Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Kancelaria fakturuje trzy rodzaje zleceń: stałą obsługę firm ryczałtem co miesiąc, prowadzenie spraw z zaliczką na honorarium i porady dla klientów prywatnych. W Fakturowalni ryczałty wystawiają się same pierwszego dnia miesiąca z okresem rozliczeniowym, zaliczki rozliczasz fakturą końcową jednym kliknięciem, faktury dla firm idą do KSeF, a zaległe honoraria przypomina program, nie aplikantka.
Ryczałty, zaliczki, KSeF i przypomnienia od 149 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz klienta po NIP i kwotę ryczałtu albo honorarium za sprawę. Zmień stawkę na np dla klienta z UE i zobacz, jak zmienia się faktura i plik KSeF w strukturze FA(3). Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Usługi prawne mają 23% VAT niezależnie od tego, kto jest klientem, i nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł. Różnice są gdzie indziej: kiedy wystawić fakturę, czy idzie do KSeF i czy była zaliczka.
| Rozliczenie | Dokument | KSeF | Co robi program |
|---|---|---|---|
| Stała obsługa prawna firmy, ryczałt miesięczny | faktura z okresem rozliczeniowym, najpóźniej w terminie płatności | tak | wystawia ją cyklicznie i wysyła mailem z numerem KSeF |
| Prowadzenie sprawy z zaliczką na honorarium | faktura zaliczkowa, potem końcowa | tak, gdy klient ma NIP | w końcowej sam odejmuje wpłacone zaliczki |
| Rozliczenie godzinowe | faktura z liczbą godzin jako ilością | tak, gdy klient ma NIP | liczy kwotę ze stawki za godzinę |
| Porada dla klienta prywatnego | faktura bez NIP nabywcy | nie musi | wysyła PDF mailem, bez sprawdzania białej listy |
| Opinia dla spółki z Niemiec | faktura ze stawką np, odwrotne obciążenie (art. 28b) | tak | kwota w euro z kursem NBP |
Tabela opisuje typowe sytuacje. Nietypowe umowy, na przykład z honorarium za sukces, potwierdź z księgową kancelarii.
Od 1 lutego 2026 roku kancelaria odbiera faktury kosztowe przez KSeF: za najem lokalu, systemy informacji prawnej, leasing samochodu, tłumaczenia przysięgłe i usługi podwykonawców. Od 1 kwietnia 2026 roku wystawia w KSeF faktury dla klientów biznesowych. Do końca 2026 roku można jeszcze wystawiać poza systemem faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu, ale kancelaria z trzema klientami na stałej obsłudze przekracza ten próg w pierwszym dniu miesiąca.
Dla prawnika ważne jest jeszcze jedno. Faktura w KSeF to plik w strukturze FA(3), który widzi urząd skarbowy i nabywca. Opis usługi zostaje w systemie na lata, więc na fakturze piszesz „stała obsługa prawna, październik 2026” albo „prowadzenie sprawy, sygn. wewnętrzna 14/2026”, a nie szczegóły sporu klienta. Program podpowiada pozycje z Twojego katalogu, więc opis jest za każdym razem tak samo zwięzły.
Połączenie z systemem ministerstwa opisujemy na stronie integracja z KSeF, a pobieranie kosztów na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Przy stałej obsłudze prawnej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT), a fakturę wystawiasz najpóźniej z upływem terminu płatności (art. 106i ust. 3 pkt 4). Jeśli faktura wskazuje okres rozliczeniowy, możesz ją wystawić z góry, na początku miesiąca. Zaliczka wpłacona przy takiej umowie nie tworzy osobnego obowiązku podatkowego.
W praktyce ustawiasz każdemu klientowi na ryczałcie cykl: kwota, dzień wystawienia, termin płatności i opis z okresem. Pierwszego dnia miesiąca faktury wystawiają się same, dostają numer KSeF i lecą do księgowości klienta. Gdy klient dokupi pakiet godzin ponad ryczałt, dopisujesz go jako osobną pozycję na tej samej fakturze albo osobną fakturą.
Jak działa harmonogram, opisujemy na stronie faktury cykliczne, a przypomnienia o zaległym honorarium na stronie program do windykacji należności.
| Klient | Netto | Wystawienie | Stan |
|---|---|---|---|
| Spółka produkcyjna | 4 500,00 zł | 1 listopada | w KSeF, wysłana |
| Sieć gabinetów | 2 200,00 zł | 1 listopada | zapłacona |
| Deweloper | 6 000,00 zł | 1 listopada | czeka na akceptację |
| GmbH z Berlina | 900,00 EUR | 1 listopada | przypomnienie wysłane |
Klienci i kwoty są przykładowe. Faktura dla dewelopera przekracza próg akceptacji, więc czeka, aż wspólnik ją zatwierdzi.
Przy prowadzeniu sprawy klient zwykle płaci zaliczkę przy podpisaniu umowy, a resztę po wyroku albo ugodzie. Każdą zaliczkę wpłaconą przed wykonaniem usługi dokumentujesz fakturą zaliczkową, a na końcu wystawiasz fakturę końcową, która odejmuje to, co już zapłacono.
Więcej przykładów jest na stronie program do faktur zaliczkowych. Gdy klient zmienia zakres zlecenia po wystawieniu faktury, zobacz program do faktur korygujących. Samo przyjmowanie spraw, czyli formularz zgłoszenia, rozmowy z klientem i skrzynkę kancelarii, obsługuje osobny program dla kancelarii prawnej do przyjmowania klientów, a Fakturowalnia zaczyna pracę tam, gdzie trzeba wystawić fakturę.
Konfiguracja zajmuje około kwadransa. Najdłużej trwa wygenerowanie tokenu w KSeF przez osobę uprawnioną do reprezentowania kancelarii.
Dodajesz kancelarię po NIP, ustawiasz serię faktur i wklejasz token z KSeF. Spółka partnerska i indywidualna kancelaria działają tak samo.
Klientów biznesowych dodajesz po NIP, prywatnych po imieniu i adresie e-mail. W katalogu zapisujesz stałe pozycje, na przykład porada, opinia, godzina pracy.
Ustawiasz cykle dla klientów na stałej obsłudze i wystawiasz zaliczki dla nowych spraw. Próg akceptacji decyduje, które faktury wspólnik zatwierdza przed wysyłką.
Wyciąg z banku oznacza zapłacone faktury, przypomnienia wychodzą same, a księgowa dostaje sprzedaż i koszty z KSeF w jednym pliku na koniec miesiąca.
Kilkunastu klientów, w tym dwóch albo trzech na stałej obsłudze, reszta to sprawy z zaliczką i porady dla osób prywatnych. Kilkadziesiąt faktur miesięcznie robi plan Start, a gdy chcesz, żeby ryczałty wystawiały się same i żeby program upominał się o zaległe honoraria, wybierasz Firmę.
Faktury przygotowuje sekretariat albo aplikant, a wspólnik prowadzący sprawę zatwierdza je przed wysyłką. W planie Firma do pięciu osób ma role: wystawiający, akceptujący i podgląd, a próg akceptacji ustawiasz kwotą. Każda osoba loguje się własnym kontem, więc wiesz, kto wystawił którą fakturę.
Gdy obok kancelarii działa spółka doradcza albo windykacyjna z innym NIP, obie fakturujesz z jednego konta, każdą z własną serią i tokenem KSeF. Opisujemy to na stronie program do faktur dla kilku firm.
Duże kancelarie pracują w systemach do zarządzania kancelarią z aktami spraw, kalendarzem terminów i ewidencją czasu pracy. Fakturowalnia nim nie jest: nie prowadzi akt i nie mierzy czasu. Dla kancelarii, która terminy ma w kalendarzu, a potrzebuje porządku w fakturach, KSeF i płatnościach, różnice wyglądają tak.
| Kryterium | Fakturowalnia | System do zarządzania kancelarią | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|---|
| Faktury cykliczne za ryczałt | tak, wystawiane i wysyłane same | zwykle tak | nie |
| Zaliczki i faktura końcowa | tak, rozliczenie liczone samo | zależy od systemu | tak, kwoty liczysz ręcznie |
| Akta spraw i ewidencja czasu | nie | tak | nie |
| Przypomnienia o zapłacie | automatyczne mailem | zależy od systemu | brak |
| Akceptacja faktur przez wspólnika | tak, z progiem kwotowym | zwykle tak | brak |
| Wdrożenie | kwadrans, w przeglądarce | tygodnie, często z opłatą wdrożeniową | od ręki |
Przy kilku fakturach w roku wystarczy bezpłatna aplikacja ministerstwa. Gdy faktur jest kilkadziesiąt miesięcznie, z ryczałtami i zaliczkami, program zwraca się na samym czasie sekretariatu. Ogólnie o połączeniu z KSeF piszemy na stronie program do faktur z KSeF, a o plikach dla księgowej na stronie eksport do księgowości.
Cena zależy od tego, ile osób wystawia faktury i czy chcesz cykliczne ryczałty z przypomnieniami. Ceny netto, do tego VAT. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł (1 188 zł rocznie) | adwokat albo radca pracujący sam, KSeF, zaliczki i korekty, 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | kancelaria z ryczałtami i sekretariatem, faktury cykliczne, przypomnienia, waluty, do 5 osób, 1 000 dokumentów |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | grupa kancelarii i spółek wspólników, do 25 NIP i 15 osób |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania.
Tak. Adwokat, radca prawny i kancelaria wystawiają faktury dla firm w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, a od 1 lutego 2026 roku odbierają tam faktury kosztowe. Do końca 2026 roku można wystawiać poza KSeF faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu. Faktura dla klienta prywatnego bez NIP nie musi trafiać do KSeF.
Usługi adwokatów i radców prawnych mają stawkę 23% VAT, zarówno dla firm, jak i dla osób prywatnych. Usługi prawnicze są wyłączone ze zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł, więc nawet początkujący adwokat jest czynnym podatnikiem VAT od pierwszej faktury. Usługa dla firmy z innego kraju UE ma stawkę np i jest opodatkowana u nabywcy.
Najpóźniej z upływem terminu płatności, zgodnie z art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, a obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Fakturę można wystawić wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem usługi, jeśli wskazuje okres rozliczeniowy, na przykład październik 2026. Dlatego ryczałt najwygodniej fakturować cyklicznie na początku miesiąca.
Przy zwykłym zleceniu prowadzenia sprawy tak: zaliczkę otrzymaną przed wykonaniem usługi dokumentuje się fakturą zaliczkową, a po zakończeniu sprawy wystawia się fakturę końcową z rozliczeniem zaliczek. Przy stałej obsłudze prawnej zaliczka nie tworzy obowiązku podatkowego, bo powstaje on z wystawieniem faktury.
W Fakturowalni plan Firma z fakturami cyklicznymi, przypomnieniami i dostępem do pięciu osób kosztuje 299 zł netto miesięcznie, a w rozliczeniu rocznym 149 zł miesięcznie. Adwokat pracujący sam wybiera plan Start za 199 zł, rocznie 99 zł miesięcznie.
Dodaj kancelarię po NIP, wklej token KSeF i ustaw cykle dla klientów na stałej obsłudze. Pierwsze ryczałty wystawią się same na początku miesiąca, z okresem rozliczeniowym i numerem KSeF, a zaległe honoraria program przypomni klientom mailem. Gdy klient z zagranicy płaci w euro, zobacz program do faktur w walucie obcej.