Ile kosztuje program do fakturowania z KSeF?
Cena zależy mniej od samego KSeF, a bardziej od tego, co program robi poza wysłaniem faktury. Połączenie z KSeF mają dziś prawie wszystkie programy, więc różnice w cenie wynikają z liczby osób, firm i dokumentów oraz z funkcji wokół faktury: pilnowania płatności, rozliczania zaliczek, eksportu dla biura rachunkowego. Rynek dzieli się na pięć półek.
| Półka | Typowa cena netto | Co dostajesz | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Narzędzia Ministerstwa Finansów | 0 zł | Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna, e-mikrofirma, ręczne wystawianie | kilka faktur w miesiącu, bez klientów, którym trzeba przypominać |
| Proste programy online | od kilkunastu do kilkudziesięciu zł miesięcznie | wystawianie i wysyłka do KSeF, baza kontrahentów, dostęp dla księgowej | jednoosobowa firma, stali klienci płacący w terminie |
| Programy z zespołem i należnościami | około 60 do 150 zł miesięcznie | role i akceptacja, faktury cykliczne, przypomnienia o zapłacie, wpłaty z wyciągu, eksport do programu księgowego | firma z zespołem, wieloma klientami albo problemem z terminami płatności |
| Kilka firm i biura rachunkowe | od kilkuset zł miesięcznie | wiele NIP w jednym koncie, uprawnienia per firma, zbiorczy eksport, API | biuro rachunkowe, grupa spółek |
| Moduły systemów ERP | licencja plus wdrożenie, wycena indywidualna | faktury jako część księgowości, magazynu i kadr | średnie i duże firmy z działem księgowości |
Przykład z drugiej półki: Faktura.pl podaje w cenniku plany za 18,99 zł, 24,99 zł i 44,99 zł netto miesięcznie, przy rozliczeniu w cyklu trzyletnim, oraz plan bezpłatny, w którym KSeF służy tylko do pobierania dokumentów. Takie ceny są realne dla programu, który głównie wystawia i wysyła faktury. Przed zakupem zawsze sprawdź aktualny cennik dostawcy, bo ceny w tej kategorii zmieniają się co kilka miesięcy.
Co wpływa na cenę programu do faktur z KSeF
Porównując cenniki, patrz na pięć rzeczy. Od nich zależy, czy tani plan wystarczy, czy za pół roku dopłacisz za rozszerzenie.
- limit dokumentów: 150 faktur miesięcznie to dużo dla jednoosobowej firmy i mało dla sklepu, a każda korekta i proforma zwykle też się liczy
- użytkownicy i role: czy możesz dodać drugą osobę, a jeśli tak, czy może tylko przygotować fakturę, a wysłać ją do KSeF ktoś inny
- pobieranie kosztów z KSeF: od lutego 2026 roku faktury od dostawców przychodzą przez KSeF, i nie każdy tani plan je pobiera
- należności: przypomnienia o zapłacie, oznaczanie wpłat z wyciągu bankowego, lista zaległości
- okres rozliczenia: najniższe ceny w cennikach często dotyczą płatności z góry za rok albo trzy lata, a miesięcznie płacisz więcej
Rodzaje faktur rzadko różnicują cenę, ale warto sprawdzić, czy program rozlicza zaliczki na fakturze końcowej, czy tylko pozwala wypisać fakturę zaliczkową. Przy zamówieniach płaconych w transzach to różnica kilku godzin liczenia miesięcznie, dlatego opisaliśmy ją osobno na stronie program do faktur zaliczkowych.
Czy program do faktur z KSeF może być darmowy?
Tak, jeśli wystawiasz kilka faktur w miesiącu. Aplikacja Podatnika KSeF jest bezpłatna i pozwala wystawić, wysłać i pobrać fakturę. Nie pamięta jednak Twoich stałych klientów tak jak program, nie wystawia faktur cyklicznych, nie przypomina o zapłacie i nie przygotuje paczki dla księgowej. Bezpłatne plany programów komercyjnych mają zwykle limit dokumentów albo ograniczone funkcje KSeF.
Granica opłacalności jest prosta do policzenia. Jeśli na faktury, sprawdzanie przelewów i przypominanie klientom tracisz dwie godziny w miesiącu, program za 59 zł netto zwraca się już przy stawce 30 zł za godzinę Twojej pracy. Porównanie funkcji, które warto sprawdzić przed wyborem, zebraliśmy we wpisie jak wybrać program do faktur.
Koszty, których nie ma w cenniku
Abonament to tylko część rachunku. Przy porównaniu dolicz rzeczy, które wychodzą dopiero po kilku miesiącach używania.
- płatności online za faktury: link do zapłaty kartą albo BLIK wymaga operatora płatności, który pobiera prowizję od każdej transakcji, a stawki różnią się między operatorami
- dodatkowi użytkownicy: w części programów każda kolejna osoba to osobna opłata
- wiadomości SMS: przypomnienia SMS są zwykle płatne za sztukę
- czas księgowej: jeśli program nie eksportuje do jej systemu, biuro przepisuje dokumenty ręcznie, a to potrafi podnieść jego fakturę
- spóźnione przelewy: najdroższy koszt, bo program bez przypomnień nie mówi Ci, kto zalega
Jeśli chcesz, żeby klienci płacili za faktury kartą albo BLIK, zanim wybierzesz operatora, porównaj prowizje bramek płatniczych na własnym obrocie. Przy kilkuset przelewach miesięcznie różnica w prowizji bywa większa niż cały abonament za program do faktur.
Kiedy droższy program do faktur z KSeF się opłaca
Program za kilkanaście złotych jest dobrym wyborem, gdy klientów jest kilku, płacą w terminie, a faktury wystawiasz sam. Program za 149 zł ma sens w trzech sytuacjach.
Pierwsza to pieniądze, które przychodzą po terminie. Jeśli średnia faktura to 5 000 zł, a przypomnienie wysłane trzy dni przed terminem i w dniu terminu przyspieszy zapłatę dwóch faktur w miesiącu o dwa tygodnie, masz w firmie 10 000 zł wcześniej. Jak działają takie sekwencje, opisujemy na stronie program do windykacji należności.
Druga to zespół. Gdy faktury wystawia handlowiec albo asystentka, a właściciel chce je zobaczyć przed wysyłką do KSeF, potrzebne są role i akceptacja. Poprawienie faktury po nadaniu numeru KSeF oznacza korektę, a nie nowy PDF, więc akceptacja przed wysyłką oszczędza korekt.
Trzecia to stali klienci. Abonamenty, najem i serwis wystawiane co miesiąc ręcznie to kilkadziesiąt minut pracy i ryzyko, że któraś faktura wyjdzie z opóźnieniem. Faktury cykliczne robią to same, a Ty tylko zatwierdzasz listę.
Ile kosztuje Fakturowalnia
Fakturowalnia jest na trzeciej i czwartej półce. Nie konkurujemy ceną z najprostszymi programami, tylko tym, co program robi po wystawieniu faktury: pilnuje wpłat, przypomina klientom, rozlicza zaliczki i przygotowuje eksport dla księgowej.
| Plan | Miesięcznie netto | Rocznie netto | Najważniejsze limity |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 590 zł | jedna firma, jeden użytkownik, 150 dokumentów, KSeF i pobieranie kosztów |
| Firma | 149 zł | 1 490 zł | do pięciu użytkowników z rolami, 1 000 dokumentów, faktury cykliczne, pełne sekwencje przypomnień, wpłaty z wyciągu |
| Biuro | 399 zł | 3 990 zł | do 25 firm, do 15 użytkowników, 5 000 dokumentów, API |
| Enterprise | wycena indywidualna | bez limitu firm i użytkowników, SSO | |
Pełne zestawienie jest w cenniku programu do faktur. Jeśli prowadzisz kilka spółek, zobacz stronę program do fakturowania dla kilku firm, a jeśli obsługujesz firmy klientów zawodowo, program dla biura rachunkowego. Samo połączenie z KSeF, uprawnienia i statusy wysyłki opisujemy na stronie KSeF program do faktur.
Pytania o cenę programu do faktur z KSeF
Czy za korzystanie z KSeF trzeba płacić?
Nie. Sam KSeF i narzędzia Ministerstwa Finansów, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF, są bezpłatne. Płacisz tylko za program, który wystawia faktury wygodniej, wysyła je do KSeF automatycznie i robi to, czego narzędzia ministerstwa nie robią, na przykład przypomina klientom o zapłacie.
Czy abonament za program do faktur jest kosztem firmy?
Tak. Abonament za program do fakturowania to koszt uzyskania przychodu, a czynny podatnik VAT odlicza VAT z faktury za abonament. Przy cenie 149 zł netto realny koszt dla firmy na skali podatkowej jest wyraźnie niższy niż kwota z cennika.
Czy opłaca się płacić za program rocznie?
Jeśli program już sprawdziłeś na swoich fakturach, zwykle tak. W Fakturowalni plan roczny odpowiada mniej więcej dziesięciu miesiącom płatności miesięcznej. Przy dłuższych okresach rozliczenia u innych dostawców sprawdź, czy możesz zrezygnować przed końcem okresu i co dzieje się wtedy z Twoimi dokumentami.
Co się dzieje z fakturami, gdy przestanę płacić za program?
Faktury wysłane do KSeF zostają w KSeF niezależnie od programu, więc nie tracisz dokumentów sprzedaży. Warto jednak przed rezygnacją pobrać eksport z programu, bo historia wpłat, przypomnień i notatek o klientach jest tylko tam.