailową. Enterprise to wycena indywidualna na umowę roczną: bez limitu dokumentów, z pomocą w 1 godzinę roboczą, opiekunem konta i wdrożeniem. W planie Firma działa import faktur partią z pliku CSV, a w planie Start import klientów z CSV. Szczegóły w cenniku programu do faktur, a bezpieczeństwo danych opisujemy na stronie bezpieczeństwo.

  • Biuro: API REST, webhooki, 5 000 dokumentów miesięcznie
  • Enterprise: API bez limitu, SSO, pomoc w 1 godzinę roboczą, audit log, umowa powierzenia
  • Firma: import faktur partią z CSV i wysyłka do KSeF
  • Start: import klientów z CSV i ręczne wystawianie z wysyłką do KSeF

Pytania o program do faktur

FAQ

Nie. Połączenie z KSeF konfigurujesz raz w Fakturowalni, a Twój system rozmawia tylko z naszym API. Obsługę sesji, schematu FA(3) i odrzuceń bierzemy na siebie.

Przez webhook z numerem KSeF i datą nadania. Ten sam status odczytasz też wywołaniem API albo w rejestrze faktur w panelu.

Przy kluczu idempotencji API zwróci istniejącą fakturę zamiast tworzyć drugą, więc numeracja zostaje ciągła.

Import klientów z CSV działa w każdym planie, a import faktur partią z pliku od planu Firma. API REST i webhooki są w planie Biuro i Enterprise.

Podłącz swój system do KSeF przez Fakturowalnię

Załóż konto, połącz firmę z KSeF i przekaż klucz API zespołowi, który utrzymuje sklep albo ERP. Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty.

Zobacz cennik