System fakturowania dla firm, w których faktury wystawia kilka osób
Kiedy w firmie od dziesięciu do pięćdziesięciu osób faktury wystawia handlowiec, kierownik projektu i dział administracji, program dla jednej osoby przestaje wystarczać. Fakturowalnia to system fakturowania z rolami, akceptacjami, osobnymi seriami numeracji i jednym rejestrem wpłat, w którym każdy robi swoją część, a zarząd widzi całość.
Role w systemie fakturowania: kto wystawia, kto zatwierdza, kto tylko patrzy
Najwięcej błędów w fakturach średniej firmy bierze się z tego, że każdy ma pełny dostęp do wszystkiego. W Fakturowalni każdy użytkownik dostaje jedną z trzech ról, a zakres widoczności możesz zawęzić do wybranej serii albo działu.
- wystawiający: przygotowuje faktury, proformy i korekty, ale nie wysyła ich do KSeF bez akceptacji, gdy akceptacje są włączone
- akceptujący: sprawdza i zatwierdza dokumenty, po czym trafiają one do KSeF
- podgląd: widzi rejestr, statusy i należności bez prawa zmian, na przykład zarząd albo zewnętrzna księgowa
- historia zmian każdego dokumentu z nazwą osoby i godziną
Akceptacja faktur przed wysyłką do KSeF
Faktura wysłana do KSeF jest otrzymana przez nabywcę z chwilą nadania numeru. Pomyłki nie da się już po cichu usunąć, można ją tylko skorygować. Dlatego w firmie z wieloma wystawiającymi warto, żeby ktoś spojrzał na dokument, zanim wyjdzie. System fakturowania kieruje fakturę do akceptującego, a ten zatwierdza ją albo odsyła z komentarzem.
- akceptacja dla wszystkich faktur albo tylko powyżej ustalonej kwoty
- lista dokumentów czekających na zatwierdzenie z powiadomieniem mailowym
- zatwierdzanie także z telefonu, opisane na stronie aplikacja do wystawiania faktur
- walidacja FA(3) przed akceptacją, więc akceptujący ocenia treść, a nie format
Własne serie numeracji dla działów i oddziałów
Każdy dział albo oddział może mieć własną serię, na przykład FV/WA/2026/09/47312 dla Warszawy i FV/KR/2026/09/31208 dla Krakowa. Licznik w każdej serii rośnie o jeden i nie zeruje się co miesiąc, a ustawa o VAT wprost dopuszcza numerację w wielu seriach. Faktury, proformy i korekty mają osobne liczniki, więc w ciągu faktur nie ma dziur.
- przypisanie serii do użytkownika albo działu
- szablon PDF z logo i danymi oddziału
- raport sprzedaży w podziale na serie
Import wyciągu i jeden rejestr należności
W firmie z setkami faktur miesięcznie dopasowanie przelewów ręcznie zajmuje dni. System fakturowania importuje wyciąg w formacie MT940 albo CSV i dopasowuje wpłaty do faktur po numerze w tytule i kwocie. To, czego nie da się dopasować, trafia na krótką listę do ręcznego przypisania.
- wpłaty częściowe i nadpłaty widoczne przy fakturze
- sekwencje przypomnień przed i po terminie dla każdego klienta
- nota odsetkowa i wezwanie do zapłaty z szablonu
- raport należności po terminie dla zarządu
Szczegóły na stronie monitoring należności.
System fakturowania połączony z KSeF i działem księgowym
Wszystkie faktury sprzedażowe trafiają do KSeF z jednego miejsca, a faktury kosztowe są pobierane z KSeF do wspólnego rejestru. Księgowość dostaje eksport do swojego programu przez plik (Symfonia, Optima, enova, Rewizor, wFirma) albo JPK_FA. Opis eksportu jest na stronie program do faktur z JPK, a połączenie przez API w planie Biuro na stronie integracja z KSeF.
- faktury cykliczne dla umów abonamentowych i serwisowych
- waluty obce z kursem średnim NBP
- kontrola NIP na białej liście VAT
Plany dla zespołów i większych firm
Ceny netto, do każdej doliczamy VAT. Rok w cenie dziesięciu miesięcy.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Firma | 149 zł | 1 490 zł | do pięciu użytkowników, do 1 000 dokumentów miesięcznie |
| Biuro | 399 zł | 3 990 zł | do piętnastu użytkowników, do 5 000 dokumentów, API |
| Enterprise | wycena indywidualna | umowa roczna | bez limitu, SSO, pomoc w 1 godzinę roboczą, audit log, opiekun konta |
Firmy, które potrzebują więcej niż piętnastu użytkowników, logowania przez Microsoft Entra ID lub Google Workspace albo umowy powierzenia, wybierają Enterprise. Porównanie w cenniku.
Pytania o program do faktur
FAQTak. Użytkownik widzi i wystawia dokumenty tylko w seriach, które mu przypiszesz.
Nie. Włączasz ją dla całej firmy, dla wybranych serii albo tylko dla faktur powyżej ustalonej kwoty.
Tak. Klientów i towary importujesz z pliku CSV, a w każdej serii ustawiasz ostatni wykorzystany numer. W planie Enterprise migrację prowadzi nasz zespół.
Tak, w planie Enterprise: SSO przez SAML, Microsoft Entra ID i Google Workspace.
Uporządkuj fakturowanie w całym zespole
Załóż konto, dodaj użytkowników z właściwymi rolami i ustaw serie dla działów. Jeśli potrzebujesz wdrożenia i SSO, napisz na kontakt@fakturowalnia.pl.