Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Fundacja i stowarzyszenie odbierają faktury z KSeF od 1 lutego 2026 roku, a faktury dla firm wystawiają tam od 1 kwietnia 2026 roku, także przy zwolnieniu z VAT. W Fakturowalni faktura za szkolenie, wynajem sali czy pakiet sponsorski trafia do KSeF jednym kliknięciem, a faktury od dostawców program pobiera z KSeF sam, raz na dobę.
Wysyłka do KSeF i pobieranie kosztów od 99 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz firmę po NIP, pozycję i stawkę albo zwolnienie z VAT z podstawą. Podgląd faktury i plik KSeF w strukturze FA(3) liczą się na żywo. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Krótko. Faktury od dostawców organizacji są w KSeF, a nie w skrzynce mailowej skarbnika. Faktury, które organizacja wystawia firmom, idą do KSeF, nawet jeśli nie ma na nich VAT. Darowizny, dotacje, 1,5% podatku i składki członkowskie zostają poza fakturami. Do systemu loguje się osoba wskazana w ZAW-FA albo program, któremu nadała uprawnienia.
Granica między sponsoringiem a darowizną zależy od tego, czy organizacja daje coś w zamian. Kwalifikację konkretnej umowy potwierdź z księgową organizacji.
Terminy są te same co dla firm. Liczy się nie forma prawna, ale to, czy organizacja kupuje od firm i czy sama coś im sprzedaje.
| Obowiązek | Od kiedy | Co to znaczy dla organizacji | Co robi program |
|---|---|---|---|
| Odbieranie faktur | od 1 lutego 2026 | faktury za czynsz biura, media, druk, transport i catering przychodzą przez KSeF | raz na dobę pobiera nowe faktury kosztowe na NIP organizacji |
| Wystawianie faktur | od 1 kwietnia 2026 | faktury dla firm za szkolenia, sponsoring i najem idą do KSeF | wysyła fakturę w strukturze FA(3) i zapisuje numer KSeF |
| Zwolnienie z VAT | bez wyjątku od KSeF | organizacja zwolniona z VAT też wystawia faktury w KSeF | wpisuje stawkę zw i podstawę zwolnienia ustawioną dla organizacji |
| Limit 10 000 zł | do 31 grudnia 2026 | gdy faktury z VAT w miesiącu nie przekraczają 10 000 zł, można je wystawiać poza KSeF | pozwala wysyłać do KSeF od razu, żeby w 2027 roku nic nie zmieniać |
| Faktury dla osób prywatnych | bez obowiązku | faktura dla uczestnika bez firmy może zostać poza KSeF | wystawia ją jako PDF i wysyła mailem |
Fundacja i stowarzyszenie nie są osobami fizycznymi, więc nikt nie loguje się do KSeF jako organizacja profilem zaufanym tak po prostu. Organizacja z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP loguje się pieczęcią. Większość NGO pieczęci nie ma, więc składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje w nim jedną osobę, zwykle prezesa albo skarbnika.
Ta osoba loguje się do KSeF swoim profilem zaufanym albo podpisem w kontekście NIP organizacji i nadaje uprawnienia dalej: księgowej, drugiemu członkowi zarządu, biuru rachunkowemu. Na koniec generuje token dla programu. Gdy zmienia się zarząd, uprawnienia zostają przy organizacji, a ZAW-FA aktualizujesz tylko wtedy, gdy odchodzi osoba w nim wskazana.
Szczegóły połączenia z systemem ministerstwa opisujemy na stronie integracja z KSeF.
Najwięcej czasu zajmuje wizyta w urzędzie albo wysyłka ZAW-FA. W programie konfiguracja to kwadrans.
Zarząd wskazuje w ZAW-FA osobę, która w KSeF nadaje uprawnienia. Organizacja z pieczęcią kwalifikowaną ten krok pomija.
Dodajesz fundację albo stowarzyszenie po NIP, zaznaczasz zwolnienie z VAT z podstawą, jeśli dotyczy, ustawiasz serię i wklejasz token KSeF.
Fakturę za szkolenie czy najem wystawiasz z kartoteki firmy. Program sprawdza ją ze schematem FA(3), wysyła do KSeF i zapisuje numer.
Faktury od dostawców spływają same. Księgowa dostaje eksport za miesiąc, a skarbnik widzi, co zostało do zapłaty.
Klub piłkarski, siatkarski czy szkółka pływacka działa zwykle jako stowarzyszenie. Pieniądze przychodzą z trzech stron: składki rodziców, dotacje z gminy i umowy z lokalnymi firmami. Tylko ta trzecia część wymaga faktury, ale za to co miesiąc, bo sponsor płaci w ratach za baner na hali i logo na koszulkach.
Taką umowę ustawiasz raz jako fakturę cykliczną. W wyznaczonym dniu faktura powstaje z serią klubu, trafia do KSeF i mailem do sponsora. Gdy sponsor się spóźnia, przypomnienie wychodzi samo, więc prezes klubu nie musi dzwonić do firmy, która dała pieniądze na sezon. Klub wynajmujący boisko albo salę firmom robi to samo z fakturami za najem.
Harmonogramy opisujemy na stronie faktury cykliczne, a odzyskiwanie zaległych płatności na stronie windykacja należności.
| Sponsor | Co miesiąc | Dzień | Październik |
|---|---|---|---|
| Hurtownia budowlana | 1 845,00 zł | 5. | zapłacona |
| Salon samochodowy | 3 075,00 zł | 5. | w KSeF |
| Piekarnia rodzinna | 615,00 zł | 10. | przypomnienie wysłane |
Nazwy i kwoty są przykładowe. Każda faktura ma numer KSeF i link do zapłaty.
Fundacja edukacyjna, zdrowotna albo ekologiczna, która prowadzi działalność gospodarczą albo odpłatną działalność statutową i sprzedaje firmom szkolenia, ekspertyzy czy wynajem sali. Kilka do kilkudziesięciu faktur miesięcznie, często ze zwolnieniem z VAT. Wystarczy plan Start, a przy stałych klientach plan Firma. Podstawę zwolnienia na fakturze opisujemy na stronie program do faktur dla zwolnionych z VAT.
Klub ze sponsorami, stowarzyszenie organizujące festiwal z biletami dla firm, izba branżowa sprzedająca konferencje. Plan Firma daje faktury cykliczne, przypomnienia o zapłacie i do pięciu osób z zarządu i biura, każda z własnym logowaniem.
Biuro, które prowadzi księgi kilku fundacji i stowarzyszeń, pobiera ich faktury kosztowe z KSeF na jednym koncie. Plan Biuro mieści do 25 organizacji, każda z własnym NIP, tokenem i serią. Tak samo pracują zarządcy wspólnot, co opisujemy na stronie KSeF dla wspólnoty mieszkaniowej, i biura, co opisujemy na stronie program dla biura rachunkowego.
Mała organizacja z kilkoma fakturami w roku poradzi sobie bezpłatną Aplikacją Podatnika KSeF. Mówimy to wprost. Różnica zaczyna się przy stałych sponsorach, kilku osobach w zarządzie i księgowej z zewnątrz.
| Kryterium | Fakturowalnia | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|
| Faktury kosztowe | pobierane same raz na dobę | wyszukujesz i pobierasz ręcznie |
| Sponsorzy co miesiąc | faktury cykliczne w planie Firma | każda faktura wystawiana ręcznie |
| Zaległe płatności | przypomnienia mailowe i link do zapłaty | brak |
| Zmiana zarządu | dostęp przekazujesz w programie | uprawnienia odbierasz i nadajesz w KSeF |
| Dla księgowej | eksport CSV, JPK_FA i pliki do programów księgowych | pobieranie plików faktur |
| Koszt | od 99 zł netto miesięcznie rocznie | 0 zł |
Program zwraca się wtedy, gdy czas skarbnika i księgowej kosztuje więcej niż abonament. Ogólnie o połączeniu z KSeF piszemy na stronie program do faktur z KSeF, a o samym pobieraniu kosztów na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Cena zależy od tego, czy potrzebujesz faktur cyklicznych i ilu osób. Ceny netto, do tego VAT. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł (1 188 zł rocznie) | fundacja albo stowarzyszenie z kilkoma fakturami dla firm, KSeF i pobieranie kosztów, 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | klub ze sponsorami, organizacja ze stałymi klientami, faktury cykliczne i przypomnienia, do 5 osób |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | biuro rachunkowe albo federacja z kilkoma organizacjami, do 25 NIP i 15 osób |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do faktur.
Tak, przynajmniej przy odbiorze faktur. Od 1 lutego 2026 roku dostawcy wystawiają fundacji faktury w KSeF, bo obowiązek wyłącza tylko faktury dla osób fizycznych bez firmy. Jeśli fundacja sprzedaje coś firmom, to od 1 kwietnia 2026 roku wystawia im faktury w KSeF, także wtedy, gdy jest zwolniona z VAT.
Odbieranie faktur w KSeF obowiązuje fundacje od 1 lutego 2026 roku, a wystawianie od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku fundacja może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość z VAT w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 2027 roku tego limitu nie ma.
Fundacja bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje w nim jedną osobę fizyczną, zwykle członka zarządu. Ta osoba loguje się do KSeF swoim profilem zaufanym albo podpisem w kontekście NIP fundacji i nadaje uprawnienia księgowej, innym członkom zarządu albo programowi do faktur.
Stowarzyszenie zwykłe, które ma NIP i kupuje od firm, dostaje faktury kosztowe przez KSeF i musi mieć do nich dostęp. Jeśli prowadzi odpłatną sprzedaż dla firm, wystawia faktury w KSeF tak jak inne organizacje. Składki członkowskie, darowizny i dotacje nie są sprzedażą i nie wymagają faktury.
Nie. Darowizny pieniężne i rzeczowe, wpływy z 1,5% podatku i dotacje nie są sprzedażą w rozumieniu VAT, więc nie wystawia się na nie faktur ani w KSeF, ani poza nim. Fakturę wystawiasz za sprzedaż, na przykład szkolenie, wynajem sali, usługę reklamową dla sponsora albo bilety kupowane przez firmę.
W Fakturowalni plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a w rozliczeniu rocznym 99 zł miesięcznie, i obejmuje wysyłkę faktur do KSeF oraz pobieranie faktur kosztowych. Plan Firma za 299 zł, rocznie 149 zł, dodaje faktury cykliczne dla sponsorów i przypomnienia o zapłacie. Biuro rachunkowe z wieloma organizacjami wybiera plan Biuro.
Dodaj organizację po NIP, zaznacz zwolnienie z VAT, jeśli dotyczy, i wklej token KSeF. Następnego ranka faktury od dostawców będą na liście, a pierwszą fakturę dla sponsora wyślesz do KSeF w dwie minuty. Gdy organizacja przyjmuje płatności za udział w wydarzeniach, zobacz też program do faktur zaliczkowych.