Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Gdy KSeF nie odpowiada albo w firmie pada internet, Fakturowalnia nie blokuje sprzedaży. Faktura zostaje wystawiona i zapisana jako faktura offline, program liczy termin dosłania w dniach roboczych i co kilka minut próbuje wysłać ją ponownie. Kiedy KSeF przyjmie fakturę, numer KSeF i data jego nadania pojawiają się przy dokumencie.
Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty. Tryb offline działa w każdym planie, od 199 zł netto miesięcznie.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz nabywcę po NIP, pozycję i stawkę VAT. Podgląd faktury i plik KSeF w strukturze FA(3) liczą się na żywo, więc widzisz dokument, który program dośle do KSeF. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Faktura offline to faktura ustrukturyzowana w schemacie FA(3), wystawiona bez połączenia z KSeF i dosłana do niego później. Przepisy dopuszczają ją w trybie offline24, przy niedostępności i przy awarii KSeF. Każdy tryb ma własny termin dosłania, liczony w dniach roboczych. Spóźnione dosłanie to naruszenie, za które od 2027 roku grożą sankcje, więc termin musi ktoś pilnować.
| Faktura | Wystawiona | Tryb | Dośle się do | Stan |
|---|---|---|---|---|
| FV/10/2026/0412 | pt 9.10, 14:05 | offline24 | pn 12.10 | przyjęta, numer KSeF |
| FV/10/2026/0413 | pt 9.10, 14:18 | offline24 | pn 12.10 | przyjęta, numer KSeF |
| FV/10/2026/0414 | pt 9.10, 14:31 | offline24 | pn 12.10 | do dosłania |
Faktury wystawione w piątek po południu, gdy KSeF nie odpowiadał. Termin to koniec następnego dnia roboczego, czyli poniedziałek. Przykład ilustracyjny.
Program próbuje dosłać faktury co kilka minut, bez Twojego kliknięcia, także w nocy i w weekend.
To, który tryb obowiązuje, decyduje o terminie. Program rozróżnia trzy tryby wymagające dosłania i liczy dni robocze bez sobót, niedziel i świąt.
| Tryb | Kiedy | Termin dosłania do KSeF | Co robi program |
|---|---|---|---|
| Offline24 | z decyzji podatnika, na przykład brak internetu albo kłopot z połączeniem | do końca następnego dnia roboczego po dniu wystawienia | zapisuje fakturę ze stanem „do dosłania” i terminem, ponawia wysyłkę |
| Niedostępność KSeF | prace techniczne ogłoszone przez Ministerstwo Finansów | do końca następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności | trzyma fakturę w kolejce i wysyła ją, gdy KSeF znów przyjmuje faktury |
| Awaria KSeF | awaria ogłoszona komunikatem ministerstwa | 7 dni roboczych od zakończenia awarii | wysyła w pierwszej udanej próbie, zwykle długo przed terminem |
| Awaria całkowita | ogłoszona przez ministerstwo, gdy nie działa cały system | faktur nie przesyła się do KSeF | faktura zostaje w programie jako PDF i w eksporcie dla księgowej |
Błąd danych, na przykład niepoprawny NIP albo odrzucenie faktury przez KSeF, nie jest powodem do trybu offline. Taką fakturę trzeba poprawić, a program pokazuje opis błędu po polsku.
Hurtownia materiałów budowlanych, piątek, 14:00. Wykonawca odbiera towar i potrzebuje faktury od ręki, bo bez niej nie rozliczy się z inwestorem. KSeF ma przerwę albo router w magazynie zgubił połączenie. W programie, który wysyła fakturę do KSeF dopiero przy wystawieniu i kończy na komunikacie o błędzie, sprzedaż staje.
W Fakturowalni faktura powstaje normalnie. Ma numer z Twojej serii, datę wystawienia z dnia sprzedaży i wizualizację z kodem weryfikującym, którą dajesz klientowi w PDF albo na wydruku. Program oznacza ją jako fakturę offline i pokazuje, do kiedy musi trafić do KSeF. Ty obsługujesz kolejnego klienta.
Nic nie przełączasz ręcznie. Program sam rozpoznaje, czy KSeF odrzucił fakturę z powodu błędu w danych, czy po prostu nie odpowiada.
Jak zawsze, w przeglądarce na komputerze albo telefonie. Program sprawdza fakturę ze schematem FA(3) przed wysyłką.
Zamiast błędu dostajesz fakturę ze stanem „do dosłania” i datą, do której musi trafić do KSeF.
Program ponawia wysyłkę co kilka minut w trybie offline, aż KSeF przyjmie fakturę.
Numer KSeF i data nadania zapisują się przy fakturze. Widzisz je w panelu KSeF i w eksporcie dla księgowej.
Hurtownie, składy budowlane, sklepy z klientami firmowymi i serwisy, w których faktura musi powstać, zanim klient wyjdzie. Tu każda minuta przestoju KSeF to kolejka przy ladzie. Faktura offline pozwala sprzedawać dalej, a program dba o resztę.
Wykonawcy, instalatorzy, serwisanci i fotografowie wystawiają faktury z telefonu na budowie albo u klienta, gdzie zasięg bywa słaby. Fakturę wystawiasz od razu, a program dośle ją do KSeF, gdy połączenie wróci. O pracy na telefonie piszemy na stronie aplikacja do wystawiania faktur.
Kiedy na koniec miesiąca idzie partia faktur abonamentowych albo import z pliku, przerwa w KSeF nie może zatrzymać całej sprzedaży. Faktury cykliczne i import faktur do KSeF korzystają z tej samej kolejki dosyłania.
Bezpłatna aplikacja KSeF też pozwala wystawić fakturę w trybie offline. Różnica jest w tym, kto pamięta o terminie i kto potem dosyła fakturę.
| Kryterium | Fakturowalnia | Bezpłatna aplikacja KSeF | Program bez kolejki offline |
|---|---|---|---|
| Faktura, gdy KSeF nie odpowiada | wystawiona i zapisana do dosłania | tak, w trybie offline | błąd, wystawiasz później |
| Termin dosłania | liczony w dniach roboczych przy fakturze | pilnujesz sam | pilnujesz sam |
| Dosłanie do KSeF | automatyczne, co kilka minut | ręczne | ręczne ponowienie |
| PDF i mail do nabywcy | tak | nie | zależy od programu |
| Pilnowanie zapłaty | przypomnienia i wpłaty z wyciągu | nie | zależy od programu |
| Koszt | od 99 zł netto miesięcznie rocznie | 0 zł | różny |
Jeśli wystawiasz kilka faktur w miesiącu, aplikacja ministerstwa wystarczy. Program opłaca się wtedy, gdy faktur jest więcej, wystawia je kilka osób albo sprzedaż nie może stanąć na czas przerwy w KSeF. Pełny opis połączenia z KSeF jest na stronie program do faktur z KSeF, a uprawnienia opisujemy na stronie integracja z KSeF.
Wysyłka do KSeF z kolejką faktur offline jest w każdym planie, bez dopłat. Plan wybierasz według liczby faktur i tego, ile osób je wystawia.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł (1 188 zł rocznie) | 150 dokumentów miesięcznie, KSeF z trybem offline, jedna osoba |
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | 1 000 dokumentów, do 5 osób, przypomnienia o zapłacie, import CSV |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | 5 000 dokumentów, do 25 firm, API REST, statusy KSeF zbiorczo |
Plan Enterprise za 798 zł netto nie ma limitów. Wszystkie szczegóły są w cenniku programu do faktur. Ceny netto, do tego VAT.
Fakturę offline możesz wystawić w trzech sytuacjach. W trybie offline24 z własnej decyzji, na przykład przy kłopocie z internetem. W czasie niedostępności KSeF ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów, czyli prac technicznych. I w czasie awarii KSeF ogłoszonej komunikatem. Każda z tych sytuacji ma inny termin dosłania faktury.
W trybie offline24 do końca następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Przy niedostępności KSeF ogłoszonej przez ministerstwo do końca następnego dnia roboczego po jej zakończeniu. Przy awarii KSeF masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Program liczy ten termin przy każdej fakturze i sam dosyła ją wcześniej.
Datą wystawienia faktury offline jest data podana na fakturze, czyli dzień, w którym ją wystawiłeś, a nie dzień dosłania do KSeF. Data przydzielenia numeru KSeF ma znaczenie dla nabywcy, bo to od niej faktura jest uznana za otrzymaną i od niej liczy się jego prawo do odliczenia VAT.
Tak. Faktura wystawiona w trybie offline24, w czasie niedostępności albo awarii KSeF musi zostać dosłana do KSeF w terminie i dostać numer KSeF. Wyjątkiem jest awaria całkowita ogłoszona przez ministerstwo, kiedy faktury wystawia się poza KSeF i nie trzeba ich potem przesyłać.
Sprzedawca księguje fakturę offline według daty wystawienia i daty sprzedaży z faktury, tak jak każdą inną. Nabywca uznaje ją za otrzymaną w dniu nadania numeru KSeF i dopiero od tego dnia odlicza VAT. Dlatego numer KSeF i datę jego nadania warto mieć zapisane przy fakturze w programie. Trafiają też do pliku, który program przygotowuje w ramach eksportu faktur do księgowości.
W Fakturowalni wysyłka do KSeF z obsługą faktur offline jest w każdym planie. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 99 zł, i ma 150 dokumentów miesięcznie. Plan Firma za 299 zł netto, rocznie 149 zł, ma 1 000 dokumentów, zespół do 5 osób i przypomnienia o zapłacie.
Załóż konto, nadaj programowi uprawnienie w KSeF i wystawiaj faktury jak dotąd. Gdy KSeF nie odpowie, faktura poczeka w kolejce i trafi tam sama, przed terminem. Faktury kosztowe od dostawców ściąga z KSeF program do pobierania faktur z KSeF.