Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Przewoźnik od 2026 roku wystawia faktury za fracht w KSeF, a zleceniodawcy z Niemiec, Francji czy Czech chcą je dalej dostawać w euro. W Fakturowalni wybierasz stawkę według trasy i kraju zleceniodawcy, kurs NBP pobiera się sam, faktura idzie do KSeF i mailem, a faktury za paliwo i serwis program ściąga z KSeF raz na dobę.
Faktury w euro, KSeF i przypomnienia od 149 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz zleceniodawcę po NIP, trasę i kwotę frachtu. Zmień walutę na EUR albo stawkę na 0% lub np i zobacz, jak zmienia się faktura i plik KSeF w strukturze FA(3). Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
W transporcie towarów stawka zależy od dwóch rzeczy: kim jest zleceniodawca i skąd dokąd jedzie ładunek. Najczęściej mylone są trzy przypadki: fracht dla firmy z UE, przewóz międzynarodowy dla polskiej spedycji i zwykły kurs po kraju.
| Sytuacja | Stawka na fakturze | Co musi być na fakturze | Co robi program |
|---|---|---|---|
| Kurs po Polsce dla polskiej firmy | 23% | NIP zleceniodawcy, trasa albo numer zlecenia w pozycji | wysyła fakturę do KSeF i zapisuje numer |
| Polska firma zleca przewóz z Polski do Niemiec | 0% (art. 83 ust. 1 pkt 23) | trasa międzynarodowa, dokument przewozu w Twoich aktach | oznacza stawkę w KSeF jako 0% krajową |
| Firma z Niemiec z numerem VAT UE | np, odwrotne obciążenie (art. 28b) | numer VAT UE nabywcy i adnotacja odwrotne obciążenie | przy nabywcy z UE oznacza np II, PDF wysyła mailem |
| Firma spoza UE, na przykład z Norwegii | np | dane nabywcy, kwota w walucie umowy | oznacza np I i drukuje kurs NBP |
| Fracht w euro dla polskiej spedycji | 23% albo 0% | VAT przeliczony na złote, kurs i data kursu | pobiera kurs NBP z dnia roboczego przed usługą |
Tabela opisuje typowe przypadki przewozu towarów. Przewóz osób, kabotaż i usługi pomocnicze mają własne zasady, więc nietypowy kontrakt potwierdź z księgową.
Od 1 lutego 2026 roku każda firma odbiera faktury przez KSeF. Dla przewoźnika to przede wszystkim faktury za paliwo z kart flotowych, serwis, opony, leasing ciągników i ubezpieczenie floty. Od 1 kwietnia 2026 roku faktury za fracht dla polskich firm wystawiasz w KSeF. Do końca 2026 roku mała firma może jeszcze wystawiać poza systemem faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu, ale przewoźnik z dwoma autami ten limit przekracza w pierwszym tygodniu.
Oryginałem faktury jest teraz plik w KSeF z numerem, a nie PDF ani papier. Spedycja nie powie już, że faktura nie doszła, bo widzi ją w systemie w chwili nadania numeru. Inaczej jest z dokumentami przewozowymi. List CMR, protokoły i dokumenty celne nie są załącznikiem faktury w KSeF, więc dalej wysyłasz je osobno. Branżowy portal trans.info zwraca uwagę, że wiele zleceń wiąże termin płatności z doręczeniem kompletu dokumentów, a według badania Transcash przytaczanego przez ten portal 60 dni to wciąż najczęstszy termin na fakturach przewoźników.
Szczegóły połączenia z systemem ministerstwa opisujemy na stronie integracja z KSeF, a samo odbieranie kosztów na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Kierowca rozładowuje się w Lyonie w czwartek po południu. W piątek rano dyspozytorka wystawia fakturę: zleceniodawca z francuskim numerem VAT, kwota 1 450 euro, stawka np. Zaznacza pole odwrotne obciążenie, które program drukuje jako adnotację na fakturze, a w KSeF faktura sama dostaje oznaczenie usługi dla nabywcy z UE. PDF idzie na adres księgowości klienta. Skan CMR wysyłasz klientowi osobno, tak jak dotąd.
Termin płatności liczy się od daty, którą masz zapisaną w zleceniu. Gdy mija, a przelewu nie ma, przypomnienie wychodzi samo, z kwotą w euro i numerem faktury, a potem kolejne. Nie musisz pamiętać, która spedycja płaci po 45, a która po 60 dniach.
Jak działają przypomnienia, opisujemy na stronie program do windykacji należności, a przeliczanie walut na stronie program do faktur w walucie obcej.
| Trasa | Kwota | Stawka | Stan |
|---|---|---|---|
| Poznań, Lyon | 1 450,00 EUR | np | w KSeF, PDF wysłany |
| Łódź, Wrocław | 3 444,00 zł | 23% | zapłacona |
| Gdańsk, Hamburg | 1 100,00 EUR | 0% | w KSeF |
| Kraków, Brno | 780,00 EUR | np | przypomnienie wysłane |
Trasy i kwoty są przykładowe. Fracht dla polskiej spedycji na trasie Gdańsk, Hamburg ma 0%, bo zleceniodawca jest z Polski.
Konfiguracja zajmuje kwadrans. Najdłużej trwa wygenerowanie tokenu w KSeF przez właściciela firmy.
Dodajesz firmę po NIP, ustawiasz serię faktur i wklejasz token z KSeF. Od tej chwili program wysyła faktury i pobiera koszty.
Polskie spedycje dodajesz po NIP, a program sprawdza ich status w wykazie podatników VAT. Zagranicznych klientów wpisujesz z numerem VAT UE.
Wybierasz klienta, walutę i stawkę. Kurs NBP i oznaczenie stawki w KSeF ustawiają się same, odwrotne obciążenie zaznaczasz jednym polem, a faktura idzie do KSeF i mailem.
Widzisz, kto zalega, przypomnienia wychodzą same, a księgowa dostaje na koniec miesiąca sprzedaż i koszty w jednym eksporcie.
W firmie transportowej kosztów jest więcej niż sprzedaży. Kilka faktur flotowych tygodniowo, serwis, opony, myjnia, leasing każdego ciągnika i naczepy. Wszystko, co wystawiają polscy dostawcy, jest teraz w KSeF.
Faktury z KSeF trafiają na listę kosztów z terminem płatności, więc widzisz, ile musisz zapłacić dostawcom w tym tygodniu. Zagraniczne dokumenty księgowa dostaje jak dotąd. Gdy biuro rachunkowe pracuje w Rewizorze, zobacz import faktur do Rewizora, a ogólnie o plikach dla księgowej piszemy na stronie eksport do księgowości.
Dwa do dziesięciu ciągników, zlecenia z giełd i od kilku stałych spedycji, połowa frachtów w euro. Kilkadziesiąt faktur miesięcznie, w tym sporo z np. Plan Firma daje waluty z kursem NBP, przypomnienia o zapłacie i dostęp dla właściciela, dyspozytora i księgowej, każdy z własnym logowaniem.
Stałe kursy dla tych samych sklepów i hurtowni, rozliczane co tydzień albo co miesiąc. Wszystko w złotych i z 23%, za to dużo powtarzalnych faktur. Stałe kwoty ustawiasz jako faktury cykliczne, a zmienne kursy wystawiasz z kartoteki w minutę. Przy setkach kursów miesięcznie dobrze sprawdza się import faktur do KSeF z pliku.
Gdy jedna osoba fakturuje za spedycję i dwie firmy przewozowe w rodzinie, każda z osobnym NIP, serią i tokenem KSeF, wszystko jest na jednym koncie. Opisujemy to na stronie program do faktur dla kilku firm.
Duży przewoźnik ma system TMS z planowaniem tras, GPS i rozliczaniem kierowców. Fakturowalnia nim nie jest i tego nie udaje. Dla firmy, która planuje kursy w telefonie i w arkuszu, a potrzebuje porządku w fakturach, KSeF i płatnościach, różnice wyglądają tak.
| Kryterium | Fakturowalnia | System TMS | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|---|
| Faktury w euro z kursem NBP | tak, kurs pobierany sam | zwykle tak | kurs wpisujesz ręcznie |
| Stawka np i 0% dla transportu | tak, z oznaczeniem w KSeF | tak | tak, ręcznie |
| Planowanie tras, GPS, kierowcy | nie | tak | nie |
| Przypomnienia o zapłacie | automatyczne mailem | zależy od systemu | brak |
| Koszty z KSeF | pobierane same raz na dobę | zależy od integracji | pobierasz ręcznie |
| Wdrożenie | kwadrans, w przeglądarce | tygodnie, często z opłatą wdrożeniową | od ręki |
Przy kilku fakturach w roku wystarczy bezpłatna aplikacja ministerstwa. Gdy faktur jest kilkadziesiąt miesięcznie, w dwóch walutach, program zwraca się na samym czasie dyspozytora. Ogólnie o połączeniu z KSeF piszemy na stronie program do faktur z KSeF. Gdy KSeF albo internet nie działa w trasie, zobacz fakturę offline w KSeF.
Cena zależy od tego, czy fakturujesz w euro i ile osób pracuje w programie. Ceny netto, do tego VAT. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł (1 188 zł rocznie) | przewoźnik jeżdżący po kraju, faktury w złotych, KSeF i pobieranie kosztów, 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | przewoźnik z trasami do UE, faktury w euro, przypomnienia, faktury cykliczne, do 5 osób, 1 000 dokumentów |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | grupa firm transportowych albo biuro rachunkowe przewoźników, do 25 NIP |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania.
Tak. Od 1 kwietnia 2026 roku firma transportowa wystawia faktury dla firm w KSeF, a od 1 lutego 2026 roku odbiera tam faktury od dostawców, na przykład za paliwo, serwis i leasing. Do końca 2026 roku mała firma może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich wartość z VAT nie przekracza 10 000 zł w miesiącu.
Usługę transportu dla firmy z innego kraju UE, która ma ważny numer VAT UE, opodatkowuje nabywca w swoim kraju (art. 28b ustawy o VAT). Na fakturze wpisujesz stawkę np, numer VAT UE zleceniodawcy i adnotację odwrotne obciążenie. Polski VAT nie powstaje.
Stawka 0% dotyczy międzynarodowego transportu towarów, gdy usługa jest opodatkowana w Polsce, czyli najczęściej gdy zleceniodawcą jest polska firma, a ładunek jedzie z Polski za granicę albo z zagranicy do Polski. Warunkiem jest dokument potwierdzający przewóz, zwykle list przewozowy CMR.
Nie. Faktura w KSeF to plik XML w strukturze FA(3), a list przewozowy CMR i protokoły zostają poza systemem. Przewoźnik wysyła je zleceniodawcy osobno, mailem, przez platformę spedycyjną albo pocztą. W zleceniu warto zapisać, od kiedy biegnie termin płatności: od numeru KSeF czy od doręczenia dokumentów.
Kwotę frachtu wpisujesz w euro, a VAT, jeśli występuje, przeliczasz na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem powstania obowiązku podatkowego, zwykle przed dniem wykonania usługi. W Fakturowalni program pobiera ten kurs sam i drukuje go na fakturze.
W Fakturowalni plan Firma z fakturami w euro, kursem NBP i przypomnieniami o zapłacie kosztuje 299 zł netto miesięcznie, a w rozliczeniu rocznym 149 zł miesięcznie. Przewoźnik, który jeździ tylko w kraju i fakturuje w złotych, wybiera plan Start za 199 zł albo 99 zł miesięcznie rocznie.
Dodaj firmę po NIP, wklej token KSeF i dopisz zleceniodawców. Pierwszą fakturę za kurs do Niemiec wystawisz w dwie minuty, z właściwą stawką, kursem NBP i adnotacją odwrotne obciążenie, a jutro rano na liście kosztów zobaczysz faktury za paliwo. Gdy klient prosi o zaliczkę za długi kontrakt, zobacz program do faktur zaliczkowych.