Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Fakturowalnia co miesiąc sama wystawia każdemu najemcy fakturę za czynsz, wysyła ją do KSeF i mailem, a media dopisujesz z odczytu jedną fakturą. Wpłaty z wyciągu łączą się z fakturami, a najemca, który spóźnia się z czynszem, dostaje przypomnienie bez Twojego telefonu.
Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty. Czynsz cykliczny i przypomnienia są od planu Firma, 299 zł netto miesięcznie.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz najemcę po NIP, pozycję „Czynsz najmu lokalu użytkowego za miesiąc” i stawkę 23 procent. Podgląd faktury i plik KSeF liczą się na żywo. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Większość wynajmujących z kilkoma lokalami prowadzi czynsze w arkuszu, faktury w osobnym programie, a wpłaty sprawdza w bankowości. Trzy miejsca do pilnowania co miesiąc i zawsze ktoś, kto zapłacił za mało albo za późno. Tu widzisz cały miesiąc w jednym miejscu.
| Najemca i lokal | Czynsz netto | Media z odczytu | Termin | Stan |
|---|---|---|---|---|
| Kawiarnia, parter 62 m² | 5 200,00 zł | 684,12 zł | 10.10 | zapłacone |
| Biuro rachunkowe, I piętro | 3 100,00 zł | 212,40 zł | 10.10 | zapłacone |
| Gabinet fizjoterapii | 2 450,00 zł | 158,77 zł | 10.10 | 7 dni po terminie |
| Magazyn, garaż 40 m² | 1 300,00 zł | ryczałt w czynszu | 15.10 | przed terminem |
Przy zaległości: przypomnienie wyszło 11.10, drugie wyjdzie 18.10. Przykład ilustracyjny, kwoty zmyślone.
Przy każdym najemcy ustawiasz fakturę cykliczną: kwotę czynszu, stawkę VAT, dzień wystawienia i termin płatności z umowy. Program wystawia ją w wybranym dniu, nadaje numer z Twojej serii, wysyła do KSeF i mailem do najemcy z PDF-em. Kończy się sama w dniu, w którym kończy się umowa.
Gdy czynsz rośnie po waloryzacji, zmieniasz kwotę w jednym miejscu i od następnego miesiąca idzie nowa. Nie kopiujesz faktury z poprzedniego miesiąca i nie poprawiasz w niej daty. Szczegóły ustawień są na stronie faktury cykliczne.
Prąd, woda i ogrzewanie zmieniają się co miesiąc, więc nie mają stałej kwoty jak czynsz. Po odczycie liczników wystawiasz najemcy jedną fakturę za media albo dopisujesz pozycje do faktury za czynsz. Najemca jest już w kartotece, pozycje mediów masz w katalogu z gotową stawką, więc wpisujesz tylko zużycie.
Stawka na refakturze zależy od umowy. Jeśli najemca ma własne liczniki i sam decyduje o zużyciu, media są osobnym świadczeniem i każde ma swoją stawkę. Jeśli płaci ryczałt w czynszu, media idą razem z najmem według jego stawki.
| Co fakturujesz | Typowa stawka VAT | Uwagi |
|---|---|---|
| Najem lokalu użytkowego (biuro, sklep, magazyn) | 23% | także garaż i miejsce postojowe wynajmowane osobno |
| Najem lokalu mieszkalnego na cele mieszkaniowe | zw | także gdy najemcą jest firma, która kwateruje w nim pracownika |
| Energia elektryczna z licznika najemcy | 23% | osobne świadczenie, gdy najemca decyduje o zużyciu |
| Woda i ścieki z licznika najemcy | 8% | jak wyżej |
| Media ryczałtem w czynszu | jak najem | jedno świadczenie z najmem |
| Kaucja zwrotna | bez faktury | nie jest zapłatą za usługę, dopóki nie zostanie zaliczona na czynsz |
Wynajmujący zwolniony z VAT podmiotowo wystawia wszystkie te faktury bez VAT z podstawą zwolnienia. W razie wątpliwości co do umowy zapytaj księgową, program wystawi fakturę z każdą z tych stawek.
Ustawienie kilku lokali zajmuje mniej niż wystawienie ręcznie jednej rundy faktur. Najlepiej zacząć pierwszego dnia miesiąca, żeby cały okres był w jednym programie.
Wpisujesz NIP najemcy, program pobiera nazwę i adres oraz sprawdza firmę w wykazie podatników VAT. Kilku najemców wczytasz z pliku CSV.
Dla każdej umowy ustawiasz kwotę, stawkę, dzień wystawienia, termin płatności i datę końca umowy.
Raz nadajesz programowi uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF. Od tej chwili każda faktura za najem dostaje numer KSeF sama.
Wczytujesz wyciąg z banku, program łączy przelewy z fakturami, a zaległym najemcom wysyła przypomnienia według Twojego harmonogramu.
Dwa sklepy na parterze kamienicy, biuro, kilka garaży. Każdy najemca płaci w innym terminie i każdy chce faktury na czas, bo bez niej nie zaksięguje kosztu. Program pilnuje dat za Ciebie, a zaległy czynsz widzisz od razu, a nie przy rozliczeniu rocznym. Przy dłuższych zaległościach program wystawi też notę odsetkową, co opisujemy na stronie program do windykacji należności.
Rozliczasz najem prywatny ryczałtem, ale najemcą jest spółka, która chce faktury. Wtedy faktura trafia do KSeF tak samo jak u przedsiębiorcy, a do jej wystawienia potrzebny jest NIP. Przy jednym lokalu i stałym najemcy wystarczy bezpłatna aplikacja ministerstwa. Program zaczyna się opłacać przy kilku najemcach, refakturze mediów i najemcach, którzy płacą nieregularnie.
Część nieruchomości w spółce, część na Ciebie albo na małżonka. Każdy podmiot ma własny NIP, serię faktur i połączenie z KSeF, a wszystko obsługujesz z jednego logowania. Opisujemy to na stronie program do fakturowania dla kilku firm.
Systemy do zarządzania najmem prowadzą umowy, odczyty liczników, protokoły i komunikację z najemcami. To dobre narzędzie dla zarządcy z setkami lokali. Przy kilku czy kilkunastu lokalach najwięcej pracy daje samo fakturowanie i pilnowanie wpłat, i za to płacisz w programie do faktur.
| Kryterium | Fakturowalnia | System do zarządzania najmem | Arkusz i bezpłatna aplikacja KSeF |
|---|---|---|---|
| Faktura za czynsz co miesiąc | sama, z wysyłką do KSeF i mailem | tak, zwykle z integracją z programem księgowym | ręcznie, każda osobno |
| Odczyty liczników i umowy | nie, wpisujesz zużycie na fakturze | tak | w arkuszu |
| Wpłaty z wyciągu | łączone z fakturami | zależnie od systemu | sprawdzasz w banku |
| Przypomnienia o czynszu | automatyczne, według harmonogramu | zależnie od systemu | telefon albo mail |
| Plik dla księgowej | JPK_FA, CSV i pliki dla programów księgowych | zależnie od systemu | brak |
| Wdrożenie | jedno popołudnie | zwykle wdrożenie z dostawcą | brak |
Faktury od dostawców, czyli rachunki za prąd, wodę i zarządcę budynku, które potem refakturujesz, zbiera program do pobierania faktur z KSeF. Masz wtedy koszty i refaktury w jednym miejscu.
Faktury cykliczne za czynsz, wpłaty z wyciągu i przypomnienia są w planie Firma i wyższych. Plan Start wystarczy, gdy wystawiasz kilka faktur ręcznie, a najemcy płacą bez przypominania.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla wynajmującego |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł (1 188 zł rocznie) | faktury ręcznie, KSeF, jedna osoba, 150 dokumentów |
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | czynsz cykliczny, wpłaty z wyciągu, przypomnienia, pliki dla księgowej |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | lokale w kilku podmiotach, do 25 firm na jednym koncie |
Wszystkie plany i limity są w cenniku programu do faktur. Ceny netto, do tego VAT.
Tak, gdy najemcą jest firma. Fakturę za najem lokalu dla przedsiębiorcy wystawiasz w KSeF tak jak każdą inną fakturę sprzedaży, także przy zwolnieniu z VAT. Wynajmujący, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą do końca 2026 roku wystawiać takie faktury poza KSeF. Terminy opisujemy we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Przy najmie prywatnym mieszkania osobie prywatnej faktury nie musisz wystawiać, więc KSeF Cię nie dotyczy. Jeśli w ramach najmu prywatnego wynajmujesz lokal firmie i wystawiasz jej fakturę, ta faktura trafia do KSeF, a do jej wystawienia potrzebujesz numeru NIP.
Najem lokalu użytkowego, na przykład biura, sklepu albo magazynu, ma stawkę 23 procent. Najem lokalu mieszkalnego na cele wyłącznie mieszkaniowe jest zwolniony z VAT. Wynajmujący zwolniony podmiotowo, do 240 000 zł sprzedaży rocznie, wystawia fakturę bez VAT z podstawą zwolnienia.
Przy najmie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a najpóźniej z upływem terminu płatności czynszu. W praktyce fakturę za dany miesiąc wystawia się na początku miesiąca z terminem płatności z umowy. Przepisy pozwalają wystawić ją przed okresem, jeśli podaje okres rozliczeniowy, którego dotyczy.
To zależy od umowy. Jeśli najemca ma własne liczniki i sam decyduje o zużyciu, media są osobnym świadczeniem i każde ma swoją stawkę, na przykład energia 23 procent, woda 8 procent. Jeśli media są ryczałtem w czynszu bez wpływu najemcy na zużycie, idą razem z najmem według jego stawki.
Faktury cykliczne za czynsz, dopasowanie wpłat z wyciągu i przypomnienia o zaległym czynszu są w planie Firma za 299 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 149 zł miesięcznie. Lokale należące do kilku podmiotów, na przykład do spółki i do Ciebie prywatnie, obsługuje plan Biuro za 399 zł netto.
Załóż konto, dodaj najemców po NIP i ustaw czynsz cykliczny do końca umów. Księgowa co miesiąc dostanie paczkę faktur, a plik dla jej programu przygotuje eksport faktur do księgowości.