Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku faktury za prąd, wodę, wywóz śmieci, sprzątanie i remonty trafiają do wspólnoty przez KSeF, a nie mailem. Zarządca, który prowadzi kilkanaście wspólnot, musiałby codziennie logować się na każdy NIP osobno. W Fakturowalni każda wspólnota ma własny NIP i token KSeF, a program raz na dobę pobiera nowe faktury kosztowe wszystkich wspólnot do jednego konta.
Plan Biuro obsługuje do 25 wspólnot i 15 osób, od 199 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz najemcę po NIP, pozycję i stawkę albo zwolnienie z VAT. Podgląd faktury i plik KSeF w strukturze FA(3) liczą się na żywo. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Wspólnota mieszkaniowa jest w KSeF podmiotem niebędącym osobą fizyczną, więc dostawcy wystawiają jej faktury w systemie i nie muszą wysyłać papieru. Odbieranie faktur z KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku, a wystawianie od 1 kwietnia 2026 roku, z limitem 10 000 zł miesięcznie do końca roku. Każda wspólnota ma własny NIP, więc w KSeF ma osobne uprawnienia i osobne faktury. Zarządca potrzebuje programu, który zbierze to wszystko w jednym miejscu.
| Wspólnota | Dostawca | Brutto | Termin | Stan |
|---|---|---|---|---|
| WM ul. Lipowa 12 | energia, części wspólne | 1 284,60 zł | 22.10 | pobrana z KSeF |
| WM ul. Lipowa 12 | wywóz odpadów | 2 310,00 zł | 25.10 | pobrana z KSeF |
| WM os. Zielone 3 | sprzątanie klatek | 1 845,00 zł | 20.10 | pobrana z KSeF |
| WM ul. Długa 41 | przegląd kominiarski | 738,00 zł | 31.10 | pobrana z KSeF |
| WM ul. Polna 7 | woda i ścieki | 4 116,25 zł | 28.10 | pobrana z KSeF |
Każda faktura trafia do wspólnoty, której NIP jest na fakturze. Nazwy i kwoty są przykładowe.
Członek zarządu dostaje własny dostęp i widzi faktury tylko swojej wspólnoty, bez dostępu do pozostałych.
Terminy i zasady według materiałów szkoleniowych Ministerstwa Finansów dla wspólnot, spółdzielni mieszkaniowych i ogródków działkowych. Ministerstwo w odpowiedzi na interpelację poselską nie przewiduje dziś wyłączenia wspólnot z KSeF.
| Obowiązek | Od kiedy | Co to znaczy dla zarządcy | Co robi program |
|---|---|---|---|
| Odbieranie faktur | od 1 lutego 2026 | faktury od dostawców wspólnoty są w KSeF, dostawca nie musi wysyłać papieru ani PDF | raz na dobę pobiera nowe faktury kosztowe każdej wspólnoty |
| Wystawianie faktur | od 1 kwietnia 2026 | dotyczy faktur wspólnoty dla firm, na przykład za najem dachu, elewacji pod reklamę albo lokalu | wysyła fakturę do KSeF w strukturze FA(3) i zapisuje numer KSeF |
| Limit 10 000 zł | do 31 grudnia 2026 | gdy faktury z VAT w miesiącu nie przekraczają 10 000 zł, można je wystawiać poza KSeF | pozwala wysyłać do KSeF od razu, żeby od 2027 roku nic nie zmieniać |
| Uprawnienia | przed pierwszym logowaniem | pieczęć kwalifikowana wspólnoty albo ZAW-FA z jedną osobą, która nadaje dalsze uprawnienia | działa na tokenie KSeF wygenerowanym dla NIP danej wspólnoty |
| Faktury dla mieszkańców | bez obowiązku | faktury dla osób fizycznych bez firmy nie są objęte obowiązkowym KSeF i nie liczą się do limitu | wystawia je jako PDF i wysyła mailem |
Zaliczki właścicieli na koszty zarządu nie są sprzedażą i nie dokumentuje się ich fakturą. Zasady opodatkowania konkretnej wspólnoty potwierdź z jej księgową.
Typowa wspólnota dostaje co miesiąc kilka do kilkunastu faktur: energia w częściach wspólnych, woda, odpady, sprzątanie, konserwacja windy, przeglądy, ubezpieczenie, remonty. Przy dwudziestu wspólnotach to setki dokumentów, które od lutego 2026 roku są tylko w KSeF.
Program loguje się do KSeF tokenem każdej wspólnoty i pobiera faktury, które przyszły od ostatniego pobrania. Widzisz je na jednej liście z nazwą wspólnoty, dostawcą, kwotą i terminem płatności. Plik XML z KSeF zostaje przy fakturze, więc księgowa ma oryginał, a nie skan.
Jak działa samo pobieranie, opisujemy na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Najdłużej trwa krok w urzędzie skarbowym. Sama konfiguracja w programie to kilka minut na wspólnotę.
Wspólnota bez pieczęci kwalifikowanej składa ZAW-FA i wskazuje osobę. Ta osoba nadaje w KSeF uprawnienie do faktur osobie z firmy zarządcy.
Dodajesz wspólnotę po NIP, ustawiasz serię faktur i wklejasz token KSeF wygenerowany dla jej NIP. Token przechowujemy zaszyfrowany.
Raz na dobę, nad ranem, program pobiera nowe faktury kosztowe wszystkich wspólnot. Panel statusów KSeF pokazuje faktury każdej wspólnoty.
Księgowa dostaje eksport zbiorczy za miesiąc, a członek zarządu wspólnoty zagląda do faktur swojej wspólnoty przez własny dostęp.
Wspólnota wystawia faktury, gdy coś wynajmuje: dach operatorowi anteny, ścianę pod reklamę, lokal użytkowy na parterze, miejsca postojowe firmie. Najemca jest zwykle firmą, więc od kwietnia 2026 roku taka faktura idzie do KSeF, a po przekroczeniu 10 000 zł w miesiącu musi tam trafić już w 2026 roku.
Stałą fakturę ustawiasz raz jako fakturę cykliczną. W wyznaczonym dniu powstaje z serią tej wspólnoty, trafia do KSeF i mailem do najemcy. Wspólnota zwolniona z VAT dostaje na fakturze podstawę zwolnienia. Gdy najemca spóźnia się z czynszem, przypomnienia wychodzą same.
Więcej o czynszu i refakturze mediów na stronie program do faktur za najem lokalu, a o harmonogramach na stronie faktury cykliczne.
Licencjonowany zarządca albo mała firma zarządzająca, która prowadzi wspólnoty na podstawie umowy o zarząd. Plan Biuro mieści do 25 wspólnot i 15 osób, każda osoba z uprawnieniami do wybranych wspólnot. Tak samo pracują biura rachunkowe, co opisujemy na stronie program dla biura rachunkowego, i biura obsługujące organizacje pozarządowe, patrz KSeF dla fundacji i stowarzyszeń.
Przy kilkudziesięciu albo kilkuset wspólnotach plan Enterprise nie ma limitu wspólnot, osób ani dokumentów. Własny system zarządcy może wystawiać faktury przez API, bez przepisywania.
Gdy zarząd wspólnoty sam prowadzi jej sprawy, wystarczy jedna firma na koncie. Plan Start obsługuje wysyłkę i pobieranie z KSeF, a plan Firma dodaje faktury cykliczne za najem i przypomnienia o zapłacie.
Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF wystarczy jednej małej wspólnocie. Różnica zaczyna się przy kilku NIP i kilku osobach w biurze zarządcy.
| Kryterium | Fakturowalnia, plan Biuro | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|
| Kilka wspólnot | do 25 NIP na jednym koncie, Enterprise bez limitu | logowanie w kontekście każdego NIP osobno |
| Faktury kosztowe | pobierane same raz na dobę | wyszukujesz i pobierasz ręcznie |
| Faktury za najem | cykliczne, z przypomnieniami o zapłacie | każda wystawiana ręcznie |
| Dostęp zarządu wspólnoty | wgląd tylko do własnej wspólnoty | uprawnienia nadawane w KSeF |
| Dla księgowej | eksport zbiorczy CSV, JPK_FA i pliki do programów księgowych | pobieranie plików faktur |
| Koszt | od 199 zł netto miesięcznie rocznie | 0 zł |
Jeśli prowadzisz jedną wspólnotę z kilkoma fakturami w miesiącu, aplikacja ministerstwa wystarczy. Program zwraca się wtedy, gdy liczba wspólnot i faktur rośnie, a pracują przy nich różne osoby. Ogólnie o połączeniu z KSeF piszemy na stronie program do faktur z KSeF.
Cena zależy od liczby wspólnot i osób. Ceny netto, do tego VAT. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł (1 188 zł rocznie) | jedna wspólnota z zarządem własnym, 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | jedna wspólnota z najmem, fakturami cyklicznymi i przypomnieniami, do 5 osób |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | zarządca do 25 wspólnot i 15 osób, wgląd zarządów, eksport zbiorczy |
| Enterprise | 798 zł | 399 zł (4 788 zł rocznie) | firma zarządzająca bez limitu wspólnot, osób i dokumentów |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do faktur.
Tak. Ministerstwo Finansów traktuje wspólnotę mieszkaniową w KSeF jak podmiot niebędący osobą fizyczną, więc dostawcy wystawiają jej faktury w KSeF, a wspólnota odbiera je z systemu. Ministerstwo nie przewiduje dziś wyłączenia wspólnot. Faktury za prąd, wodę, sprzątanie czy remonty trzeba więc pobierać z KSeF dla każdej wspólnoty osobno.
Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku. Wystawianie faktur w KSeF obowiązuje wspólnoty od 1 kwietnia 2026 roku, ale do końca 2026 roku wspólnota może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość z VAT w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
Wspólnota bez kwalifikowanej pieczęci składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje w nim jedną osobę fizyczną. Ta osoba nadaje potem w KSeF uprawnienia kolejnym osobom albo firmie zarządcy. Jeśli zarząd powierzono zarządcy, to zarządca może złożyć ZAW-FA za wspólnotę.
Tak, jeśli ma nadane uprawnienie do faktur tej wspólnoty. W Fakturowalni zarządca wpisuje token KSeF dla NIP każdej wspólnoty, a program raz na dobę pobiera nowe faktury kosztowe wszystkich wspólnot do jednego konta, każdą do właściwej wspólnoty.
W 2026 roku nie musi, jeśli faktury wystawiane w danym miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł z VAT. Po przekroczeniu limitu fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie następne wystawia już w KSeF. Od 2027 roku limitu nie ma. Faktury kosztowe mała wspólnota odbiera z KSeF tak samo jak duża.
W Fakturowalni plan Biuro kosztuje 399 zł netto miesięcznie, a w rozliczeniu rocznym 199 zł miesięcznie, i obsługuje do 25 wspólnot oraz 15 osób. Plan Enterprise za 798 zł netto, rocznie 399 zł, nie ma limitu wspólnot. Wspólnota z zarządem własnym może zacząć od planu Start za 199 zł netto.
Wybierz plan Biuro, dodaj wspólnoty po NIP i wklej ich tokeny KSeF. Następnego ranka faktury kosztowe wszystkich wspólnot będą na jednej liście. Gdy prowadzisz także własne spółki, zobacz program do faktur dla kilku firm.