Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Hotel fakturuje cztery rodzaje gości: przedstawiciela handlowego przy wymeldowaniu, firmę z umową na noclegi pracowników, grupę szkoleniową z zaliczką i biuro podróży z zagranicy, które płaci w euro. W Fakturowalni recepcja wystawia fakturę za nocleg w minutę po wpisaniu NIP, dział sprzedaży rozlicza zaliczki za konferencje, faktury dla firm idą do KSeF, a o zaległe płatności przypomina program.
Recepcja i dział sprzedaży na jednym koncie, KSeF, zaliczki i euro od 149 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz NIP firmy gościa i kwotę pobytu. Zobacz, jak wygląda faktura ze stawką 8% i plik KSeF w strukturze FA(3). Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Ten sam pokój może skończyć się paragonem, fakturą przy ladzie, fakturą zbiorczą na koniec miesiąca albo fakturą w euro. Tak wygląda typowy miesiąc obiektu na 30 do 60 pokoi z salą szkoleniową.
| Gość | Dokument | KSeF | Co robi program |
|---|---|---|---|
| Pracownik firmy w delegacji | faktura przy wymeldowaniu na firmę z NIP | tak | dane firmy z rejestru po NIP, kontrola na białej liście, PDF na maila gościa |
| Firma z umową na noclegi | faktura zbiorcza za miesiąc, do 15. dnia następnego miesiąca | tak | każdy pobyt jako pozycja z nazwiskiem i datami, przypomnienie przed terminem |
| Grupa szkoleniowa albo wesele firmowe | faktura zaliczkowa, potem końcowa | tak, gdy płaci firma | końcowa odejmuje zaliczki sama, przypomnienie o wpłacie zaliczki |
| Biuro podróży z zagranicy | faktura w euro z VAT przeliczonym na złote | tak, nabywca dostaje PDF | kurs NBP z dnia poprzedzającego, wpłata w euro oznaczona z wyciągu |
| Gość prywatny | paragon z kasy, faktura na życzenie | nie musi | faktura do paragonu bez NIP wysłana mailem |
Tabela opisuje typowe sytuacje. Rozliczenie pakietów konferencyjnych, voucherów i sprzedaży przez pośredników potwierdź z księgową obiektu.
Na jednej fakturze za pobyt bywają trzy stawki. Recepcjonistka na nocnej zmianie nie powinna o nich myśleć, więc każdą usługę zapisujesz w katalogu z ceną i stawką, a na fakturze tylko ją wybierasz.
Usługa zakwaterowania ma stawkę 8%. Śniadanie wliczone w cenę pokoju zwykle rozlicza się razem z noclegiem, jedną pozycją za dobę albo za cały pobyt.
Kolacja i obiad podane w restauracji mają co do zasady 8%, a alkohol 23%. Rachunek z restauracji dopisany do pokoju rozbijasz na dwie pozycje z katalogu.
Wynajem sali konferencyjnej, sprzętu i miejsca parkingowego sprzedawany osobno ma 23%. Przy pakiecie konferencyjnym za osobę sposób rozliczenia ustal raz z księgową i zapisz w katalogu.
Gdy klient płaci za pobyt fakturą, a później zmienia liczbę dób albo osób, poprawisz dokument na stronie program do faktur korygujących.
Gość w delegacji podaje NIP, a recepcja wpisuje go w programie. Nazwa i adres firmy przychodzą z rejestru, program sprawdza nabywcę na białej liście VAT, a pozycje noclegu, parkingu i kolacji wybierasz z katalogu. Faktura idzie do KSeF i na maila gościa jako PDF, więc nikt nie drukuje kopii dla działu księgowości jego firmy.
Gdy gość zapłacił wcześniej przy kasie i dostał paragon, firmie wystawisz fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy NIP był na paragonie. Dlatego recepcja pyta o fakturę przy zameldowaniu, a nie przy wyjeździe. Gość prywatny może poprosić o fakturę do paragonu w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym zapłacił.
Firmy, które co miesiąc wysyłają do Ciebie handlowców, dostają jedną fakturę zbiorczą. Stałe umowy na pokoje dla pracowników ustawiasz jako faktury cykliczne.
Firma rezerwuje dwa dni szkolenia dla 40 osób i wpłaca 30% zaliczki. Gdy zaliczkę płaci firma, hotel wystawia fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty. Po wydarzeniu dział sprzedaży wystawia fakturę końcową na noclegi, salę, przerwy kawowe i kolacje, a program sam odejmuje wpłacone zaliczki i wskazuje ich numery KSeF.
Koordynatorka wydarzeń przygotowuje faktury, a dyrektor zatwierdza te powyżej ustawionego progu, na przykład 20 000 zł. Gdy zaliczka nie wpływa w terminie, klient dostaje przypomnienie, zanim hotel zablokuje pokoje dla innej grupy. Organizatorzy, którzy szukają sali na szkolenie, porównują centra konferencyjne z noclegami, a faktury i rozliczenie zaliczek zaczynają się w Fakturowalni po podpisaniu umowy.
Więcej o transzach i korektach zaliczek piszemy na stronie program do faktur zaliczkowych.
| Dokument | Kiedy | Brutto | Stan |
|---|---|---|---|
| Faktura zaliczkowa, 30% | wpłata 12 września | 14 220,00 zł | w KSeF, opłacona |
| Faktura końcowa | po szkoleniu 16 października | 33 180,00 zł do zapłaty | czeka na akceptację |
Kwoty są przykładowe. Faktura końcowa obejmuje całą usługę i odejmuje zaliczkę z jej numerem.
Nocleg rozlicza się tam, gdzie stoi hotel, więc niemieckie czy czeskie biuro podróży dostaje fakturę z polskim VAT 8%, nawet jeśli ma własny numer VAT UE. Fakturę wystawiasz w euro, a program przelicza kwotę VAT na złote po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego i pokazuje go na dokumencie.
Faktura dla zagranicznej firmy też trafia do KSeF, ale nabywca nie ma tam dostępu, więc dostaje ją mailem jako PDF z numerem KSeF. Wpłata w euro z wyciągu MT940 oznacza fakturę jako opłaconą, a różnicę kursową liczy już księgowa.
Kursy, faktury w innych walutach i rachunek walutowy opisujemy na stronie program do faktur w euro i walucie obcej.
Dane przykładowe.
Od 1 lutego 2026 roku hotel odbiera przez KSeF faktury od pralni, hurtowni spożywczej, dostawcy energii i serwisu klimatyzacji. Od 1 kwietnia 2026 roku wystawia tam faktury dla firm. Do końca 2026 roku można jeszcze wystawiać poza systemem faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu, ale obiekt z kilkoma grupami szkoleniowymi przekracza ten próg jedną konferencją.
Kasa fiskalna na recepcji zostaje dla gości prywatnych. Faktura dla osoby bez NIP nie musi trafiać do KSeF, więc wysyłasz ją mailem. Faktury kosztowe program pobiera z KSeF raz na dobę, a dyrektor widzi, ile obiekt wydał w tym tygodniu na pranie i dostawy, bez szukania maili od dostawców.
Połączenie z systemem ministerstwa opisujemy na stronie KSeF program do faktur, a odbiór kosztów na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Dostawcy i kwoty są przykładowe.
Konfiguracja zajmuje około kwadransa. Najdłużej trwa wygenerowanie tokenu w KSeF przez osobę uprawnioną do reprezentowania hotelu.
Dodajesz firmę po NIP, ustawiasz serię faktur, rachunek w złotych i w euro oraz wklejasz token z KSeF.
Zapisujesz typy pokoi, śniadanie, parking, salę i przerwę kawową z ceną, jednostką i stawką VAT.
Recepcjonistki i koordynatorka wydarzeń dostają konta z rolami, a duże faktury czekają na akceptację dyrektora.
Wyciąg oznacza opłacone faktury i zaliczki, przypomnienia wychodzą same, a biuro rachunkowe dostaje sprzedaż i koszty w jednym pliku.
Większość gości płaci kartą przy wyjeździe, ale kilka firm z okolicy regularnie przysyła montażystów i handlowców. Rezerwacje prowadzisz w kalendarzu albo na portalu, a faktury dla firm wystawiasz w programie z telefonu. Wystarcza plan Start z katalogiem i KSeF.
Recepcja wystawia faktury za pobyty, koordynatorka rozlicza zaliczki za szkolenia i wesela, dyrektor akceptuje duże kwoty, a przypomnienia pilnują firm, które płacą po 30 dniach. To plan Firma, do pięciu osób z rolami, z walutami i wyciągiem bankowym.
Gdy hotel, restauracja i apartamenty na wynajem mają różne NIP, wszystkie fakturujesz z jednego konta, każdy podmiot z własną serią i tokenem KSeF. Opisujemy to na stronie program do faktur dla kilku firm.
System hotelowy prowadzi rezerwacje, grafik pokoi, kanały sprzedaży i rachunki restauracji. Fakturowalnia tego nie robi. Jest dla obiektu, którego system rezerwacji nie wystawia faktur w KSeF albo którego dział sprzedaży fakturuje grupy i konferencje poza recepcją.
| Kryterium | Fakturowalnia | System hotelowy z modułem faktur | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|---|
| Rezerwacje, grafik pokoi, kanały sprzedaży | nie | tak | nie |
| Wysyłka faktur do KSeF | tak, w abonamencie | zależy od wersji, często płatny moduł | tak, ręcznie |
| Zaliczki i faktura końcowa za grupy | tak, końcowa odejmuje zaliczki sama | zwykle tak | tak, każdą kwotę liczysz sam |
| Faktury w euro z kursem NBP | tak, kurs pobierany sam | zwykle tak | kurs wpisujesz sam |
| Przypomnienia o zapłacie | automatyczne mailem | rzadko | brak |
| Plik dla biura rachunkowego | Symfonia, Optima, enova, Rewizor, wFirma | zależy od systemu | brak |
Jeśli Twój system hotelowy wystawia już faktury w KSeF i pilnuje płatności, nie potrzebujesz drugiego programu. Gdy faktury dla firm i grup robisz dziś w Wordzie albo w aplikacji ministerstwa, program zwraca się na czasie recepcji. O plikach dla księgowej piszemy na stronie eksport do księgowości.
Cena zależy od tego, ile osób wystawia faktury i czy potrzebujesz walut, przypomnień oraz wyciągu bankowego. Ceny netto, do tego VAT. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł (1 188 zł rocznie) | pensjonat z jedną osobą przy fakturach, KSeF, zaliczki, korekty, 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | hotel z recepcją i sprzedażą, waluty NBP, przypomnienia, wyciąg MT940 i CSV, do 5 osób, 1 000 dokumentów |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | kilka obiektów albo spółek właściciela, do 25 NIP i 15 osób |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania.
Tak, gdy nabywcą jest firma. Hotel wystawia faktury dla firm w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, a od 1 lutego 2026 roku odbiera tam faktury od dostawców. Do końca 2026 roku może wystawiać poza KSeF faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu. Faktura dla gościa prywatnego bez NIP nie musi trafiać do KSeF.
Usługa zakwaterowania ma stawkę 8%. Śniadanie wliczone w cenę pokoju zwykle rozlicza się razem z noclegiem. Osobno sprzedawany wynajem sali konferencyjnej i parking mają 23%, podobnie jak alkohol w restauracji. Przy pakietach konferencyjnych sposób rozliczenia potwierdź z księgową obiektu.
Tak. Firmie hotel wystawi fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy NIP nabywcy był na paragonie. Gość prywatny może poprosić o fakturę do paragonu w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym zapłacił. Faktura dla firmy trafia do KSeF, faktura dla osoby prywatnej może wyjść mailem jako PDF.
Gdy zaliczkę wpłaca firma, hotel wystawia fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty. Po pobycie wystawia fakturę końcową na całą usługę pomniejszoną o zaliczki z ich numerami. W Fakturowalni faktura końcowa sama odejmuje wcześniejsze zaliczki i wskazuje ich numery KSeF.
W Fakturowalni pensjonat z jedną osobą przy fakturach wybiera plan Start za 199 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 99 zł miesięcznie. Hotel z recepcją, działem sprzedaży, grupami w euro i przypomnieniami o zapłacie wybiera plan Firma za 299 zł, rocznie 149 zł miesięcznie, z dostępem do pięciu osób.
Dodaj obiekt po NIP, wklej token KSeF i zapisz w katalogu pokoje, śniadania, salę i parking. Pierwszą fakturę dla gościa w delegacji wystawisz w minutę, a zaliczki za grupy i zaległe płatności od firm program rozliczy i przypomni sam. Jeśli wynajmujesz też lokale albo apartamenty długoterminowo, zobacz program do faktur za najem.