Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Warsztat fakturuje trzech różnych klientów: firmy z flotą, które płacą przelewem po 14 albo 30 dniach, kierowców z naprawą bezgotówkową z OC i klientów prywatnych przy ladzie. W Fakturowalni części i roboczogodziny wybierasz z katalogu, flota dostaje jedną fakturę zbiorczą za miesiąc, faktury dla firm idą do KSeF, a o zaległe płatności upomina się program, nie szef warsztatu.
Katalog części, floty, KSeF i przypomnienia od 149 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz klienta flotowego po NIP i kwotę naprawy. Zobacz, jak wygląda faktura i plik KSeF w strukturze FA(3) z numerem rejestracyjnym w opisie. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Naprawa samochodu ma 23% VAT bez względu na klienta. Różni się dokument, termin zapłaty i to, czy faktura trafia do KSeF. Tak wygląda typowy miesiąc niezależnego warsztatu.
| Klient | Dokument | KSeF | Co robi program |
|---|---|---|---|
| Firma z flotą kilkunastu aut | faktura zbiorcza za miesiąc, do 15. dnia następnego miesiąca | tak | każde auto jako osobna pozycja z numerem rejestracyjnym, przypomnienie przed terminem |
| Naprawa bezgotówkowa z OC sprawcy | faktura na właściciela pojazdu, płaci ubezpieczyciel z cesji | tak, gdy właściciel ma NIP | numer szkody w uwagach, płatność oznaczona po wpłacie ubezpieczyciela |
| Kierowca prywatny przy ladzie | paragon z kasy online, faktura na życzenie | nie musi | faktura bez NIP nabywcy wysłana mailem jako PDF |
| Jednoosobowa firma z autem w leasingu | faktura do paragonu z NIP albo zwykła faktura | tak | dane firmy z rejestru po wpisaniu NIP |
| Inny warsztat kupujący części | faktura za części z kodem GTU_07 | tak | MPP przy części z załącznika 15 powyżej 15 000 zł brutto |
Tabela opisuje typowe sytuacje. Rozliczenia z leasingodawcami i umowy serwisowe z niestandardowymi warunkami potwierdź z księgową warsztatu.
Firma kurierska albo sieć handlowa przyprowadza auta przez cały miesiąc: wymiana oleju w poniedziałek, opony w środę, hamulce w piątek. Przepisy pozwalają udokumentować wszystkie usługi wykonane dla jednego klienta w danym miesiącu jedną fakturą wystawioną najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca. Księgowość floty woli jeden dokument z rozpisaniem na auta niż dwadzieścia osobnych.
W Fakturowalni każda naprawa to pozycja z numerem rejestracyjnym w nazwie, a części i roboczogodziny podpowiada katalog z ceną i stawką. Na koniec miesiąca wystawiasz jedną fakturę, która idzie do KSeF i mailem do działu flot. Program pilnuje terminu płatności i wysyła przypomnienia według ustawionej sekwencji, na przykład trzy dni przed terminem, w dniu terminu i tydzień po nim.
Sekwencje przypomnień opisujemy na stronie program do windykacji należności. Gdy flota ma stały abonament przeglądów, ustawiasz go jako faktury cykliczne.
| Pojazd | Usługa | Netto |
|---|---|---|
| WX 12345 | przegląd okresowy, olej i filtry | 640,00 zł |
| WX 67890 | wymiana opon na zimowe, wyważenie | 180,00 zł |
| WX 24680 | klocki i tarcze przód | 1 240,00 zł |
| WX 13579 | diagnostyka komputerowa, czujnik ABS | 410,00 zł |
Numery rejestracyjne i kwoty są przykładowe.
Przy naprawie bezgotówkowej warsztat zwykle wystawia fakturę na właściciela pojazdu, który zlecił naprawę, a ubezpieczyciel płaci warsztatowi na podstawie cesji wierzytelności. Na fakturze, w uwagach, wpisujesz numer szkody, numer rejestracyjny i numer kosztorysu. W KSeF ten tekst trafia do stopki faktury, więc likwidator widzi go od razu.
Kłopot zaczyna się przy płatności. Gdy właściciel jest firmą z prawem do odliczenia VAT, ubezpieczyciel wypłaca zwykle kwotę netto, a VAT musi dopłacić klient. W programie wpłatę ubezpieczyciela oznaczasz jako częściową, a pozostała kwota zostaje przy kliencie i dostaje własne przypomnienie. Nie trzeba pamiętać, kto jeszcze wisi warsztatowi 23% z naprawy blacharskiej sprzed dwóch miesięcy.
Wpłaty z wyciągu banku MT940 albo CSV oznaczają faktury same. Jeśli ubezpieczyciel obniżył kosztorys i trzeba zmienić kwotę, zobacz program do faktur korygujących.
Warsztat, który sprzedaje same części, na przykład innemu serwisowi albo klientowi do samodzielnego montażu, wchodzi w dwa oznaczenia. Program trzyma je przy pozycji, więc nikt nie musi ich pamiętać.
Dostawa części samochodowych o kodach CN 8701 do 8708 dostaje kod GTU_07. Kod ustawiasz przy pozycji, trafia do pliku KSeF i do eksportu dla księgowej, która z niego składa JPK_V7.
Części do pojazdów są w załączniku nr 15. Faktura dla firmy powyżej 15 000 zł brutto z taką pozycją musi mieć oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. W katalogu zaznaczasz część raz, program dodaje oznaczenie sam.
Naprawa z częściami to w interpretacjach zwykle jedna usługa naprawy, spoza załącznika 15. Części wpisane na fakturze za naprawę nie wymuszają więc MPP. W nietypowej sytuacji zapytaj księgową.
Więcej o oznaczeniu MPP przy dużych fakturach piszemy na stronie program do faktur dla firm budowlanych, gdzie załącznik 15 pojawia się najczęściej.
Od 1 lutego 2026 roku warsztat odbiera przez KSeF faktury od hurtowni części, dostawców oleju i za leasing podnośnika. Od 1 kwietnia 2026 roku wystawia tam faktury dla firm. Do końca 2026 roku można jeszcze wystawiać poza systemem faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu, ale warsztat z dwiema flotami przekracza ten próg w pierwszym tygodniu.
Kasa fiskalna zostaje. Naprawy pojazdów są wyłączone ze zwolnienia z kasy, więc kierowca prywatny dostaje paragon z kasy online od pierwszej złotówki. Gdy firma chce fakturę do paragonu, wystawisz ją w programie tylko wtedy, gdy NIP był na paragonie. Faktury od hurtowni części program pobiera z KSeF raz na dobę, więc szef widzi koszty bez szukania maili.
Połączenie z systemem ministerstwa opisujemy na stronie integracja z KSeF, a pobieranie kosztów na stronie program do pobierania faktur z KSeF.
Dostawcy i kwoty są przykładowe.
Konfiguracja zajmuje około kwadransa, z czego najdłużej trwa wygenerowanie tokenu w KSeF przez właściciela warsztatu.
Dodajesz firmę po NIP, ustawiasz serię faktur i rachunek bankowy, wklejasz token z KSeF.
Zapisujesz roboczogodzinę, przegląd, wymianę opon i najczęstsze części z ceną, jednostką, stawką i znacznikiem załącznika 15.
Dodajesz firmy po NIP z terminem płatności, a osoby z biura dostają konta z rolami i progiem akceptacji.
Wyciąg oznacza zapłacone faktury, przypomnienia wychodzą same, a biuro rachunkowe dostaje sprzedaż i koszty w jednym pliku.
Większość klientów płaci przy odbiorze auta, ale trzy lokalne firmy przyprowadzają samochody co miesiąc i płacą przelewem. Faktury wystawiasz wieczorem, z telefonu albo laptopa. Wystarcza plan Start z katalogiem i KSeF.
Doradca serwisowy przygotowuje faktury, a właściciel zatwierdza te powyżej progu, na przykład 5 000 zł. Floty dostają faktury zbiorcze, ubezpieczyciele płacą z opóźnieniem, więc przypomnienia i oznaczanie wpłat z wyciągu oszczędzają kilka godzin w miesiącu. To plan Firma, do pięciu osób z rolami.
Gdy przechowalnia opon, myjnia czy sklep z częściami ma inny NIP, obie firmy fakturujesz z jednego konta, każdą z własną serią i tokenem KSeF. Opisujemy to na stronie program do faktur dla kilku firm.
Programy warsztatowe prowadzą zlecenia, kosztorysy, magazyn części i terminarz. Fakturowalnia tego nie robi. Jest dla warsztatu, który zlecenia ma na kartach albo w starym programie bez KSeF, a potrzebuje porządku w fakturach, KSeF i płatnościach.
| Kryterium | Fakturowalnia | Program warsztatowy instalowany | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|---|
| Zlecenia, kosztorysy, magazyn części | nie | tak | nie |
| Wysyłka faktur do KSeF | tak, w abonamencie | zależy od wersji, często płatny moduł | tak, ręcznie |
| Faktura zbiorcza dla floty | tak, pozycje z katalogu | zwykle tak | tak, każdą pozycję wpisujesz sam |
| Przypomnienia o zapłacie | automatyczne mailem | rzadko | brak |
| Praca z telefonu i kilku komputerów | tak, w przeglądarce | zwykle jeden komputer w biurze | tak |
| Plik dla biura rachunkowego | Symfonia, Optima, enova, Rewizor, wFirma | zależy od programu | brak |
Przy kilku fakturach w miesiącu wystarczy bezpłatna aplikacja ministerstwa. Gdy faktur jest kilkadziesiąt, z flotami i ubezpieczycielami, program zwraca się na czasie biura. Nowych klientów z okolicy, którzy opisują usterkę i szukają warsztatu samochodowego z wyceną naprawy, zdobywa się gdzie indziej, a Fakturowalnia zaczyna pracę, gdy auto wyjeżdża z bramy. O plikach dla księgowej piszemy na stronie eksport do księgowości.
Cena zależy od tego, ile osób wystawia faktury i czy chcesz przypomnienia oraz wyciąg bankowy. Ceny netto, do tego VAT. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł (1 188 zł rocznie) | mechanik pracujący sam, KSeF, katalog części, korekty, 150 dokumentów miesięcznie |
| Firma | 299 zł | 149 zł (1 788 zł rocznie) | serwis z biurem i flotami, przypomnienia, wyciąg MT940 i CSV, do 5 osób, 1 000 dokumentów |
| Biuro | 399 zł | 199 zł (2 388 zł rocznie) | kilka firm właściciela, na przykład warsztat, myjnia i sklep, do 25 NIP i 15 osób |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania.
Tak, gdy klientem jest firma. Warsztat wystawia faktury dla firm w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, a od 1 lutego 2026 roku odbiera tam faktury od hurtowni części. Do końca 2026 roku może wystawiać poza KSeF faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu. Faktura dla kierowcy prywatnego bez NIP nie musi trafiać do KSeF.
Tak. Naprawy pojazdów są wyłączone ze zwolnienia z kasy fiskalnej, więc każdą naprawę dla osoby prywatnej warsztat nabija na kasę online od pierwszej złotówki. Fakturę dla klienta z NIP wystawia się w programie, a do paragonu tylko wtedy, gdy NIP był na paragonie. Program do faktur nie zastępuje kasy.
Zwykle na właściciela pojazdu, który zlecił naprawę, a ubezpieczyciel płaci warsztatowi na podstawie cesji wierzytelności. W uwagach faktury wpisuje się numer szkody i numer rejestracyjny. Gdy właściciel jest czynnym podatnikiem VAT z prawem do odliczenia, ubezpieczyciel wypłaca zwykle kwotę netto, a VAT dopłaca klient.
Sama usługa naprawy nie jest wymieniona w załączniku nr 15, a interpretacje traktują zwykle naprawę z częściami jako jedną usługę. Mechanizm podzielonej płatności dotyczy sprzedaży samych części z załącznika 15 na fakturze powyżej 15 000 zł brutto dla firmy. W nietypowych przypadkach decyzję potwierdź z księgową.
W Fakturowalni warsztat z jedną osobą przy fakturach wybiera plan Start za 199 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 99 zł miesięcznie. Warsztat z biurem, flotami i przypomnieniami o zapłacie wybiera plan Firma za 299 zł, rocznie 149 zł miesięcznie, z dostępem do pięciu osób.
Dodaj warsztat po NIP, wklej token KSeF i zapisz w katalogu dwadzieścia najczęstszych usług i części. Pierwszą fakturę dla floty wystawisz w kilka minut, a zaległe płatności od firm i ubezpieczycieli program przypomni sam. Jeśli fakturujesz też przewozy, zobacz program do faktur dla firmy transportowej.