Jaki program do faktur dla spółki z o.o.?
Taki, w którym faktury może wystawiać kilka osób z własnym logowaniem, a zarząd zatwierdza te powyżej ustalonej kwoty, faktura sama trafia do KSeF z oznaczeniem MPP, gdy jest wymagane, a biuro rachunkowe prowadzące pełną księgowość dostaje plik importu do swojego programu zamiast stosu PDF.
Jednoosobowa działalność wystawia faktury sama i sama za nie odpowiada. W spółce jest inaczej. Fakturę przygotowuje handlowiec, który zna zamówienie, albo asystentka w biurze, a odpowiedzialność za rozliczenia ponosi zarząd. Księgi prowadzi zewnętrzne biuro, które co miesiąc potrzebuje kompletu sprzedaży i kosztów. Do tego dochodzi KSeF, w którym spółka nie loguje się jak osoba fizyczna. Program do faktur dla spółki musi więc rozwiązywać cztery sprawy naraz: kto wystawia, kto zatwierdza, jak faktura trafia do KSeF i jak dane trafiają do księgowości.
| Potrzeba spółki | Co sprawdzić w programie | W Fakturowalni |
|---|---|---|
| Kilka osób wystawia faktury | osobne konta i role | do 5 osób w planie Firma, role wystawiający, akceptujący, podgląd |
| Zarząd kontroluje duże kwoty | próg akceptacji | faktura powyżej progu czeka na zatwierdzenie |
| KSeF bez logowania prezesa | wysyłka przez token spółki | token wklejasz raz, faktury idą same |
| Faktury powyżej 15 000 zł | oznaczenie MPP | ustawiane samo przy nabywcy z NIP |
| Pełna księgowość w biurze | plik importu | Symfonia, Optima, enova, Rewizor, wFirma |
Czy spółka z o.o. musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Spółka, której sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, wystawia w KSeF od 1 lutego 2026 roku, pozostałe spółki od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku można wystawiać poza KSeF faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 roku.
Limit 10 000 zł brzmi wygodnie, ale w spółce z jednym większym kontraktem przestaje działać przy pierwszej fakturze miesiąca. Prościej od razu wystawiać wszystko w KSeF i mieć jeden sposób pracy dla całego zespołu. Kiedy obowiązek wchodzi dla jakiej firmy, rozpisujemy we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.
Kto w spółce z o.o. nadaje uprawnienia do KSeF?
Spółka z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP loguje się nią i ma uprawnienia właścicielskie od razu. Bez pieczęci zarząd składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje osobę, na przykład członka zarządu albo główną księgową. Ta osoba nadaje potem dalsze uprawnienia elektronicznie w KSeF.
Z punktu widzenia programu ważne jest, że uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF ma spółka, a nie konkretny handlowiec. Osoba wskazana w ZAW-FA generuje token dla programu i wkleja go w ustawieniach firmy. Od tej chwili każda faktura zatwierdzona w Fakturowalni idzie do KSeF przez ten token, a handlowiec nie potrzebuje własnego dostępu do systemu ministerstwa. Gdy handlowiec odchodzi ze spółki, wyłączasz mu konto w programie i nie ruszasz niczego w KSeF. Technicznie opisujemy to na stronie integracja z KSeF.
Akceptacja faktur przez zarząd bez maili i wydruków
W wielu spółkach akceptacja wygląda tak: handlowiec wysyła PDF prezesowi, prezes odpisuje „ok” po dwóch dniach, ktoś wysyła fakturę klientowi, a do KSeF trafia jeszcze później. W programie ustawiasz próg, na przykład 10 000 zł netto. Faktury poniżej progu handlowiec wysyła sam. Faktura powyżej progu dostaje stan „czeka na akceptację” i nie idzie ani do KSeF, ani do klienta, dopóki osoba z rolą akceptującego jej nie zatwierdzi.
To ma znaczenie, bo faktury w KSeF nie da się po prostu usunąć. Błąd na wysłanej fakturze poprawia się fakturą korygującą, która też trafia do systemu i jest widoczna dla klienta. Lepiej, żeby druga osoba spojrzała na dużą fakturę przed nadaniem numeru KSeF niż po. Jak wygląda korekta, gdy już się zdarzy, pokazujemy na stronie program do faktur korygujących.
Rola podglądu przydaje się wspólnikom, którzy nie wystawiają faktur, ale chcą widzieć sprzedaż i zaległości. Widzą wszystko, nie mogą nic zmienić.
MPP, biała lista i faktury powyżej 15 000 zł
Spółki częściej niż jednoosobowe firmy wystawiają faktury na duże kwoty. Gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto i dotyczy towarów albo usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, na przykład robót budowlanych, elektroniki czy części samochodowych, musi mieć oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. Program ustawia je sam, gdy nabywca ma NIP, a kwota przekracza próg. Przy nabywcy bez NIP oznaczenia nie dodaje, bo MPP dotyczy transakcji między podatnikami.
Druga strona to koszty. Gdy spółka płaci dostawcy ponad 15 000 zł na rachunek spoza wykazu podatników VAT, traci prawo do zaliczenia wydatku w koszty i odpowiada solidarnie za jego VAT. Program sprawdza status nabywcy na białej liście przy wystawianiu faktury, a faktury kosztowe pobiera z KSeF raz na dobę, więc księgowa ma je w jednym miejscu. Branżę, w której MPP pojawia się najczęściej, opisujemy na stronie program do faktur dla firm budowlanych.
Pełna księgowość i plik dla biura rachunkowego
Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe, więc biuro rachunkowe pracuje zwykle w programie księgowym klasy Symfonia, Optima, enova albo Rewizor. Faktury z programu do fakturowania nie trzeba tam przepisywać. Na koniec miesiąca biuro dostaje plik importu z całą sprzedażą, z numerami KSeF i stawkami, a faktury kosztowe z KSeF są w tym samym zestawieniu. Biuro, które obsługuje kilka spółek, może mieć własny dostęp i pobierać pliki samo. Formaty plików wymieniamy na stronie eksport do księgowości.
Duzi klienci, długie terminy i zaległe faktury
Spółka, która sprzedaje innym firmom, żyje z terminów płatności. Sieć handlowa płaci po 60 dniach, deweloper po 90, a w tym czasie spółka płaci pensje i ZUS. Program wysyła klientowi przypomnienie przed terminem, w dniu terminu i po nim, a przy dłuższej zwłoce przygotowuje notę odsetkową i wezwanie do zapłaty z szablonu. Wpłaty oznaczasz z wyciągu bankowego, więc widać od razu, kto zalega. Sekwencje przypomnień opisujemy na stronie program do windykacji należności.
Gdy duża faktura czeka na zapłatę, a gotówka potrzebna jest teraz, spółka może sprzedać niezapłaconą fakturę w faktoringu i dostać większość kwoty od razu, zamiast czekać do terminu. Program do faktur tego nie robi, ale dostarcza fakturę z numerem KSeF, którą faktor może łatwo zweryfikować.
Kilka spółek tego samego właściciela
Często obok spółki operacyjnej działa spółka nieruchomościowa, która wynajmuje jej biuro, albo druga spółka do nowego projektu. Każda ma swój NIP, serię faktur i token KSeF. W planie Biuro wszystkie są na jednym koncie, do 25 firm, z uprawnieniami ustawianymi osobno dla każdej. Asystentka może wystawiać w spółce operacyjnej, a w nieruchomościowej tylko podglądać. Więcej przykładów na stronie program do faktur dla kilku firm.
Ile kosztuje program do faktur dla spółki z o.o.?
W Fakturowalni spółka z kilkoma osobami wystawiającymi faktury wybiera plan Firma za 299 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 149 zł miesięcznie, z rolami, akceptacją, fakturami cyklicznymi i przypomnieniami. Plan Biuro za 399 zł, rocznie 199 zł, obejmuje do 25 spółek z różnymi NIP na jednym koncie. Ceny netto, do tego VAT, a abonament jest kosztem spółki z fakturą VAT.
| Sytuacja | Plan | Cena netto w rozliczeniu rocznym |
|---|---|---|
| Prezes wystawia sam, do 150 faktur miesięcznie | Start | 99 zł miesięcznie |
| Handlowcy wystawiają, zarząd akceptuje | Firma | 149 zł miesięcznie |
| Kilka spółek właściciela albo grupa | Biuro | 199 zł miesięcznie |
| Logowanie firmowe SSO, bez limitu osób | Enterprise | 399 zł miesięcznie |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania. Uczciwie: jeśli spółka wystawia dwie faktury w miesiącu jednemu klientowi, bezpłatna aplikacja ministerstwa wystarczy. Program zaczyna się opłacać, gdy faktury wystawia więcej niż jedna osoba, kwoty są duże, a biuro rachunkowe czeka na komplet dokumentów.
Pytania zarządu przed wyborem programu
Czy program do faktur zastąpi system ERP?
Nie. Fakturowalnia nie prowadzi magazynu, produkcji ani księgi głównej. Spółka handlowa z magazynem potrzebuje systemu z modułem magazynowym. Spółka usługowa, która sprzedaje projekty, wdrożenia, abonamenty albo godziny pracy, zwykle ERP nie potrzebuje i dobrze pracuje na programie do faktur plus programie księgowym biura.
Czy faktury mogą wystawiać się same co miesiąc?
Tak, w planie Firma. Abonamenty, najem i stałą obsługę ustawiasz jako faktury cykliczne z kwotą, dniem i terminem płatności, a faktury wystawiają się i wysyłają same. Faktura cykliczna powyżej progu akceptacji też czeka na zatwierdzenie. Szczegóły na stronie faktury cykliczne.
Co, jeśli KSeF nie działa, gdy spółka wystawia fakturę?
Fakturę wystawiasz normalnie, a program dosyła ją do KSeF, gdy system wróci, w terminie wynikającym z przepisów. Szczegóły na stronie faktura offline w KSeF.