KSeF dla firm zagranicznych i faktury dla kontrahentów z UE z WDT, eksportem i euro
Faktura dla firmy z Niemiec, Czech czy Stanów też idzie do KSeF. Kontrahent zagraniczny nie loguje się do systemu, więc dostaje od Ciebie PDF z numerem KSeF i kodem QR. Fakturowalnia wpisuje numer VAT UE nabywcy w strukturę FA(3), dobiera oznaczenie WDT, eksportu albo odwrotnego obciążenia, przelicza VAT po kursie NBP i wysyła klientowi gotowy dokument mailem.
KSeF, numer VAT UE, WDT, eksport i faktury w euro z kursem NBP od 149 zł netto miesięcznie + 23% VAT w rozliczeniu rocznym.
Wystaw próbną fakturę dla klienta z UE
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wystaw próbną fakturę dla klienta z UE
Wpisz usługę dla zagranicznej firmy i kwotę. Zobacz fakturę ze stawką np i plik KSeF w strukturze FA(3). Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Dane faktury
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
-
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Które faktury z zagranicą idą do KSeF
Zasada jest prosta. Fakturę wystawioną przez polskiego podatnika dla firmy wysyłasz do KSeF bez względu na kraj nabywcy. Wyjątki dotyczą konsumentów, procedur OSS i IOSS oraz faktur, które dostajesz od zagranicznych dostawców.
| Sprzedaż | Do KSeF | Jak trafia do klienta | Oznaczenie w programie |
|---|---|---|---|
| Towar wysłany do firmy w innym kraju UE (WDT) | tak | PDF z numerem KSeF i kodem QR mailem | 0% WDT, numer VAT UE nabywcy obowiązkowy |
| Usługa dla firmy z UE rozliczana u nabywcy (art. 28b) | tak | PDF mailem | np z adnotacją odwrotne obciążenie |
| Towar wywieziony poza UE (eksport) | tak | PDF mailem, często razem z dokumentami przewozowymi | 0% eksport |
| Usługa dla firmy spoza UE | tak | PDF mailem | np, nabywca bez identyfikatora VAT UE |
| Sprzedaż dla osoby prywatnej z zagranicy | nie musi | PDF mailem | zwykła faktura bez wysyłki do KSeF |
| Sprzedaż w procedurze OSS albo IOSS | nie | według zasad procedury | poza KSeF |
| Faktura od zagranicznego dostawcy | nie | dostajesz ją mailem jak dotąd | nie pojawi się w KSeF |
Tabela opisuje typowe przypadki. Miejsce świadczenia usług niestandardowych (nieruchomości, transport osób, wstęp na wydarzenia) potwierdź z księgową.
Jak wygląda faktura dla klienta z Niemiec po wysyłce do KSeF
W KSeF faktura jest plikiem XML. Niemiecki klient go nie zobaczy, bo nie ma dostępu do polskiego systemu. Dostaje PDF, który wygląda jak zwykła faktura (od planu Firma z Twoim logo), a na dole ma numer KSeF i kod QR. Po zeskanowaniu kodu jego księgowa sprawdzi, że dokument naprawdę jest w systemie ministerstwa.
Numer VAT UE wpisujesz w danych nabywcy z przedrostkiem kraju, na przykład DE, FR albo CZ. Program rozdziela go na kod kraju i numer, tak jak wymaga struktura FA(3), a stawkę np dla nabywcy z Unii oznacza w pliku jako sprzedaż usług rozliczaną w innym kraju członkowskim.
Stałym klientom z zagranicy, którym co miesiąc fakturujesz ten sam abonament albo pakiet godzin, ustawisz faktury cykliczne wystawiane same.
- nabywca: Kunde GmbH, Berlin
- VAT UE nabywcy: DE 123456789
- pozycja: usługi programistyczne, 160 godzin
- netto: 4 000,00 EUR, stawka np
- adnotacja: odwrotne obciążenie
Numer KSeF 5260001234-20261003-0A1B2C3D4E5F-7A i kod QR do weryfikacji. Dane na wydruku są przykładowe.
WDT i eksport ze stawką 0% bez pomyłek w oznaczeniach
Przy WDT stawka 0% przysługuje tylko wtedy, gdy nabywca ma ważny numer VAT UE z innego kraju, a Ty masz dowody, że towar wyjechał z Polski. Zanim wyślesz pierwszą fakturę nowemu odbiorcy, warto sprawdzić numer VAT UE kontrahenta w VIES, bo błędny numer kosztuje potem korektę i dopłatę 23%.
Fakturowalnia pilnuje drugiej połowy. Nie pozwoli wystawić faktury z 0% WDT bez numeru VAT UE albo z numerem zaczynającym się od PL. Przy eksporcie poza Unię wybierasz 0% eksport, a nabywca bez unijnego identyfikatora trafia do KSeF jako kontrahent bez numeru VAT UE.
towar do firmy z UE, numer VAT UE wymagany
towar wywieziony poza Unię
usługa dla firmy z zagranicy, odwrotne obciążenie
Firmy przewożące towar dla zagranicznych zleceniodawców mają osobną stronę o tym, jak działa program do faktur dla firmy transportowej.
Faktura w euro dla kontrahenta zagranicznego z kursem NBP
Klient z Holandii płaci w euro, ale Twoja księgowa rozlicza złote. Kurs do przeliczenia VAT i podstawy to średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem powstania obowiązku podatkowego. Program pobiera go sam z tabeli NBP i pokazuje na fakturze razem z numerem tabeli.
W pliku KSeF faktura ma kod waluty i kurs, więc biuro rachunkowe dostaje dane gotowe do ksiąg. Szczegóły faktur w dolarach, funtach i frankach opisujemy na stronie program do faktur w euro i walucie obcej.
| Netto | 4 000,00 EUR |
|---|---|
| Przykładowy kurs NBP z dnia poprzedniego | 4,2500 zł |
| Podstawa w złotych | 17 000,00 zł |
| VAT | np, rozlicza nabywca |
Kurs jest przykładowy. Program pobiera aktualny kurs z tabeli NBP.
Jak zacząć wystawiać faktury dla firm zagranicznych w KSeF
Konfiguracja trwa kilkanaście minut. Najwięcej czasu zajmuje wygenerowanie tokenu w KSeF przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy.
- Krok 1
Firma i token KSeF
Dodajesz firmę po NIP, ustawiasz serię faktur, rachunek w złotych i w euro oraz wklejasz token z KSeF.
- Krok 2
Kontrahenci z numerem VAT UE
Zapisujesz klientów zagranicznych z numerem VAT UE i przedrostkiem kraju albo bez numeru, gdy są spoza Unii.
- Krok 3
Faktura z właściwą stawką
Wybierasz 0% WDT, 0% eksport albo np z odwrotnym obciążeniem i walutę. Kurs NBP program dobiera sam.
- Krok 4
KSeF i PDF dla klienta
Faktura idzie do KSeF, a po przyjęciu klient dostaje mailem PDF z numerem KSeF i kodem QR.
Zagraniczna firma z polskim NIP i oddziałem w Polsce
Druga grupa, która wpisuje to hasło, to firmy z zagranicy działające w Polsce. Obowiązek KSeF ma ta, która ma tu stałe miejsce prowadzenia działalności i polski NIP, na przykład oddział z biurem i pracownikami. Wystawia wtedy faktury w KSeF jak każda polska firma. Firma zarejestrowana tylko do VAT, bez stałego miejsca, korzysta z systemu dobrowolnie.
Gdy zarząd siedzi za granicą, faktury w KSeF może wystawiać polska księgowa albo biuro rachunkowe jako pełnomocnik zgłoszony formularzem ZAW-FA. W Fakturowalni dostaje ono konto z rolą wystawiającego, a dyrektor finansowy widzi faktury z rolą podglądu. Biura, które obsługują kilka takich spółek, opisujemy na stronie program dla biura rachunkowego do faktur i KSeF klientów.
- księgowa w Polsce: wystawia i wysyła do KSeF
- kierownik oddziału: akceptuje faktury powyżej progu
- dyrektor finansowy z centrali: podgląd i eksport
Role są przykładowe. Do 5 osób w planie Firma, do 15 w planie Biuro.
Program do faktur czy Aplikacja Podatnika KSeF
Faktury dla kontrahentów zagranicznych da się wystawić w bezpłatnej aplikacji ministerstwa. Różnica wychodzi przy dziesiątej fakturze w miesiącu, gdy kurs, stawkę i PDF dla klienta robisz ręcznie.
| Kryterium | Fakturowalnia | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|
| Numer VAT UE nabywcy w FA(3) | z bazy kontrahentów, kraj z przedrostka | wpisujesz za każdym razem |
| Kontrola stawki 0% WDT | blokada bez zagranicznego numeru VAT UE | brak |
| Kurs NBP przy fakturze w euro | pobierany sam | wpisujesz sam |
| PDF z numerem KSeF i kodem QR | powstaje sam, logo od planu Firma, wysyłka mailem z panelu | wizualizacja bez logo, wysyłka ręczna |
| Przypomnienia o zapłacie dla klienta | automatyczne mailem | brak |
| Plik dla biura rachunkowego | Symfonia, Optima, enova, Rewizor, wFirma | brak |
Jeśli fakturujesz jednego klienta z zagranicy raz na kwartał, aplikacja ministerstwa wystarczy. Gdy klientów z Unii jest kilku i płacą w euro, program oszczędza godziny każdego miesiąca. Jak połączyć się z systemem, opisujemy na stronie KSeF program do faktur, a doświadczenia programistów rozliczających klientów z zagranicy we wpisie o tym, jaki program do faktur wybrać przy B2B.
Ile kosztuje program do faktur dla kontrahentów zagranicznych
WDT, eksport i usługi dla firm z Unii w złotych wystawisz w każdym planie. Faktury w euro i innych walutach z kursem NBP są od planu Firma. Ceny netto, do tego VAT. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł + 23% VAT | 99 zł + 23% VAT (1 188 zł rocznie) | jedna osoba, KSeF, WDT, eksport i usługi dla firm z UE w złotych, 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 299 zł + 23% VAT | 149 zł + 23% VAT (1 788 zł rocznie) | faktury w euro, dolarach i funtach z kursem NBP, przypomnienia, faktury cykliczne, do 5 osób, 1 000 dokumentów |
| Biuro | 399 zł + 23% VAT | 199 zł + 23% VAT (2 388 zł rocznie) | kilka spółek albo oddziałów, do 25 NIP i 15 osób, API i webhooki |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania.
Pytania o KSeF i faktury dla firm zagranicznych
FAQTak. Polski podatnik VAT wystawia w KSeF także faktury dla nabywców z innych krajów UE i spoza Unii, w tym przy WDT, eksporcie i usługach z odwrotnym obciążeniem. Poza KSeF zostają faktury dla konsumentów oraz sprzedaż rozliczana w procedurach OSS i IOSS. Klient zagraniczny dostaje fakturę poza systemem.
Wystawiasz fakturę w KSeF, a kontrahentowi wysyłasz jej wizualizację, najczęściej PDF mailem. Na wydruku jest numer KSeF i kod QR, którym nabywca sprawdzi dokument w systemie ministerstwa. W Fakturowalni PDF z numerem i kodem powstaje sam po przyjęciu faktury, a wysyłkę robisz jednym kliknięciem z panelu.
Musi wtedy, gdy ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i polski NIP. Wtedy wystawia faktury w KSeF tak jak polska firma, sama albo przez pełnomocnika zgłoszonego formularzem ZAW-FA. Firma zagraniczna zarejestrowana do VAT w Polsce bez stałego miejsca nie ma takiego obowiązku, ale może korzystać z systemu dobrowolnie.
Tak. Faktura za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów trafia do KSeF ze stawką 0% WDT i numerem VAT UE nabywcy z kodem kraju. Stawka 0% wymaga ważnego numeru VAT UE kontrahenta z innego kraju i dowodów wywozu. Fakturowalnia nie pozwoli wybrać 0% WDT, gdy numer jest polski albo go brakuje.
Wybierasz walutę EUR na fakturze, a kwotę VAT przeliczasz na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. W KSeF faktura ma kod waluty i kurs. W Fakturowalni kurs pobiera się sam z tabeli NBP, a waluty są dostępne od planu Firma.
W Fakturowalni faktury dla kontrahentów z UE w złotych wystawisz w planie Start za 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT, rocznie 99 zł miesięcznie. Faktury w euro i innych walutach z kursem NBP oraz przypomnienia o zapłacie są w planie Firma za 299 zł netto + 23% VAT, rocznie 149 zł miesięcznie.
Faktury dla klientów z zagranicy w KSeF bez ręcznego liczenia kursu
Dodaj firmę po NIP, wklej token KSeF i zapisz klientów z numerami VAT UE. Pierwszą fakturę dla firmy z Unii wystawisz w kilka minut, kurs NBP i oznaczenie w KSeF program dobierze sam, a klient dostanie PDF z kodem QR. Gdy zagraniczny odbiorca płaci zaliczką przed dostawą, rozliczysz ją w programie do faktur zaliczkowych.