Czym różni się program do faktur w chmurze od programu na komputer
W programie instalowanym baza faktur leży na dysku jednego komputera albo serwera w biurze. Ty odpowiadasz za kopie, aktualizacje i dostęp innych osób. W programie w chmurze baza jest u dostawcy, a Ty logujesz się z dowolnego urządzenia. Dostawca pilnuje kopii, wersji i zmian w przepisach.
| Kryterium | Program w chmurze | Program na komputer |
|---|---|---|
| Instalacja | brak, logowanie w przeglądarce | na każdym stanowisku |
| Aktualizacje pod KSeF i przepisy | w abonamencie, bez Twojego udziału | często płatne, instalujesz sam |
| Kopie zapasowe | codziennie u dostawcy | Twoja odpowiedzialność |
| Praca kilku osób | każdy ma konto i rolę | licencja na stanowisko albo serwer w sieci |
| Dostęp księgowej | własny login albo eksport w kilka kliknięć | wysyłanie plików mailem |
| Praca poza biurem | laptop, telefon, tablet | zdalny pulpit albo wcale |
| Praca bez internetu | nie | tak, ale wysyłka do KSeF i tak wymaga sieci |
| Model płatności | abonament miesięczny albo roczny | licencja plus opłaty za aktualizacje |
Dlaczego firmy przechodzą do chmury właśnie teraz
Przez lata program na komputerze w biurze był wystarczający. Faktury drukowało się albo wysyłało w PDF, a księgowa raz w miesiącu dostawała plik. KSeF zmienił trzy rzeczy naraz.
Po pierwsze, każda faktura musi trafić do systemu Ministerstwa Finansów, więc program potrzebuje stałego połączenia i uwierzytelnienia firmy w KSeF. Starsze wersje programów instalowanych tego nie mają i trzeba je wymienić albo kupić płatny moduł. Po drugie, faktur z numerem KSeF nie da się poprawić ani anulować, więc firmy z kilkoma osobami przy fakturach chcą, żeby ktoś sprawdził dokument przed wysyłką. W chmurze to zwykła rola i akceptacja, na komputerze osobna licencja. Po trzecie, faktury kosztowe od dostawców też przychodzą przez KSeF, a ich regularne pobieranie wygodniej zlecić programowi, który działa cały czas, niż komputerowi, który ktoś wyłącza na noc. Jak to wygląda w praktyce, opisujemy na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Czy program do faktur w chmurze jest bezpieczny?
Dobry program w chmurze jest zwykle bezpieczniejszy niż komputer w biurze, bo dane są szyfrowane, kopie zapasowe robią się codziennie, a awaria dysku czy kradzież laptopa nie oznacza utraty faktur. Najwięcej danych firmy tracą nie przez włamania do dostawców, tylko przez zepsuty dysk bez kopii albo komputer zaszyfrowany przez złośliwe oprogramowanie.
Przed zakupem zadaj dostawcy cztery pytania: gdzie stoją serwery z danymi, jak często robi kopie i gdzie je trzyma, czy jest logowanie dwuskładnikowe oraz czy każdy pracownik ma własne konto z ograniczonymi uprawnieniami. Nasze odpowiedzi są na stronie bezpieczeństwo danych. Jeśli firma trzyma w chmurze także stronę internetową i pocztę, warto wybrać hosting dla firm z serwerami w Polsce, żeby wszystkie dane klientów podlegały tym samym zasadom.
Czy program do faktur w chmurze działa bez internetu?
Nie, do wystawienia faktury potrzebne jest połączenie. Przy KSeF to mniejsza różnica, niż się wydaje, bo program instalowany też musi połączyć się z KSeF, żeby wysłać fakturę. Na awarię sieci w biurze wystarcza telefon z internetem mobilnym. Na awarię samego KSeF przepisy przewidują tryb awaryjny i tryb offline, w których fakturę wystawia się poza systemem i dosyła później.
Ile kosztuje program do faktur w chmurze?
Od kilkunastu do kilkuset złotych netto miesięcznie. Tańsze plany zwykle wystawiają i wysyłają faktury dla jednej osoby. Droższe dodają zespół z rolami, przypomnienia o zapłacie, faktury cykliczne i eksport do programu księgowego. Przy programie instalowanym porównuj nie samą licencję, tylko licencję plus coroczne aktualizacje, moduł KSeF i czas, który ktoś poświęca na kopie. Szczegółowe półki cenowe zebraliśmy we wpisie program do fakturowania z KSeF cena.
Abonament za program do faktur jest kosztem uzyskania przychodu, a czynny podatnik VAT odlicza VAT z faktury za abonament. W rozliczeniu rocznym płacisz zwykle mniej więcej za dziesięć miesięcy.
Jak przenieść dane z programu na komputerze do programu w chmurze?
Wyeksportuj listę kontrahentów i towarów do pliku CSV albo Excel i wczytaj ją w nowym programie. Numerację faktur ustaw tak, żeby nowa seria zaczynała się od kolejnego numeru. Starą bazę zachowaj do archiwum, a faktury wysłane do KSeF i tak zostają w KSeF. Cała przeprowadzka w małej firmie wygląda tak:
- Na koniec miesiąca wystaw ostatnie faktury w starym programie i zrób jego pełną kopię.
- Wyeksportuj kontrahentów, a jeśli masz katalog, także towary i usługi z cenami.
- Załóż konto w nowym programie, wpisz dane firmy i konto bankowe, a potem wczytaj pliki.
- Ustaw serie numeracji z kolejnym numerem po ostatniej fakturze ze starego programu.
- Połącz firmę z KSeF, wystaw pierwszą fakturę testowo dla siebie albo stałego klienta i sprawdź numer KSeF.
- Daj księgowej dostęp albo ustaw eksport w formacie jej programu, na przykład Optimy albo Symfonii.
Najczęstszy błąd przy przeprowadzce to dwie serie numerów prowadzone równolegle przez kilka dni. Wybierz jeden dzień przejścia i od niego wystawiaj faktury tylko w nowym programie. Jak eksport dla biura wygląda od strony plików, opisujemy na stronie eksport faktur do księgowości.
Komu program w chmurze opłaca się najbardziej
Jednoosobowa firma z kilkoma fakturami miesięcznie zyska na chmurze głównie spokój: brak kopii i aktualizacji. Największa różnica jest w trzech sytuacjach.
- kilka osób przy fakturach: handlowiec przygotowuje fakturę, właściciel ją akceptuje, księgowa ma wgląd. W chmurze każdy ma swoje konto, a w programie instalowanym to osobne licencje albo jeden wspólny login.
- praca w terenie: wykonawcy, serwisanci i handlowcy wystawiają fakturę na telefonie od razu po robocie. Przy dłuższych zleceniach z płatnością w transzach przydaje się program do faktur zaliczkowych, który rozlicza zaliczki na fakturze końcowej.
- klienci, którzy płacą po terminie: program w chmurze działa cały czas, więc sam wysyła przypomnienia przed terminem i po nim, a komputer w biurze robi to tylko wtedy, gdy jest włączony.
Pytania, które warto zadać przed zakupem
Programów w chmurze jest kilkadziesiąt, a większość wystawi poprawną fakturę. Różnią się tym, co dzieje się przed fakturą i po niej. Przed zakupem sprawdź:
- czy program wysyła faktury do KSeF automatycznie i pokazuje status przy każdej fakturze,
- czy korektę wystawia się z faktury pierwotnej, z jej numerem KSeF, bo korekt w KSeF będzie więcej niż wcześniej (szczegóły na stronie program do faktur korygujących),
- ile dokumentów miesięcznie mieści plan i czy korekty oraz proformy liczą się do limitu,
- czy możesz dodać drugą osobę z inną rolą bez zmiany planu,
- w jakim formacie program eksportuje dane dla księgowej i czy możesz pobrać wszystkie dane przy rezygnacji.
Pełną listę kryteriów wyboru, z pytaniami o windykację i faktury cykliczne, znajdziesz we wpisie jak wybrać program do faktur.
Fakturowalnia jako program do faktur w chmurze
Fakturowalnia działa w przeglądarce na komputerze i telefonie. Wysyła faktury do KSeF i pobiera faktury kosztowe, ma role i akceptację w zespole, faktury cykliczne, przypomnienia o zapłacie i eksport do Optimy, Symfonii, enova, Rewizora i wFirmy. Plan Start kosztuje 59 zł netto miesięcznie dla jednej osoby i 150 dokumentów, Firma 149 zł netto dla zespołu do pięciu osób, Biuro 399 zł netto dla biur rachunkowych i właścicieli kilku firm. Wszystkie limity są w cenniku programu do faktur.
Pytania o program do faktur w chmurze
Czy w programie w chmurze moje faktury są w KSeF, czy tylko u dostawcy?
W obu miejscach. Faktura wysłana do KSeF ma tam oficjalny egzemplarz z numerem KSeF, który zostaje niezależnie od programu. U dostawcy są dodatkowo historia wpłat, przypomnienia, notatki o klientach i ustawienia, dlatego przed rezygnacją z jakiegokolwiek programu pobierz pełny eksport.
Czy mogę wystawiać faktury w chmurze z telefonu?
Tak. Program w przeglądarce działa na telefonie bez instalowania aplikacji ze sklepu. Na telefonie najczęściej wystawia się faktury od razu po zleceniu i sprawdza, kto zapłacił. Więcej o pracy mobilnej piszemy na stronie aplikacja do faktur.
Czy księgowa musi mieć konto w tym samym programie?
Nie musi. Może dostać własny login z wglądem albo co miesiąc paczkę eksportu w formacie swojego programu księgowego. Biura rachunkowe, które obsługują wielu klientów, zwykle wolą eksport albo pobieranie faktur z KSeF bezpośrednio.