Jaki program do faktur dla spółki cywilnej?
Taki, w którym sprzedawcą na fakturze jest spółka z własnym NIP, każdy wspólnik loguje się własnym kontem, faktury trafiają do KSeF w kontekście NIP spółki, a faktury kosztowe pobierane z KSeF lądują w tej samej firmie. Do tego eksport dla księgowej, która dzieli dochód między wspólników.
Brzmi oczywiście, ale w spółkach cywilnych właśnie tu najczęściej coś się rozjeżdża. Jeden wspólnik ma jeszcze stare konto w darmowym programie założone na swoją jednoosobową działalność. Drugi wystawia faktury z telefonu na własnym loginie. Hurtownia wystawia fakturę na NIP wspólnika, bo tak ma zapisane w systemie od lat. Dopóki faktury chodziły mailem, księgowa jakoś to łapała. W KSeF każda z tych pomyłek ląduje w innym miejscu.
Poniżej zestawienie typowych sytuacji w spółce cywilnej i tego, czego wymagać od programu.
| Sytuacja w spółce | Ryzyko | Czego potrzebujesz od programu |
|---|---|---|
| Dwóch wspólników wystawia faktury | jedno hasło dla obu, brak śladu, kto co wystawił | osobne konta, role i historia zmian |
| Faktury od dostawców | faktura na NIP wspólnika zamiast spółki | pobieranie z KSeF w kontekście NIP spółki |
| Wspólnik ma też własną działalność | faktura spółki wystawiona z danych JDG | dwie firmy z osobnymi seriami albo dwa osobne konta |
| Stali klienci co miesiąc | zapomniana faktura, gdy wspólnik jest na urlopie | faktury cykliczne i przypomnienia o zapłacie |
| Rozliczenie wspólników | księgowa zbiera dokumenty od dwóch osób | jedna paczka za miesiąc dla całej spółki |
Czyje dane są na fakturze spółki cywilnej
Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, ale dla VAT jest osobnym podatnikiem z własnym NIP. Na fakturze sprzedawcą jest więc spółka: jej nazwa, zwykle uzupełniona imionami i nazwiskami wspólników, adres i NIP spółki. Nie NIP któregokolwiek ze wspólników. W programie zakładasz firmę po NIP spółki, wpisujesz nazwę tak, jak brzmi w umowie, i ustawiasz własną serię numeracji.
To ważne zwłaszcza wtedy, gdy wspólnik prowadzi równolegle własną działalność. Faktura z danymi JDG zamiast spółki to faktura innego podatnika. Po wysłaniu do KSeF nie da się jej po prostu wymienić. Trzeba wystawić korektę i nową fakturę, a klient musi to u siebie uwzględnić. Jak program prowadzi korekty w KSeF, opisujemy na stronie program do faktur korygujących.
KSeF dla spółki cywilnej i logowanie wspólników
Spółka cywilna nie jest osobą fizyczną, więc nie loguje się do KSeF profilem zaufanym żadnego ze wspólników tak po prostu. Jeśli nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP spółki, składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje w nim jedną osobę, najczęściej jednego ze wspólników. Ta osoba po zalogowaniu nadaje w KSeF uprawnienia drugiemu wspólnikowi, pracownikom albo programowi do faktur.
W ZAW-FA warto wskazać wspólnika, który jest w spółce na stałe. Formularz aktualizuje się przy zmianie tej osoby albo zmianie NIP, na przykład po przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z o.o. Wtedy nowy NIP oznacza nowe uprawnienia i nową firmę w programie.
Po stronie programu wystarcza token KSeF wygenerowany w kontekście NIP spółki. Wklejasz go raz w ustawieniach firmy, a program wysyła faktury i odczytuje numery KSeF bez logowania wspólników do systemu. Szczegóły połączenia opisujemy na stronie program do faktur z KSeF.
Od kiedy spółka cywilna wystawia faktury w KSeF
Faktury od dostawców spółka odbiera z KSeF od 1 lutego 2026 roku. Wystawianie faktur w KSeF obowiązuje ją od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto. Po przekroczeniu limitu w KSeF idzie już faktura, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne. Faktury dla klientów prywatnych nie muszą trafiać do KSeF.
W spółce z dwoma aktywnymi wspólnikami 10 000 zł miesięcznie to zwykle dwie albo trzy faktury. Bezpieczniej od razu wysyłać wszystko do KSeF niż pilnować, kto w danym miesiącu przekroczył próg. Pełny kalendarz zmian jest we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Faktury kosztowe na NIP spółki, nie wspólnika
To najczęstszy kłopot spółek cywilnych w KSeF. Dostawca, który latami wystawiał faktury na wspólnika, dalej ma w systemie jego NIP. Faktura trafia wtedy do kontekstu wspólnika, a nie spółki, i nie pojawi się na liście kosztów spółki. Odliczenie VAT przez spółkę z faktury wystawionej na wspólnika jest ryzykowne, więc i tak trzeba prosić dostawcę o korektę.
Program pobiera faktury kosztowe z KSeF dla NIP spółki raz na dobę. Jeśli po zakupie faktury nie ma na liście, to znak, że dostawca wpisał zły NIP, i dowiadujesz się o tym po jednym dniu, a nie przy zamknięciu miesiąca. Jak działa pobieranie, opisujemy na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Dwóch wspólników w jednym programie
W spółce cywilnej faktury wystawia zwykle więcej niż jedna osoba. W planie Firma każdy wspólnik i pracownik ma własne logowanie i rolę, do pięciu osób. Wspólnik od sprzedaży wystawia faktury, drugi widzi należności i wpłaty, a pracownik może przygotować fakturę do akceptacji. Przy każdym dokumencie widać, kto go wystawił. Nikt nie dzieli się hasłem i nie ma sporu, kto zapomniał o fakturze dla stałego klienta.
Stałych klientów obsługują faktury cykliczne, które wystawiają się same w wyznaczonym dniu, także wtedy, gdy obaj wspólnicy są na urlopie. Gdy klient spóźnia się z zapłatą, przypomnienia wychodzą automatycznie, a spółka nie musi ustalać, który wspólnik ma zadzwonić.
Spółka cywilna i własna działalność wspólnika
Wspólnik często prowadzi obok spółki własną jednoosobową działalność. To dwa różne NIP, dwie serie faktur i dwa konteksty w KSeF. W programie masz dwie drogi. Pierwsza to dwa osobne konta w planie Start, każde dla jednej firmy, co przy małej liczbie faktur wychodzi taniej. Druga to jedno konto w planie Biuro, w którym spółka i działalności wspólników są osobnymi firmami z jednym logowaniem. To opłaca się przy trzech i więcej firmach, co opisujemy na stronie program do faktur dla kilku firm.
Ile kosztuje program do faktur dla spółki cywilnej?
W Fakturowalni plan Firma dla spółki, w której faktury wystawia kilku wspólników, kosztuje 299 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 149 zł, i obejmuje do 5 osób. Gdy fakturuje tylko jeden wspólnik, wystarczy plan Start za 199 zł netto, rocznie 99 zł. Ceny netto, do tego VAT.
| Spółka | Plan | Cena netto w rozliczeniu rocznym |
|---|---|---|
| Fakturuje jeden wspólnik, do 150 dokumentów | Start | 99 zł miesięcznie |
| Dwóch albo trzech wspólników, stali klienci, przypomnienia | Firma | 149 zł miesięcznie |
| Spółka plus działalności wspólników, do 25 firm | Biuro | 199 zł miesięcznie |
Pełne porównanie planów jest w cenniku programu do faktur. Jeśli spółka wystawia kilka faktur w miesiącu i sprzedaje jednemu klientowi, bezpłatna aplikacja ministerstwa też wystarczy. Program zwraca się, gdy fakturuje kilka osób, klientów jest kilkunastu, a pilnowanie zapłaty zajmuje wspólnikom czas.
Czego program do faktur nie zrobi za spółkę cywilną
Uczciwie: nie dzieli dochodu między wspólników i nie liczy ich zaliczek na PIT. Każdy wspólnik rozlicza swój udział w dochodzie spółki we własnym zeznaniu, według proporcji z umowy, i tę część robi księgowa. Program daje jej komplet faktur sprzedaży i kosztów spółki w jednym eksporcie, w pliku dla jej programu księgowego. Jeśli spółka dopiero szuka obsługi, warto wybrać biuro rachunkowe, które zna spółki cywilne i ich rozliczenia, bo podział dochodu i składki wspólników to tam codzienność. Plik dla księgowej opisujemy na stronie eksport do księgowości.
Pytania przed wyborem programu
Czy spółka cywilna musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Spółka cywilna jest podatnikiem VAT z własnym NIP i od 1 kwietnia 2026 roku wystawia faktury dla firm w KSeF. Do końca 2026 roku może wystawiać je poza KSeF, jeśli w danym miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto. Faktury od dostawców odbiera z KSeF od 1 lutego 2026 roku.
Kto loguje się do KSeF w imieniu spółki cywilnej?
Spółka cywilna bez kwalifikowanej pieczęci z NIP spółki składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje jedną osobę, zwykle wspólnika. Ta osoba nadaje potem w KSeF uprawnienia drugiemu wspólnikowi, pracownikom albo programowi do faktur.
Czy spółka cywilna zwolniona z VAT też korzysta z KSeF?
Tak. Obowiązek KSeF obejmuje także podatników zwolnionych z VAT. Faktura ma wtedy stawkę zw i podstawę zwolnienia, a program wpisuje ją sam po zaznaczeniu zwolnienia w ustawieniach firmy. Więcej na stronie program do wystawiania rachunków i faktur dla zwolnionych z VAT.
Czy wspólnik może wystawiać faktury spółki z telefonu?
Tak. Program działa w przeglądarce telefonu bez instalacji, więc fakturę po zleceniu u klienta wystawisz od razu, z NIP spółki i jej serią. Więcej na stronie aplikacja do wystawiania faktur.