Czy gabinet stomatologiczny musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, gdy nabywcą jest firma albo inna osoba z NIP, na przykład pracodawca pacjenta czy operator pakietów medycznych. Obowiązek obejmuje też sprzedaż zwolnioną z VAT i działa od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku gabinet może wystawiać poza KSeF faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktura dla pacjenta prywatnego nie musi trafiać do KSeF.
W praktyce oznacza to dwa strumienie dokumentów. Większość przychodu z foteli to pacjenci prywatni: płacą kartą przy recepcji, dostają paragon, czasem proszą o fakturę na siebie. Mniejsza część, ale z wysokimi kwotami, to firmy. Pracodawca, który funduje pracownikowi leczenie, sieć pakietów medycznych rozliczająca wizyty swoich klientów co miesiąc, spółka, która kupuje przeglądy dla zespołu. Te faktury idą do KSeF i właśnie przy nich gabinet najczęściej czeka na pieniądze.
Próg 10 000 zł z VAT w miesiącu wygląda na wysoki, ale jedna faktura zbiorcza dla operatora pakietów albo dwa implanty opłacone przez firmę przekraczają go od razu. Wtedy w KSeF trzeba wystawić już fakturę, która przekroczyła limit, i wszystkie kolejne.
- pacjenci prywatni: paragony z kasy, 9 faktur na życzenie poza KSeF
- operator pakietów: 1 faktura zbiorcza zw, w KSeF, termin 30 dni
- firmy pacjentów: 4 faktury, w tym zaliczka za implant
- koszty z KSeF: 3 lekarzy na kontraktach, pracownia protetyczna, hurtownia
Liczby są przykładowe.
Czy usługi stomatologiczne są zwolnione z VAT?
Leczenie stomatologiczne wykonywane przez lekarza dentystę jest zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, bo służy profilaktyce, zachowaniu i przywracaniu zdrowia. Zabiegi wykonywane wyłącznie w celach estetycznych, na przykład wybielanie bez wskazań, zwykle mają 23% VAT. Granicę dla konkretnej usługi ustal z księgową.
Kłopot zaczyna się wtedy, gdy recepcjonistka ma zdecydować o stawce przy każdej fakturze. Dlatego w programie usługi zapisujesz raz w katalogu: przegląd, wypełnienie, leczenie kanałowe, ekstrakcja, implant, korona, wybielanie, każda z ceną i stawką. Na fakturze recepcja tylko wybiera pozycję, a podstawa zwolnienia drukuje się sama przy stawce zw i trafia do osobnego pola w pliku KSeF.
| Usługa | Stawka zwykle | Uwaga |
|---|---|---|
| Przegląd, wypełnienie, leczenie kanałowe | zw | cel leczniczy, art. 43 ust. 1 pkt 19 |
| Implant, korona, most | zw | przywrócenie funkcji, przy wysokich kwotach często zaliczka |
| Higienizacja i skaling | zw | profilaktyka |
| Wybielanie w celach estetycznych | 23% | bez wskazań medycznych, chyba że gabinet korzysta ze zwolnienia podmiotowego |
| Sprzedaż past, szczoteczek, nakładek | 23% albo 8% | zależy od towaru, ustal z księgową |
Lekarze, którzy pracują w gabinecie na kontraktach, mają te same zasady po swojej stronie. Opisujemy je we wpisie program do faktur dla lekarzy na kontrakcie, a kiedy wystarczy rachunek zamiast faktury bez VAT, na stronie program do wystawiania faktur dla podatników zwolnionych z VAT.
Czy dentysta musi mieć kasę fiskalną?
Tak, sprzedaż usług stomatologicznych osobom prywatnym rejestruje się na kasie fiskalnej, także gdy jest zwolniona z VAT. Program do faktur kasy nie zastępuje. Firmie gabinet wystawi fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy NIP nabywcy był na paragonie, dlatego recepcja pyta o fakturę przed płatnością.
Najprostszy układ wygląda tak: pacjent prywatny płaci przy kasie i wychodzi z paragonem, a pacjent, którego leczenie opłaca firma, dostaje fakturę z programu z terminem płatności, bez paragonu. Gdy firma płaci przelewem, a nie przy recepcji, faktura z terminem jest jedynym dokumentem i to ona trafia do KSeF.
Zaliczki za implanty i leczenie rozłożone na etapy
Implant z koroną to kilka wizyt w ciągu kilku miesięcy i kwota, którą pacjent często płaci w dwóch albo trzech częściach. Gdy zaliczkę wpłaca firma, gabinet wystawia fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty, a po zakończeniu leczenia fakturę końcową. W Fakturowalni faktura końcowa sama odejmuje wcześniejsze zaliczki i wskazuje ich numery KSeF, więc nikt nie liczy pozostałej kwoty na kartce.
Pacjent prywatny przy usłudze zwolnionej z VAT nie potrzebuje faktur zaliczkowych, chyba że o nie poprosi. Jeśli prosi, bo rozlicza leczenie z pracodawcą, wystawisz je tak samo. Szczegóły transz opisujemy na stronie program do faktur zaliczkowych.
Jak gabinet odbiera faktury od lekarzy i pracowni protetycznej?
Od 1 lutego 2026 roku faktury od dostawców, także od lekarzy na kontraktach B2B i pracowni protetycznej, są dostępne w KSeF. Program z tokenem KSeF gabinetu pobiera je raz na dobę, więc właściciel widzi koszty z danego miesiąca bez zbierania maili, a biuro rachunkowe dostaje je w jednym pliku.
Dla kliniki z kilkoma lekarzami to największa oszczędność czasu. Trzech dentystów, higienistka, ortodonta przyjmujący dwa razy w tygodniu i pracownia protetyczna wystawiają faktury w różnych dniach. Zamiast przypominać im o przesłaniu PDF, sprawdzasz listę kosztów pobranych z KSeF i od razu widzisz, czyja faktura za październik jeszcze nie przyszła. Jak działa pobieranie, opisujemy na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Na co patrzeć w programie do faktur dla gabinetu
Program gabinetowy do grafiku wizyt i dokumentacji medycznej często ma moduł faktur, ale bywa on płatny osobno albo nie obsługuje KSeF dla faktur kosztowych. Jeśli Twój system gabinetowy robi to wszystko dobrze, drugiego programu nie potrzebujesz. Jeśli nie, oto lista rzeczy, które warto sprawdzić przed zakupem.
| Funkcja | Dlaczego ważna | W Fakturowalni |
|---|---|---|
| Katalog usług ze stawkami zw i 23% | recepcja nie decyduje o stawce | tak, z podstawą zwolnienia na fakturze |
| Wysyłka do KSeF faktur dla firm | obowiązek od kwietnia 2026 | tak, w abonamencie, token gabinetu |
| Faktura dla pacjenta poza KSeF | konsument nie musi być w systemie | tak, PDF mailem z panelu |
| Zaliczki i faktura końcowa | implanty i protetyka na etapy | tak, końcowa odejmuje zaliczki sama |
| Role i akceptacja | recepcja wystawia, właściciel zatwierdza duże kwoty | tak, do 5 osób w planie Firma |
| Przypomnienia dla firm | operatorzy pakietów płacą po 30 dniach | tak, mailem według harmonogramu |
| Faktury kosztowe z KSeF | kontrakty lekarzy i pracownia w jednym miejscu | tak, pobierane raz na dobę |
Czego Fakturowalnia nie ma, mówimy wprost: nie prowadzi grafiku wizyt, dokumentacji medycznej, karty pacjenta ani kasy fiskalnej i nie rozlicza świadczeń z NFZ. To program do faktur, płatności i KSeF, który działa obok systemu gabinetowego. Pacjenci firmowi coraz częściej szukają gabinetu w internecie przed pierwszą wizytą, więc warto mieć dobrą stronę internetową dla gabinetu stomatologicznego, a faktury dla tych firm prowadzić już w programie, który pilnuje terminów.
Ile kosztuje program do faktur dla gabinetu stomatologicznego?
W Fakturowalni gabinet z jednym fotelem i jedną osobą przy fakturach wybiera plan Start za 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT, rocznie 99 zł miesięcznie. Klinika z recepcją, kilkoma lekarzami, przypomnieniami o zapłacie i wyciągiem bankowym wybiera plan Firma za 299 zł, rocznie 149 zł miesięcznie, do pięciu osób.
| Plan | Cena netto | Dla jakiego gabinetu |
|---|---|---|
| Start | 199 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 99 zł | jeden fotel, właściciel sam wystawia kilka faktur dla firm, KSeF, zaliczki, korekty |
| Firma | 299 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 149 zł | klinika z recepcją, role i akceptacja, przypomnienia, wyciąg MT940 i CSV, faktury cykliczne dla stałych partnerów |
| Biuro | 399 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 199 zł | kilka gabinetów na osobnych NIP, do 25 firm i 15 osób |
Stały partner, który płaci co miesiąc tę samą kwotę, na przykład firma z abonamentem na przeglądy dla pracowników, dostaje fakturę z harmonogramu, co pokazujemy na stronie program do faktur cyklicznych. Gdy klinika i drugi gabinet działają jako osobne podmioty, zobacz program do faktur dla kilku firm, a wszystkie limity planów są w cenniku.
Pytania przed wyborem programu
Czy gabinet stomatologiczny musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, gdy nabywcą jest firma albo inna osoba z NIP, na przykład pracodawca pacjenta czy operator pakietów medycznych. Obowiązek obejmuje też sprzedaż zwolnioną z VAT i działa od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku gabinet może wystawiać poza KSeF faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktura dla pacjenta prywatnego nie musi trafiać do KSeF.
Czy faktura dla pacjenta prywatnego może iść do KSeF?
Może, ale nie musi. Faktura dla osoby, która nie prowadzi działalności, nie podlega obowiązkowi KSeF, więc zwykle wysyłasz ją mailem jako PDF. Jeśli pacjent prowadzi własną firmę i prosi o fakturę na swój NIP, to już nabywca z NIP i taki dokument idzie do KSeF.
Czy recepcja może wystawiać faktury bez dostępu do KSeF właściciela?
Tak. Token KSeF gabinetu wkleja raz osoba uprawniona do reprezentowania firmy, a recepcjonistki dostają w programie własne konta z rolą wystawiającego. Faktury powyżej ustawionego progu, na przykład 5 000 zł, czekają na akceptację właściciela i dopiero potem trafiają do KSeF.