Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Fakturowalnia wystawia faktury częściowe po każdym odbiorze etapu, faktury zaliczkowe i końcowe dla inwestora, sama dopisuje adnotację o mechanizmie podzielonej płatności przy robotach z załącznika nr 15 powyżej 15 000 zł brutto i wysyła każdą fakturę do KSeF. Faktury od podwykonawców i hurtowni pobiera z KSeF do rejestru kosztów, a gdy inwestor spóźnia się z przelewem, wysyła przypomnienia za Ciebie.
Konto zakładasz samym adresem e-mail, bez karty. Plan Firma dla zespołu do pięciu osób kosztuje 149 zł netto miesięcznie.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz inwestora jako nabywcę, pozycję za odebrany etap robót i kwotę powyżej 15 000 zł brutto, a potem włącz mechanizm podzielonej płatności. Podgląd faktury i plik KSeF liczą się na żywo. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Firma budowlana fakturuje inaczej niż sklep czy biuro usługowe. Jedna umowa z inwestorem to często pięć faktur: zaliczka, trzy etapy po protokołach odbioru i faktura końcowa. Każda powyżej 15 000 zł brutto zwykle wymaga adnotacji MPP, każda idzie do KSeF, a od każdej zależy, czy starczy na wypłaty i materiał w przyszłym miesiącu.
Poniżej najczęstsze przypadki z codziennej pracy wykonawcy i podwykonawcy. Przepisy są wspólne dla wszystkich programów, różnica polega na tym, ile z tego musisz pamiętać sam.
| Sytuacja | Co mówią przepisy | Co robi Fakturowalnia |
|---|---|---|
| Roboty z załącznika nr 15, faktura powyżej 15 000 zł brutto | obowiązkowa adnotacja „mechanizm podzielonej płatności”, nabywca płaci metodą split payment | sprawdza kwotę brutto, podpowiada adnotację i zapisuje ją w pliku KSeF |
| Wykonanie usługi budowlanej | faktura najpóźniej 30. dnia od wykonania usługi | osobne pola na datę wykonania i datę wystawienia, więc termin widać na fakturze |
| Odbiór częściowy etapu | termin 30 dni liczy się osobno dla każdego odebranego etapu | faktura częściowa z numerem umowy i protokołu w opisie |
| Zaliczka od inwestora | faktura zaliczkowa najpóźniej 15. dnia miesiąca po otrzymaniu wpłaty | faktura zaliczkowa z wpłaty, powiązana z umową |
| Zakończenie inwestycji | faktura końcowa rozlicza wszystkie zaliczki | odejmuje zaliczki automatycznie i pokazuje kwotę do zapłaty |
| Podwykonawca dla generalnego wykonawcy | zwykła faktura z VAT, bez odwrotnego obciążenia od 1 listopada 2019 roku | stawka 23% i MPP według kwoty, bez ręcznych adnotacji |
| Klient prywatny, dom do 300 m² lub mieszkanie do 150 m² | stawka 8% dla budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, KSeF nieobowiązkowy | stawka 8% z listy, faktura dla osoby prywatnej mailem z PDF |
| Faktura od podwykonawcy albo hurtowni | od 1 lutego 2026 roku otrzymana w KSeF z chwilą nadania numeru | pobiera ją do rejestru kosztów z terminem płatności |
Zasady faktur zaliczkowych i rozliczania ich na fakturze końcowej opisujemy szerzej we wpisie faktura zaliczkowa. Stawkę VAT i klasyfikację usługi zawsze potwierdza Twoja księgowa, program pilnuje formy faktury i terminów.
Przykład: remont hali za 480 000 zł netto, zaliczka 20 procent i trzy etapy odbierane protokołami. Tak przechodzi przez program od podpisania umowy do ostatniego przelewu.
Inwestor wpłaca 96 000 zł netto plus VAT. Wystawiasz fakturę zaliczkową z adnotacją MPP, program wysyła ją do KSeF i zapisuje przy niej numer KSeF.
Po każdym protokole odbioru wystawiasz fakturę za etap. Kierownik budowy może ją przygotować, a właściciel zatwierdza przed wysyłką, bo w planie Firma każdy ma własne konto i rolę.
Wpłaty oznaczasz z wyciągu bankowego w formacie MT940 albo CSV. Gdy termin mija, inwestor dostaje przypomnienie z Twojego szablonu, a po kolejnych dniach wezwanie do zapłaty i notę odsetkową.
Faktura końcowa odejmuje zaliczkę. Na koniec miesiąca księgowa dostaje sprzedaż i koszty z KSeF w jednym pliku dla Symfonii, Optimy, enova, Rewizora albo wFirmy.
Budownictwo od lat jest w czołówce branż z najdłuższymi opóźnieniami płatności, a firma wykonawcza kredytuje w tym czasie materiał, sprzęt i wypłaty. Najtańszy sposób, żeby skrócić ten czas, to przypominać wcześnie i konsekwentnie, zanim sprawa trafi do prawnika. Fakturowalnia wysyła przypomnienie kilka dni przed terminem, drugie w dniu terminu i kolejne po nim, według harmonogramu, który ustawiasz raz dla wszystkich klientów albo osobno dla jednego inwestora.
Na liście należności widzisz wszystkie niezapłacone faktury podzielone według liczby dni po terminie, więc wiadomo, do kogo dzwonić w pierwszej kolejności. Z tej samej listy przygotujesz notę odsetkową za opóźnienie i wezwanie do zapłaty. Cały proces opisujemy na stronie program do windykacji należności. Gdy duża faktura od generalnego wykonawcy wisi miesiącami, a gotówka potrzebna jest teraz, możesz też sprzedać niezapłaconą fakturę i odzyskać większość kwoty od razu.
Uczciwie: Fakturowalnia nie liczy kosztorysów i nie prowadzi harmonogramu budowy. Jest programem do faktur, KSeF i należności. Dla wielu firm wykonawczych to dokładnie ta część, która dziś boli najbardziej.
| Kryterium | Fakturowalnia | ERP dla budownictwa | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|---|
| Koszt | od 59 zł netto miesięcznie, zespół 149 zł | zwykle wdrożenie i licencje liczone w tysiącach złotych | 0 zł |
| Start pracy | tego samego dnia, konto na e-mail | tygodnie wdrożenia | od razu |
| Faktury częściowe, zaliczkowe i końcowe | tak, końcowa rozlicza zaliczki | tak | ręcznie, formularz od zera |
| Adnotacja MPP | podpowiadana przy kwocie powyżej 15 000 zł | tak | zaznaczana ręcznie |
| Przypomnienia o zapłacie i nota odsetkowa | tak, sekwencje i szablony | zależy od modułu | nie |
| Kosztorysy, harmonogram, magazyn | nie | tak | nie |
| Kiedy to najlepszy wybór | firma wykonawcza lub remontowa, 2 do 50 osób, kilkanaście faktur miesięcznie | generalny wykonawca z działem kosztorysowym | kilka faktur w roku |
Kilka ekip, kilkanaście zleceń naraz, klienci firmowi i prywatni. Potrzebujesz faktur za etapy, stawki 8 procent dla domów i mieszkań w limitach metrażu oraz porządku w tym, kto już zapłacił. Faktury z KSeF od hurtowni trafiają do rejestru kosztów z terminem płatności.
Fakturujesz jednego lub dwóch dużych odbiorców co miesiąc, zwykle z protokołem odbioru i długim terminem płatności. Faktura musi przejść przez KSeF bez błędu, bo odrzucona nie zaczyna biegu terminu. Protokół odbioru warto mieć przed wystawieniem faktury, bo to on wyznacza datę wykonania etapu.
Roboty instalacyjne są w załączniku nr 15, więc przy większych zleceniach MPP jest obowiązkowy. Program pilnuje adnotacji, a faktury cykliczne obsłużą umowy serwisowe na przeglądy i konserwację, wystawiane co miesiąc albo co kwartał.
Jednoosobowy wykonawca wystarczy na planie Start. Firma z biurem, kierownikami budów i inwestorami, którzy płacą po terminie, wybiera zwykle plan Firma, bo ma w cenie role użytkowników, sekwencje przypomnień i oznaczanie wpłat z wyciągu.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla jakiej firmy budowlanej |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 49 zł (590 zł rocznie) | jednoosobowy wykonawca, do 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 149 zł | 124 zł (1 490 zł rocznie) | do pięciu osób, windykacja miękka, wpłaty z MT940, eksport do programu księgowego |
| Biuro | 399 zł | 332 zł (3 990 zł rocznie) | grupa spółek budowlanych, do 25 firm w jednym panelu, API |
| Enterprise | wycena indywidualna | umowa roczna | bez limitu dokumentów i użytkowników, SSO |
Pełne porównanie jest w cenniku programu do faktur. Ceny są netto, do tego VAT.
Tak. Firma budowlana, która wystawia faktury innym firmom, wystawia je w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, a największe firmy od 1 lutego 2026 roku. Od 1 lutego 2026 roku każda firma odbiera przez KSeF faktury od polskich dostawców i podwykonawców. Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF. Jak połączyć firmę z systemem, opisujemy na stronie KSeF program do faktur.
Gdy kwota należności na fakturze przekracza 15 000 zł brutto, a faktura obejmuje choćby jedną pozycję z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Wiele robót budowlanych i instalacyjnych jest w tym załączniku. Wtedy faktura musi mieć adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, a nabywca płaci VAT na rachunek VAT sprzedawcy.
Najpóźniej 30. dnia od dnia wykonania usługi budowlanej lub budowlano-montażowej. Przy odbiorach częściowych termin liczy się osobno dla każdego odebranego etapu. Zaliczkę od inwestora fakturujesz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją otrzymałeś.
Nie. Odwrotne obciążenie dla usług budowlanych podwykonawców zniknęło 1 listopada 2019 roku. Podwykonawca wystawia zwykłą fakturę z VAT, a jeśli kwota przekracza 15 000 zł brutto i usługa jest w załączniku nr 15, dodaje adnotację o mechanizmie podzielonej płatności.
Fakturowalnia kosztuje od 59 zł netto miesięcznie w planie Start. Firmie budowlanej z biurem i kierownikami budów pasuje plan Firma za 149 zł netto miesięcznie: do pięciu użytkowników, sekwencje przypomnień o zapłacie, oznaczanie wpłat z wyciągu i eksport do programu księgowego. Systemy ERP dla budownictwa z kosztorysami i harmonogramami kosztują zwykle wielokrotnie więcej.
Łączysz firmę z KSeF jeden raz, a Fakturowalnia sama regularnie pobiera każdą fakturę, na której jesteś nabywcą, i dopisuje ją do rejestru kosztów z kwotą i terminem płatności. Kierownik budowy potwierdza fakturę podwykonawcy, a księgowa dostaje komplet na koniec miesiąca. Szczegóły są na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Załóż konto, połącz firmę z KSeF i wystaw pierwszą fakturę za etap z adnotacją MPP. W tym samym programie przygotujesz fakturę proforma przed zaliczką i paczkę dla księgowej na koniec miesiąca.