Program do wystawiania rachunków dla firm zwolnionych z VAT
Fakturowalnia to program do wystawiania rachunków i faktur bez VAT dla firm, które korzystają ze zwolnienia z VAT: podmiotowego ze względu na obroty albo przedmiotowego ze względu na rodzaj usług. Program podpowiada, który dokument wystawić, pilnuje podstawy zwolnienia i wie, co musi trafić do KSeF, a co zostaje poza nim.
Rachunek a faktura bez VAT: czym się różnią
Podatnik zwolniony z VAT może dokumentować sprzedaż na dwa sposoby. Rachunek wynika z Ordynacji podatkowej i potwierdza, że usługa została wykonana albo towar sprzedany. Faktura bez VAT wynika z ustawy o VAT, ma własne wymogi i od 2026 roku powstaje w KSeF tak jak każda inna faktura. W wielu przypadkach wybór należy do sprzedawcy, ale gdy nabywca zażąda faktury, zwolniony podatnik ma obowiązek ją wystawić.
| Rachunek | Faktura bez VAT | |
|---|---|---|
| Podstawa | Ordynacja podatkowa | ustawa o VAT |
| KSeF | nie trafia do KSeF | trafia do KSeF w strukturze FA(3) |
| Oznaczenie VAT | brak | zw z podstawą prawną zwolnienia |
| Kiedy obowiązkowa | gdy nabywca żąda rachunku | gdy nabywca żąda faktury |
Terminy objęcia obowiązkiem KSeF najmniejszych podatników podaje Ministerstwo Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Program do rachunków, który wie, co idzie do KSeF
Najczęstsze pytanie firm zwolnionych z VAT brzmi: czy muszę wysyłać do KSeF. Odpowiedź zależy od dokumentu. Faktura bez VAT jest fakturą w rozumieniu ustawy, więc podlega KSeF. Rachunek fakturą nie jest i do KSeF nie trafia. Fakturowalnia prowadzi oba dokumenty w osobnych seriach i wysyła do KSeF tylko to, co powinno tam trafić.
- faktura bez VAT wysyłana do KSeF z oznaczeniem zwolnienia i jego podstawą
- rachunek z własną numeracją, poza KSeF, z PDF dla klienta
- odbieranie faktur kosztowych z KSeF, obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026 roku
Szczegóły połączenia z systemem opisujemy na stronie program KSeF, a terminy w artykule KSeF od kiedy obowiązkowy.
Faktura bez VAT z właściwą podstawą zwolnienia
Na fakturze bez VAT trzeba wskazać, dlaczego sprzedaż jest zwolniona. Inaczej wygląda to przy zwolnieniu ze względu na limit sprzedaży, a inaczej przy usługach zwolnionych z mocy ustawy, na przykład części usług medycznych czy edukacyjnych. W ustawieniach firmy wybierasz podstawę raz, a program wstawia ją na każdy dokument.
- podstawa zwolnienia zapisana w ustawieniach firmy
- różne podstawy dla różnych usług w katalogu
- ostrzeżenie, gdy suma sprzedaży w roku zbliża się do limitu zwolnienia podmiotowego
Rachunek też trzeba ściągnąć od klienta
Zwolnienie z VAT nie zwalnia z pilnowania wpłat. Program wysyła klientowi rachunek albo fakturę mailem, przypomina o terminie i oznacza wpłatę po imporcie wyciągu bankowego. Gdy klient się spóźnia, przygotowuje notę odsetkową, która nie podlega VAT i nie trafia do KSeF.
- przypomnienie przed terminem płatności
- import wyciągu MT940 albo CSV
- paczka dokumentów dla księgowej co miesiąc, opisana na stronie program do faktur z JPK
Przejście na VAT bez zmiany programu
Firma, która przekracza limit zwolnienia albo rejestruje się jako czynny podatnik VAT, nie musi zmieniać narzędzia. Zmieniasz status w ustawieniach, a od wskazanej daty program wystawia pełne faktury VAT ze stawkami 23, 8, 5 i 0 procent. Historia rachunków i faktur bez VAT zostaje w tym samym rejestrze. Więcej o tych dokumentach na stronie program do wystawiania faktur VAT.
Plany dla firm zwolnionych z VAT
Większości jednoosobowych firm zwolnionych z VAT wystarcza plan Start. Ceny netto, do każdej doliczamy VAT.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 59 zł | 590 zł (49 zł miesięcznie) | jedna osoba, do 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 149 zł | 1 490 zł (124 zł miesięcznie) | zespół do pięciu osób, faktury cykliczne |
Pełne porównanie, także plan Biuro za 399 zł miesięcznie, jest w cenniku.
Pytania o program do faktur
FAQNie. Rachunek wystawiany na podstawie Ordynacji podatkowej nie jest fakturą i nie jest wysyłany do KSeF.
Tak. Faktura bez VAT jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i jest wystawiana w KSeF w terminach, które podaje Ministerstwo Finansów.
Tak. Każdy rodzaj dokumentu ma własną serię, a przy wystawianiu wybierasz, który dokument chcesz utworzyć.
Program sumuje sprzedaż w roku i ostrzega, gdy zbliżasz się do limitu. Decyzję o rejestracji do VAT podejmujesz Ty albo Twoja księgowa.
Wystawiaj rachunki i faktury bez VAT w jednym miejscu
Załóż konto, ustaw podstawę zwolnienia i wystaw pierwszy dokument. Program sam zadba o to, żeby do KSeF trafiło tylko to, co powinno.