Czy agencja marketingowa musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Agencja wystawia faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, a jeśli jej sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto, od 1 lutego 2026 roku. Zwolnienie przejściowe do końca 2026 roku mają tylko firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Agencja z trzema klientami na abonamencie przekracza ten próg bez trudu.
Dla agencji ważniejsza od samego terminu jest zmiana nawyków. Faktura istnieje dopiero z numerem KSeF, więc poprawienie kwoty po wysyłce oznacza fakturę korygującą, a nie nowy PDF. Od 1 lutego 2026 roku przez KSeF przychodzą też faktury kosztowe od polskich podwykonawców: freelancerów, studiów produkcji wideo, drukarni. Terminy dla wszystkich firm zebraliśmy we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Co musi umieć program do faktur dla agencji marketingowej
Agencja nie potrzebuje magazynu ani kasy fiskalnej. Potrzebuje za to porządku przy wielu stałych klientach, zmiennych kwotach i kilku osobach, które dotykają faktur. Oto lista, od której warto zacząć porównanie programów.
- faktury cykliczne: abonament obsługi social media, SEO czy kampanii wystawia się sam co miesiąc, z terminem płatności z umowy
- zmienna pozycja przy stałej fakturze: abonament jest stały, a budżet mediowy, dodatkowe godziny grafika czy produkcja zmieniają się co miesiąc
- role i akceptacja: account manager przygotowuje fakturę, właściciel albo dyrektor finansowy zatwierdza ją przed wysyłką do KSeF
- proforma i zaliczka: przy kampanii z dużym budżetem klient płaci z góry, zanim agencja kupi media
- waluty: klienci z Niemiec, Czech czy Wielkiej Brytanii płacą w euro lub funtach, a księgowa potrzebuje kursu NBP
- przypomnienia o zapłacie: sekwencja maili przed terminem i po nim, żeby account manager nie musiał upominać klienta, z którym ma dobre relacje
- eksport dla księgowej: sprzedaż i koszty z KSeF w formacie programu, w którym pracuje biuro
Refaktura budżetu reklamowego: jak to wygląda na fakturze
Najczęstszy dylemat w agencjach performance to budżet mediowy klienta. Gdy agencja kupuje reklamę we własnym imieniu, ale na rzecz klienta, przepisy o VAT traktują ją tak, jakby sama wyświadczyła tę usługę. W praktyce agencja dostaje fakturę od Google albo Meta, która jako zagraniczna usługa rozlicza się u niej jako import usług, a klientowi wystawia fakturę z 23% VAT na kwotę budżetu.
Większość agencji rozdziela na fakturze dwie pozycje: wynagrodzenie agencji i koszt mediów, często z okresem kampanii w nazwie pozycji. Klient widzi wtedy, ile płaci za pracę, a ile przechodzi do platform reklamowych, a księgowa łatwiej łączy przychód z kosztem. Program do faktur powinien pozwolić dodać tę drugą pozycję do faktury cyklicznej bez przepisywania całej faktury co miesiąc. W Fakturowalni poprawiasz tylko kwotę budżetu przed zatwierdzeniem.
Ten sam mechanizm dotyczy kampanii z twórcami. Gdy agencja sama zamawia publikacje, a potem obciąża nimi klienta, najpierw musi znaleźć influencerów z realnymi stawkami, żeby kosztorys dla klienta się bronił, a potem wystawić fakturę na całość, łącznie z honorariami twórców. Sposób ujęcia takich kosztów zawsze warto potwierdzić z księgową agencji, bo zależy od tego, kto zawiera umowę z twórcą.
Najlepszy program do faktur dla agencji: jak porównać opcje
Agencja ma w praktyce trzy drogi. Różnice wychodzą dopiero przy kilkunastu klientach, kilku osobach w zespole i spóźnionych przelewach.
| Kryterium | Aplikacja Podatnika KSeF | Program do faktur i księgowości online | Fakturowalnia z biurem rachunkowym |
|---|---|---|---|
| Koszt | 0 zł | zwykle kilkadziesiąt zł miesięcznie | od 59 zł netto miesięcznie, zespół 149 zł, plus biuro |
| Abonamenty co miesiąc | ręcznie od nowa | zwykle kopia albo szablon | faktury cykliczne z harmonogramu |
| Zespół i akceptacja | uprawnienia w KSeF, bez akceptacji | zależnie od planu | role wystawiający, akceptujący, podgląd |
| Pilnowanie zapłaty | brak | status zapłacona, czasem przypomnienie | sekwencje przypomnień, nota odsetkowa, wpłaty z wyciągu |
| Samodzielna księgowość | nie | tak | nie, robi to biuro |
| Kiedy wybrać | kilka faktur w roku | jedna osoba, sama liczy podatki | agencja z zespołem, kilkunastoma klientami i biurem rachunkowym |
Uczciwie: jeśli prowadzisz agencję jednoosobowo, masz trzech klientów i chcesz sam prowadzić księgowość, program księgowy online będzie lepszy, bo Fakturowalnia nie liczy podatku ani składek. Fakturowalnia ma sens tam, gdzie księgowość prowadzi biuro, a problemem jest liczba faktur, osoby w zespole i pieniądze, które przychodzą po terminie.
Ile kosztuje program do faktur dla agencji marketingowej?
Fakturowalnia w planie Start kosztuje 59 zł netto miesięcznie i obejmuje jedną osobę, 150 dokumentów miesięcznie, wysyłkę do KSeF i pobieranie faktur kosztowych. Agencji z zespołem pasuje plan Firma za 149 zł netto miesięcznie albo 1 490 zł netto rocznie: do pięciu użytkowników z rolami i akceptacją, faktury cykliczne, pełne sekwencje przypomnień, oznaczanie wpłat z wyciągu MT940 albo CSV, waluty z kursem NBP i eksport do programu księgowego. Szczegóły są w cenniku programu do faktur.
Rachunek jest prosty. Jeśli jedna faktura za abonament wynosi kilka tysięcy złotych, a przypomnienie przyspieszy zapłatę jednej takiej faktury o dwa tygodnie, plan Firma zwraca się z nadwyżką. Większa grupa, na przykład agencja z osobną spółką produkcyjną albo studiem, może trzymać obie firmy w jednym koncie, co opisujemy na stronie program do fakturowania dla kilku firm.
Jak wygląda miesiąc agencji w Fakturowalni
Każdy klient na abonamencie ma ustawioną fakturę cykliczną z kwotą, terminem płatności i dniem wystawienia, co opisujemy na stronie faktury cykliczne. Na początku miesiąca account manager otwiera przygotowane faktury, dopisuje budżet mediowy i dodatkowe prace z poprzedniego miesiąca, a właściciel zatwierdza całą listę. Faktury przechodzą walidację, trafiają do KSeF i wracają z numerem, a klienci dostają maile z PDF.
Przy nowej kampanii z dużym budżetem agencja wystawia najpierw fakturę proforma, a po wpłacie fakturę zaliczkową. W tle program pobiera z KSeF faktury od freelancerów, drukarni i studiów, co opisujemy na stronie program do pobierania faktur z KSeF. Gdy klient spóźnia się z przelewem, dostaje przypomnienie z szablonu agencji, a lista należności w module monitoring należności pokazuje, kto zalega i od ilu dni.
Pytania agencji o faktury i KSeF
Jak agencja refakturuje budżet reklamowy klienta?
Agencja, która kupuje reklamę we własnym imieniu i na rzecz klienta, traktowana jest tak, jakby sama wyświadczyła tę usługę. Wystawia klientowi fakturę z 23% VAT na kwotę budżetu, zwykle osobną pozycją obok wynagrodzenia agencji. Kosztem jest faktura od Google czy Meta, rozliczana u agencji jako import usług.
Czy faktura dla klienta z zagranicy też idzie do KSeF?
Tak, polska agencja wystawia ją w KSeF także dla nabywcy z zagranicy. Klient z zagranicy nie odbiera jej z KSeF, tylko dostaje PDF z kodem QR w uzgodniony sposób, zwykle mailem. Przy usłudze marketingowej dla firmy z UE faktura idzie bez polskiego VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”.
Czy account manager może wystawiać faktury bez dostępu do wszystkiego?
Tak. W planie Firma nadajesz mu rolę wystawiającego: przygotowuje faktury, ale do KSeF wysyła je dopiero osoba z rolą akceptującego. Księgowa może mieć rolę podglądu i pobierać eksporty bez możliwości zmiany dokumentów. Historia pokazuje, kto wystawił i kto zatwierdził każdą fakturę.