Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku faktury od polskich dostawców trafiają do Twojej firmy przez KSeF, a nie mailem. Fakturowalnia łączy się z KSeF jeden raz, potem sama regularnie pobiera każdą fakturę, na której jesteś nabywcą, i odkłada ją do rejestru kosztów z kwotą, terminem płatności i numerem KSeF. Na koniec miesiąca faktury kosztowe idą do księgowej w jednej paczce razem ze sprzedażą.
Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty. Pobieranie faktur z KSeF jest w każdym planie, od 59 zł netto miesięcznie.
| Dostawca | Brutto | Termin | Status |
|---|---|---|---|
| Dostawca internetu | 184,50 zł | 02.10 | Nowa |
| Hurtownia biurowa | 1 230,00 zł | 07.10 | Nowa |
| Leasing auta | 2 091,00 zł | 15.10 | Sprawdzona |
| Biuro coworkingowe | 738,00 zł | 10.10 | Do księgowej |
Przykładowy widok rejestru. Każdy wiersz ma numer KSeF, podgląd faktury i datę otrzymania.
Od 1 lutego 2026 roku wszystkie firmy odbierają faktury przez Krajowy System e-Faktur, także te, które same jeszcze nie wystawiają faktur w KSeF. Faktura jest otrzymana z chwilą nadania numeru KSeF, a nie wtedy, gdy ktoś w firmie ją otworzy. To zmienia prostą rzecz: termin płatności biegnie, nawet jeśli nikt nie zajrzał do systemu.
Terminy dla wystawiania faktur opisujemy we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Pobrana faktura kosztowa nie jest plikiem XML w folderze. To wiersz w rejestrze kosztów, który ktoś sprawdza, opłaca i przekazuje do księgowości.
Pierwszy krok robisz raz. Dwa kolejne dzieją się co miesiąc same, a Ty tylko zatwierdzasz koszty.
Osoba uprawniona w firmie nadaje dostęp do odczytu faktur w KSeF albo wgrywasz certyfikat KSeF. Do systemu ministerstwa logujesz się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym tylko ten jeden raz. Program przypomina o wygasającym certyfikacie.
Fakturowalnia sprawdza KSeF w tle i dopisuje nowe faktury do rejestru kosztów z dostawcą, kwotą, terminem płatności i numerem KSeF. Nie ściągasz plików i nie pilnujesz, czy coś doszło.
Oznaczasz koszty jako sprawdzone, a na koniec miesiąca księgowa dostaje paczkę z fakturami kosztowymi i sprzedażą. Plik importu przygotowujemy dla Symfonii, Optimy, enova, Rewizora i wFirmy albo jako CSV.
Ministerstwo Finansów daje darmowe narzędzie i przy kilku kosztach miesięcznie ono wystarczy. Różnica zaczyna się, gdy faktur i osób jest więcej.
| Co jest potrzebne | Fakturowalnia | Aplikacja Podatnika KSeF | Pobieranie przez biuro rachunkowe |
|---|---|---|---|
| Koszt | od 59 zł netto miesięcznie, razem z wystawianiem faktur | 0 zł | zależy od umowy z biurem |
| Logowanie przy każdym pobraniu | nie, połączenie jednorazowe | tak, Profil Zaufany albo podpis kwalifikowany | po stronie biura |
| Nowe faktury pojawiają się same | tak, pobieranie w tle | nie, trzeba wejść i sprawdzić listę | zwykle raz w miesiącu |
| Terminy płatności kosztów w jednym widoku | tak, rejestr sortowany po terminie | nie | rzadko, biuro księguje, nie płaci |
| Status sprawdzenia i akceptacji w zespole | tak, role i statusy | nie | nie |
| Wysyłka faktur sprzedaży do KSeF | tak, z walidacją FA(3) przed wysyłką | tak, formularz ręczny | zależy od biura |
| Kiedy to najlepszy wybór | kilkunastu dostawców i więcej, zespół, stała paczka dla księgowej | kilka faktur kosztowych miesięcznie | gdy biuro i tak prowadzi całą dokumentację |
Hurtownie, media, leasing, podwykonawcy, oprogramowanie. Przy kilkudziesięciu fakturach kosztowych miesięcznie ręczne przeglądanie KSeF zjada godzinę tygodniowo i łatwo przeoczyć dokument. Rejestr kosztów z terminami pokazuje od razu, co przyszło i co trzeba opłacić.
Kierownik projektu potwierdza fakturę podwykonawcy, właściciel akceptuje przelew, księgowa dostaje komplet. Każda osoba ma własne konto, a status faktury mówi, na jakim etapie jest koszt, bez maili typu „czy ktoś widział fakturę od…”.
Klient nadaje biuru uprawnienie w KSeF, a biuro widzi faktury wszystkich obsługiwanych firm w jednym panelu, zamiast logować się osobno za każdego klienta. Plan Biuro obejmuje do dwudziestu pięciu firm, szczegóły na stronie program dla biura rachunkowego.
Pobieranie faktur kosztowych nie jest płatnym dodatkiem. Każdy plan ma w cenie wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF i odbiór faktur kosztowych, a różni się liczbą dokumentów, użytkowników i firm.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 49 zł (590 zł rocznie) | jedna firma, jeden użytkownik, do 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 149 zł | 124 zł (1 490 zł rocznie) | zespół do pięciu osób, do 1 000 dokumentów miesięcznie |
| Biuro | 399 zł | 332 zł (3 990 zł rocznie) | do 25 firm klientów i 15 użytkowników biura |
| Enterprise | wycena indywidualna | umowa roczna | bez limitu dokumentów |
Pełne porównanie planów jest w cenniku programu do faktur. Ceny są netto, do tego VAT.
Fakturę kosztową pobierasz z KSeF przez darmową Aplikację Podatnika KSeF po zalogowaniu Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, albo przez program do faktur połączony z KSeF. W Fakturowalni łączysz firmę z KSeF jeden raz, a program sam regularnie pobiera wszystkie faktury, na których jesteś nabywcą, i układa je w rejestrze kosztów. Jeśli nie masz jeszcze podpisu, podpis kwalifikowany dla firmy załatwisz w abonamencie i użyjesz go też do nadania uprawnień w KSeF.
Tak, jeśli korzystasz z programu połączonego z KSeF przez uprawnienie albo certyfikat KSeF. Logujesz się do systemu ministerstwa tylko raz, żeby nadać dostęp, a potem program pobiera faktury kosztowe sam, bez codziennego logowania i bez ręcznego ściągania plików XML.
Faktura wystawiona w KSeF jest otrzymana przez nabywcę z chwilą nadania jej numeru KSeF, a nie z chwilą, gdy ją otworzysz. Termin płatności liczy się więc od dnia, w którym faktura pojawiła się w systemie, dlatego faktury kosztowe trzeba sprawdzać regularnie. Drogę faktury opisujemy we wpisie faktury w KSeF krok po kroku.
Tak. Klient nadaje biuru uprawnienie do odczytu faktur w KSeF, a biuro pobiera dokumenty wszystkich firm, które obsługuje. W planie Biuro Fakturowalnia pokazuje faktury i statusy KSeF do dwudziestu pięciu firm klientów w jednym panelu.
Przy kilku fakturach kosztowych miesięcznie darmowa Aplikacja Podatnika KSeF wystarczy. Program do pobierania faktur opłaca się, gdy dostawców jest więcej, gdy koszty sprawdza kilka osób albo gdy księgowa ma dostawać dokumenty bez Twojego udziału.
Dostawca z zagranicy bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie wystawia faktur w KSeF, więc jego faktury nadal przychodzą mailem lub przez jego portal. KSeF i program do pobierania faktur obejmują faktury od polskich podatników, a dokumenty zagraniczne przekazujesz księgowej tak jak dotąd.
Załóż konto, połącz firmę z KSeF i zobacz faktury kosztowe z ostatnich tygodni w jednym rejestrze. W tym samym programie wystawisz faktury VAT i ustawisz faktury cykliczne dla stałych klientów.