Czy deweloper musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, dla nabywców z NIP obowiązek działa od 1 kwietnia 2026 roku, a przy sprzedaży ponad 200 mln zł z VAT w 2024 roku od 1 lutego 2026 roku. Do końca 2026 roku można korzystać z wyjątku do 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktura dla konsumenta nie musi trafiać do KSeF.
KSeF dla deweloperów obejmuje więc sprzedaż mieszkań firmom, lokale usługowe kupowane przez przedsiębiorców i faktury za najem dla firm. Nabywca prywatny może otrzymać PDF. Sam fakt, że ktoś inwestuje w mieszkanie, nie czyni go nabywcą firmowym. Przed wystawieniem dokumentu ustal, czy kupuje prywatnie, czy w ramach działalności.
Limit dotyczy łącznej miesięcznej wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi tym wyjątkiem, a nie pojedynczego dokumentu. Faktura przekraczająca limit musi już trafić do KSeF. Przy cenach lokali i zaliczkach deweloper powinien przygotować obsługę systemu zamiast opierać proces na przejściowym wyjątku.
- Harmonogram umowy określa przyszłe raty i terminy w systemie sprzedaży.
- Środki uwolnione przez bank wymagają oceny daty otrzymania zaliczki.
- Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną wpłatę i otrzymuje numer KSeF przy sprzedaży firmie.
- Rozliczenie końcowe uwzględnia zaliczki, ich numery KSeF i ewentualną dopłatę.
Kiedy deweloper wystawia fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową wystawia się do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu wpłaty, nie wcześniej niż 60 dni przed nią. Przy otwartym mieszkaniowym rachunku powierniczym obowiązek podatkowy w praktyce powstaje dopiero, gdy bank wypłaci środki deweloperowi. Jeżeli wpłata nastąpi w miesiącu sprzedaży, nie trzeba wystawiać odrębnej faktury zaliczkowej.
Nie utożsamiaj potwierdzenia przelewu nabywcy na rachunek powierniczy z otrzymaniem pieniędzy do dyspozycji spółki. Podstawę rozliczenia uzgodnij z księgowością na podstawie umowy i informacji banku. Dla konsumentów obowiązek wystawienia faktury zależy również od żądania nabywcy. Sam harmonogram rat nie jest listą gotowych faktur zaliczkowych.
Każdą otrzymaną transzę przypisz do tego samego zamówienia dotyczącego lokalu. Zachowaj spójne oznaczenie umowy, nabywcy i sprzedającej spółki. Dzięki temu końcowa odnajdzie właściwe zaliczki. Szczegóły rozliczania transz pokazuje program do faktur zaliczkowych.
Jaki VAT na mieszkanie od dewelopera?
Dla lokali mieszkalnych objętych społecznym programem mieszkaniowym stawka wynosi 8% do 150 m², a dla nadwyżki proporcjonalnie 23%. Dla domów limit to 300 m². Lokale użytkowe i osobno sprzedany garaż mają 23%. Miejsce postojowe w hali sprzedawane razem z mieszkaniem często ma 8%, ale warunki ustal z doradcą.
Znaczenie ma prawna konstrukcja sprzedaży, a nie samo umieszczenie mieszkania i parkingu w jednym dokumencie. Nie przypisuj automatycznie stawki mieszkaniowej do osobnego lokalu garażowego. Przy przekroczeniu limitu powierzchni podział podstawy opodatkowania jest proporcjonalny. Stawki zatwierdź przed pierwszą zaliczką, aby zachować spójność późniejszego rozliczenia.
Program pozwala umieścić pozycje z 8% i 23% na jednej fakturze i oddzielnie podsumowuje podatek. Nazwy pozycji powinny odpowiadać umowie. Gdy spółka wykonuje także roboty budowlane dla innych inwestorów, pomocny będzie program do faktur dla firm budowlanych.
Jak wygląda faktura końcowa dewelopera w KSeF?
Faktura końcowa po odbiorze i akcie rozlicza wartość sprzedaży oraz wszystkie wcześniejsze zaliczki, wskazując pozostałą dopłatę. W KSeF zawiera numery KSeF faktur zaliczkowych wystawionych w systemie. W Fakturowalni końcowa sama odejmuje zaliczki powiązane z zamówieniem i dopisuje ich zapisane numery KSeF, dzięki czemu nie przepisujesz ich ręcznie.
Datę dostawy ustal zgodnie z rzeczywistym przekazaniem prawa do rozporządzania lokalem jak właściciel. Sam protokół i akt nie zawsze przypadają jednocześnie. Przed rozliczeniem sprawdź kompletność zaliczek, ich statusy KSeF i zgodność stawek. Jeśli zaliczki pokryły całą cenę, odrębna końcowa co do zasady nie jest wymagana. Zaliczki wystawione poza KSeF wskazuje się numerami dokumentów.
Jak obsłużyć osobną spółkę celową na każdą inwestycję?
Spółka celowa, czyli SPV, ma własny NIP i osobne uprawnienia oraz token KSeF. W planie Biuro dodasz takie podmioty na jednym koncie. Każda firma zachowuje własną numerację, ustawienia KSeF i dokumenty. Przełączasz spółkę przed wystawieniem zaliczki, zamiast zmieniać dane sprzedawcy na gotowej fakturze.
To istotne także wtedy, gdy ten sam nabywca kupuje lokale w różnych inwestycjach. Wpłaty i zaliczki przypisujesz do właściwego sprzedawcy. Zakres obsługi opisuje program do faktur dla kilku firm. Wspólne konto ułatwia pracę, ale nie łączy rozliczeń podatkowych spółek.
Jak pilnować rat i rozliczać najem po oddaniu budynku?
Harmonogram przyszłych wpłat prowadź przy umowie w systemie sprzedaży. Fakturowalnia nie wylicza rat z postępu budowy. Zaliczka jest już otrzymaną wpłatą, więc wystawiona faktura zaliczkowa nie dostaje przypomnień. W planie Firma przypomnienia dotyczą nieopłaconych faktur, na przykład dopłaty na końcowej. Opis działania znajdziesz na stronie przypomnienia o płatnościach i windykacja należności.
Ratę po terminie najpierw porównaj z harmonogramem umowy i informacją banku. Import wyciągu MT940 albo CSV pomaga przypisywać wpływy, ale nie zastępuje analizy rachunku powierniczego. Po oddaniu budynku stały czynsz za lokal usługowy możesz wystawiać cyklicznie w planie Firma. To zastosowanie opisuje program do faktur za najem.
Jak odbierać koszty od wykonawców z KSeF?
Faktury generalnego wykonawcy i podwykonawców pobierasz z KSeF na NIP właściwej spółki. Po podłączeniu jej tokena dokumenty trafiają do kosztów tej firmy. Nie mieszaj faktur różnych inwestycji tylko dlatego, że obsługuje je ta sama osoba. Pobranie faktury nie oznacza akceptacji wykonanych robót ani zastąpienia protokołu odbioru.
Obieg dokumentów przedstawia program do pobierania faktur z KSeF. Przed zawarciem umowy z generalnym wykonawcą przydaje się również sprawdzenie kontrahenta w bazie firm. Dane nabywcy i sprzedawcy weryfikuj przed fakturowaniem, a koszty przekazuj biuru razem z dokumentami potrzebnymi do ich zaksięgowania.
Jaki program do faktur dla dewelopera wybrać?
Wybierz program, który łączy otrzymane zaliczki z fakturą końcową, rozdziela stawki VAT i zachowuje numery KSeF. Przy spółkach celowych potrzebujesz osobnych firm, a przy pracy zespołowej ról i akceptacji. Sprawdź też import wyciągu, przypomnienia i plik dla biura. Zakres planu powinien odpowiadać codziennym zadaniom osoby wystawiającej faktury.
| Kryterium | Co sprawdzić | Jak to robi Fakturowalnia |
|---|---|---|
| Zaliczki i końcowa | Powiązanie transz oraz numery KSeF | W każdym planie, końcowa odlicza zaliczki zamówienia |
| 8% i 23% na jednej fakturze | Stawka osobno dla każdej pozycji | W każdym planie, podsumowanie według stawek |
| Kilka spółek celowych | Osobne NIP, numeracje i tokeny | Biuro, do 25 firm na koncie |
| Wyciąg z rachunku | Format banku i przypisanie wpływów | Od Firmy, import MT940 i CSV |
| Przypomnienia | Wiadomości dla nieopłaconych faktur | Od Firmy, bez ponagleń do otrzymanych zaliczek |
| Plik dla biura | Format uzgodniony z księgowością | Od Firmy, eksport plików księgowych |
| Role i akceptacja | Wystawianie oraz zatwierdzanie dokumentów | Od Firmy, zespół i próg akceptacji |
Fakturowalnia nie prowadzi sprzedaży lokali, harmonogramu budowy, CRM nabywców ani księgowości. Jest programem do faktur obok systemu sprzedaży. Rezerwacje, umowy i postęp inwestycji zostają w dotychczasowym narzędziu, a dokumenty sprzedażowe, KSeF i rozliczenie zaliczek obsługujesz tutaj.
Ile kosztuje program do faktur dla dewelopera?
Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT, przy płatności rocznej równowartość 99 zł miesięcznie. Firma kosztuje 299 zł, rocznie 149 zł miesięcznie i 1 788 zł za rok. Biuro kosztuje 399 zł, rocznie 199 zł miesięcznie i 2 388 zł za rok. Wszystkie podane ceny są netto.
| Plan | Cena netto | Zastosowanie u dewelopera |
|---|---|---|
| Start | 199 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 99 zł za miesiąc | Jedna firma i jedna osoba, KSeF, zaliczki i końcowe |
| Firma | 299 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 149 zł za miesiąc, 1 788 zł za rok | Jedna spółka, cykle, wyciąg, przypomnienia, pliki księgowe, role i akceptacja |
| Biuro | 399 zł miesięcznie + 23% VAT, rocznie 199 zł za miesiąc, 2 388 zł za rok | Funkcje Firmy, do 25 firm i 15 osób, API |
Dla jednej spółki z osobą odpowiedzialną za płatności rozważ Firmę. Przy osobnych SPV wybierz Biuro. Płatność roczna oznacza opłatę za cały rok z góry. Pełne limity dokumentów i dostępne funkcje porównasz w cenniku.
Pytania przed wyborem programu
Czy deweloper musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, dla nabywców z NIP, zasadniczo od 1 kwietnia 2026 roku. Przy sprzedaży ponad 200 mln zł z VAT w 2024 roku obowiązek zaczął się 1 lutego 2026 roku. Do końca 2026 roku działa wyjątek do 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktury konsumenckie nie muszą trafiać do KSeF.
Kiedy deweloper wystawia fakturę zaliczkową?
Zasadniczo do 15. dnia następnego miesiąca, nie wcześniej niż 60 dni przed wpłatą. Przy otwartym mieszkaniowym rachunku powierniczym znaczenie ma uwolnienie środków przez bank. Gdy wpłata i sprzedaż przypadają w tym samym miesiącu, odrębna zaliczkowa nie jest wymagana.
Jaki VAT na mieszkanie od dewelopera?
Dla mieszkania objętego społecznym programem mieszkaniowym stosuje się 8% do 150 m², a powyżej limitu proporcjonalnie także 23%. Dla domu limit wynosi 300 m². Lokale użytkowe i osobno sprzedany garaż mają 23%. Stawkę miejsca postojowego sprzedawanego razem z mieszkaniem ustal z doradcą.
Jak wygląda faktura końcowa dewelopera w KSeF?
Rozlicza wartość sprzedaży pomniejszoną o wcześniejsze zaliczki i wskazuje numery KSeF zaliczkowych wystawionych w systemie. W Fakturowalni końcowa sama odlicza zaliczki powiązane z zamówieniem i dopisuje ich zapisane numery KSeF. Jeśli zaliczki pokryły całą cenę, osobna faktura końcowa co do zasady nie jest wymagana.
Ile kosztuje program do faktur dla dewelopera?
Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT, przy płatności rocznej równowartość 99 zł miesięcznie. Firma kosztuje 299 zł, rocznie 149 zł miesięcznie i 1 788 zł za rok. Biuro kosztuje 399 zł, rocznie 199 zł miesięcznie i 2 388 zł za rok. Wszystkie ceny są netto.