Dlaczego firmy szukają czegoś zamiast Subiekta GT
Subiekt GT to program handlowo-magazynowy InsERT instalowany na komputerze z Windows, z bazą danych na tym samym komputerze albo na serwerze w biurze. Przez lata był domyślnym wyborem małych firm w Polsce i wiele z nich używa go do dziś. Pytanie o następcę wraca zwykle w trzech sytuacjach.
Pierwsza to KSeF. Faktury w KSeF działają w aktualnych wersjach programu, więc firma, która od lat siedziała na starej wersji bez aktualizacji, musi zdecydować, czy dopłaca do aktualnej, czy zmienia narzędzie. Druga to praca poza biurem: wystawienie faktury z telefonu albo z domu wymaga przy Subiekcie pulpitu zdalnego albo serwera. Trzecia to wymiana komputera, na którym stoi baza, i pytanie, kto zrobi przeniesienie i kopie zapasowe.
Żaden z tych powodów nie oznacza, że Subiekt jest złym programem. Oznacza tylko, że warto sprawdzić, czy wciąż płacisz za funkcje, których używasz.
Co zamiast Subiekta GT?
To zależy od tego, do czego używasz Subiekta. Firma z magazynem, stanami i kasą fiskalną zostaje przy Subiekcie GT albo przechodzi na Subiekt nexo z tej samej rodziny. Firma, która w Subiekcie głównie wystawia faktury, lepiej wychodzi na programie do faktur w przeglądarce z KSeF, przypomnieniami o zapłacie i plikiem EPP dla biura.
| Kryterium | Zostać przy Subiekcie GT | Przejść na Subiekt nexo | Program do faktur w przeglądarce |
|---|---|---|---|
| Dla kogo | sklep, hurtownia, magazyn z działającymi integracjami | firma handlowa, która chce nowszej linii InsERT | usługi, projekty, firmy bez magazynu |
| Magazyn i stany | tak | tak | nie |
| Kasa fiskalna i paragony | tak | tak | nie |
| KSeF | w aktualnej wersji | tak | tak, w każdym planie |
| Praca z telefonu i z domu | przez pulpit zdalny | zależnie od konfiguracji | z przeglądarki, bez instalacji |
| Kopie zapasowe | po Twojej stronie | po Twojej stronie | po stronie dostawcy |
| Plik EPP dla biura na Rewizorze | tak | tak | zależy od programu, w Fakturowalni tak |
| Przypomnienia o zapłacie | dodatki albo ręcznie | dodatki albo ręcznie | wbudowane |
Uczciwie o ostatniej kolumnie: program do faktur nie zastąpi Subiekta w sklepie z magazynem. Jeśli codziennie przyjmujesz towar, drukujesz paragony i pilnujesz stanów, zmiana na program bez magazynu zabierze Ci więcej, niż da.
Jaki program zamiast Subiekta GT, gdy nie mam magazynu?
Program do faktur w przeglądarce. Bez magazynu z Subiekta zostaje wystawianie faktur, baza kontrahentów i plik dla księgowej, a to robi każdy dobry program online z KSeF. Zyskujesz dostęp z dowolnego miejsca, pracę zespołu bez licencji na stanowisko i kopie zapasowe po stronie dostawcy.
Taki profil ma bardzo wiele firm na Subiekcie: biuro projektowe, firma serwisowa, agencja, wykonawca usług. Subiekt kupiono kiedyś „na zapas”, bo był pod ręką, a magazyn stoi pusty od lat. Ogólne plusy i minusy programów online opisaliśmy we wpisie program do faktur w chmurze. Tu skupiamy się na tym, co jest specyficzne dla odchodzenia od Subiekta.
Czy po zmianie programu biuro rachunkowe dostanie plik EPP?
Tak, jeśli nowy program go tworzy. Fakturowalnia zapisuje faktury, korekty i kontrahentów do pliku EPP w formacie EDI++, który Rewizor i Rachmistrz wczytują tak samo jak plik z Subiekta. Biuro nie zmienia niczego po swojej stronie poza nazwą nadawcy przy pierwszym imporcie.
To ważniejsze, niż się wydaje. Wiele biur rachunkowych zbudowało obsługę klientów właśnie na wymianie EPP między Subiektem a Rewizorem. Jeśli nowy program daje tylko PDF-y albo arkusz, biuro wraca do przepisywania faktur i zwykle dolicza to do swojej faktury. Zanim wybierzesz następcę Subiekta, zapytaj księgową, w jakim programie pracuje, i sprawdź, czy nowy program ma dla niego plik. Jak wygląda to w praktyce, pokazujemy na stronie import faktur do Rewizora.
Jak przejść z Subiekta GT na program do faktur w pięciu krokach
- Termin: wybierz pierwszy dzień miesiąca. Wtedy jeden okres rozliczeniowy jest w całości w jednym programie, a księgowa dostaje jeden plik.
- Kontrahenci: wyeksportuj listę kontrahentów z Subiekta do arkusza, zapisz jako CSV i wczytaj do nowego programu. W Fakturowalni import kartoteki jest w każdym planie.
- Numeracja: ustaw serię i kolejny numer tak, żeby faktury szły dalej bez dziury i bez powtórzeń.
- KSeF: nadaj nowemu programowi uprawnienia w KSeF albo podłącz token. Faktury kosztowe od dostawców zacznie wtedy zbierać program do pobierania faktur z KSeF.
- Biuro: wpisz adres księgowej i ustaw stałą miesięczną paczkę z plikiem EPP, JPK_FA i PDF-ami faktur.
Faktury powtarzalne, na przykład abonamenty serwisowe, ustawiasz od razu jako faktury cykliczne. To zwykle pierwsza rzecz, która oszczędza czas w porównaniu z kopiowaniem dokumentów w Subiekcie.
Co z fakturami wystawionymi wcześniej w Subiekcie?
Zostają w bazie Subiekta i tam je przechowujesz przez okres wymagany przepisami, zwykle pięć lat od końca roku podatkowego. Faktury wysłane do KSeF są też w KSeF. Do nowego programu przenosisz kontrahentów i numerację, a nie stare dokumenty.
W praktyce wystarczy zostawić Subiekt zainstalowany na jednym komputerze w trybie tylko do odczytu i zrobić pełną kopię bazy na nośnik zewnętrzny. Jeśli zamykasz biuro albo wymieniasz sprzęt, zadbaj o archiwizację dokumentów firmowych z kopią bazy i wydrukami rejestrów, żeby przy kontroli za 2024 albo 2025 rok nie szukać starego komputera. Gdy urząd zażąda wykazu faktur za okres po zmianie programu, JPK_FA wygenerujesz już w nowym.
Ile kosztuje zamiana Subiekta GT na program do faktur?
Program do faktur w przeglądarce kosztuje od kilkunastu do kilkuset złotych netto miesięcznie, zależnie od liczby osób, dokumentów i funkcji. W Fakturowalni plan Start to 199 zł netto miesięcznie, a w rozliczeniu rocznym 99 zł. Plik EPP dla Rewizora i pliki dla innych programów księgowych są od planu Firma, 299 zł netto albo 149 zł miesięcznie rocznie.
Porównując z Subiektem, licz nie tylko licencję, ale całość: aktualizacje potrzebne do KSeF według cennika producenta, dodatki do automatyzacji, serwis komputera z bazą, kopie zapasowe i czas księgowej na przepisywanie. Jeśli biuro pracuje na Rewizorze, wybór planu z plikiem EPP jest w praktyce obowiązkowy. Pełne limity planów są w cenniku programu do faktur.
Pytania o następcę Subiekta GT
Czy Subiekt nexo to dobry wybór zamiast Subiekta GT?
Tak, jeśli potrzebujesz magazynu i zostajesz w ekosystemie InsERT. Subiekt nexo to nowsza linia tego samego producenta, z podobną logiką pracy i wymianą danych z Rewizorem. Jeśli magazynu nie używasz, przejście na nexo jest zmianą programu instalowanego na inny program instalowany i nie rozwiązuje problemu pracy zdalnej ani kopii.
Czy w programie do faktur online wystawię fakturę z telefonu?
Tak. Program w przeglądarce działa na komputerze i na telefonie, bez instalacji i bez łączenia się z komputerem w biurze. To najczęstszy powód zmiany u firm serwisowych i wykonawców, którzy fakturują od razu po zakończeniu zlecenia.
Czy mogę wrócić do Subiekta, jeśli program online mi nie podejdzie?
Tak. Baza Subiekta zostaje na Twoim komputerze, a faktury z nowego programu są w KSeF i w pliku eksportu. Dlatego przejście warto zacząć od jednego miesiąca, kiedy oba programy są pod ręką, i dopiero potem zrezygnować z aktualizacji Subiekta.