Program do faktur dla firm handlowych z KSeF, MPP i kodami GTU

Jaki program do faktur dla firmy handlowej?

Taki, w którym towary wybierasz z katalogu z ceną, stawką VAT, kodem GTU i znacznikiem załącznika 15, faktury wystawiają handlowcy z własnym logowaniem, duże kwoty zatwierdza szef, faktury w euro mają kurs NBP, wszystko trafia do KSeF, a klienci z kredytem kupieckim dostają przypomnienia przed terminem i po nim.

Firma usługowa wystawia kilka podobnych faktur w miesiącu. Firma handlowa wystawia ich dziesiątki albo setki, a każda ma inne towary, ilości i ceny. Do tego dochodzą oznaczenia, których usługodawca prawie nie zna: mechanizm podzielonej płatności przy stali czy elektronice, kody GTU do JPK_V7, stawka 0% przy dostawie do Niemiec. Błąd w jednym z nich wychodzi zwykle dopiero przy kontroli albo przy zwrocie faktury przez klienta. Dlatego w handlu liczy się, żeby wiedza o towarze siedziała w katalogu, a nie w głowie handlowca.

Czy program do faktur zastąpi program magazynowy?

Nie. Fakturowalnia nie prowadzi stanów magazynowych ani dokumentów PZ i WZ. Pasuje do firm handlowych, które stany mają w systemie sklepu, u operatora logistycznego albo sprzedają z dostawą bezpośrednio od producenta, a potrzebują porządku w fakturach, KSeF, MPP i płatnościach.

Mówimy to wprost, bo w handlu łatwo kupić nie to, co trzeba. Hurtownia z własnym magazynem, kompletacją i inwentaryzacją potrzebuje systemu handlowo-magazynowego, a jego faktury i tak trzeba będzie wysłać do KSeF przez moduł albo integrację. Coraz więcej firm handlowych działa jednak inaczej: dystrybutor sprzedaje z magazynu producenta, importer korzysta z magazynu operatora, przedstawiciel handlowy wystawia faktury na dostawy, których fizycznie nie dotyka. Dla nich drogi system z modułem magazynowym jest kosztem bez pożytku, a program do faktur z porządnym katalogiem wystarcza.

Kiedy faktura w handlu musi mieć oznaczenie MPP?

Gdy faktura dla innej firmy przekracza 15 000 zł brutto i zawiera choć jedną pozycję z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. W handlu to najczęściej stal i wyroby hutnicze, elektronika, paliwa, części samochodowe, metale i odpady. Faktura musi wtedy mieć dopisek „mechanizm podzielonej płatności”.

W praktyce problem polega na tym, że handlowiec nie pamięta, czy kable miedziane albo dyski twarde są w załączniku. W Fakturowalni zaznaczasz to raz, przy towarze w katalogu. Gdy na fakturze pojawi się taki towar, nabywca ma NIP, a kwota przekroczy próg, program sam doda oznaczenie i przekaże je w pliku KSeF. Przy nabywcy bez NIP oznaczenia nie doda, bo MPP dotyczy transakcji między firmami.

Ta sama zasada działa w drugą stronę. Gdy płacisz dostawcy ponad 15 000 zł, przelew musi pójść na rachunek z wykazu podatników VAT, inaczej tracisz koszt i odpowiadasz solidarnie za VAT dostawcy. Program sprawdza nabywców na białej liście przy wystawianiu faktury, a faktury zakupowe pobiera z KSeF raz na dobę.

Kody GTU przy towarach, a nie w głowie księgowej

Firma handlowa częściej niż usługowa sprzedaje towary objęte kodami GTU w JPK_V7: GTU_01 przy alkoholu, GTU_02 przy paliwach, GTU_05 przy odpadach, GTU_06 przy elektronice, GTU_07 przy pojazdach i częściach o kodach CN 8701 do 8708, GTU_08 przy metalach szlachetnych. Kod przypisuje się do pozycji faktury. Jeśli trafia do pliku KSeF i do eksportu, biuro rachunkowe składa JPK_V7 bez dopytywania, co było na fakturze 47 z 312.

Części samochodowe to dobry przykład. Hurtownia sprzedaje je warsztatom z GTU_07 i często z MPP, a warsztat fakturuje potem naprawę już jako usługę. Jak to wygląda po stronie serwisu, opisujemy na stronie program do faktur dla warsztatu samochodowego.

Handlowcy wystawiają, szef zatwierdza duże kwoty

W firmie handlowej faktury wystawia ten, kto zna zamówienie: handlowiec, opiekun klienta albo osoba z działu obsługi. Każdy z nich ma w Fakturowalni własne konto, więc wiadomo, kto wystawił którą fakturę i komu dał jaki rabat. Ustawiasz próg, na przykład 20 000 zł netto. Faktury poniżej idą do KSeF i do klienta od razu, faktura powyżej czeka na akceptację właściciela albo dyrektora finansowego.

To ma znaczenie, bo faktury w KSeF nie da się usunąć. Błędną cenę albo ilość poprawia się fakturą korygującą, która też trafia do systemu. Zwroty towaru i rabaty posprzedażowe są w handlu codziennością, więc korekta musi być prosta: wybierasz fakturę, zmieniasz ilość, program liczy różnicę i wysyła korektę do KSeF. Szczegóły na stronie program do faktur korygujących.

Import, eksport i faktury w euro

Dostawa towaru do firmy z innego kraju UE, która podała ważny numer VAT UE, to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów ze stawką 0%. Eksport poza UE też ma 0%, pod warunkiem dokumentu wywozu. Fakturę wystawiasz w euro albo innej walucie, a VAT w złotych przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Program pobiera kurs sam i pokazuje go na fakturze oraz w pliku dla księgowej. Szerzej piszemy o tym na stronie program do faktur w euro i walucie obcej.

Kredyt kupiecki i zaległe faktury

Handel B2B żyje z odroczonych terminów. Klient dostaje towar dziś, a płaci po 30 albo 60 dniach. Przy kilkuset fakturach w miesiącu nikt nie pilnuje terminów ręcznie, więc Fakturowalnia wysyła przypomnienia według ustawionej sekwencji: przed terminem, w dniu terminu i po nim. Wpłaty oznacza z wyciągu bankowego, a gdy klient spóźnia się dłużej, przygotowuje notę odsetkową z rekompensatą 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty należności. Sekwencje opisujemy na stronie program do windykacji należności.

Najtańsza windykacja to ta, której nie trzeba zaczynać. Zanim nowy odbiorca dostanie towar z 60-dniowym terminem, warto sprawdzić ocenę kondycji finansowej kontrahenta i dopiero wtedy ustalić limit kredytu kupieckiego. Pierwsze zamówienie od nieznanej firmy można też zabezpieczyć przedpłatą: wystawiasz proformę, a po wpłacie fakturę zaliczkową, bo przy towarach zaliczka tworzy obowiązek podatkowy. Rozliczenie zaliczek pokazujemy na stronie program do faktur zaliczkowych.

Faktury ze sklepu internetowego przez API

Gdy firma handlowa sprzedaje też przez własny sklep B2B, faktury nie muszą powstawać ręcznie. W planie Biuro sklep albo system zamówień wystawia faktury przez API, a webhooki informują go, kiedy faktura dostała numer KSeF. Handlowcy dalej wystawiają w panelu faktury dla klientów z umowami indywidualnymi, a obie drogi mają tę samą numerację i ten sam eksport do biura.

Ile kosztuje program do faktur dla firmy handlowej?

W Fakturowalni firma handlowa z handlowcami wybiera plan Firma za 299 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 149 zł miesięcznie, z rolami, akceptacją, walutami i przypomnieniami. Gdy faktury mają powstawać automatycznie ze sklepu internetowego przez API, potrzebny jest plan Biuro za 399 zł, rocznie 199 zł miesięcznie.

Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania. Uczciwie: przy kilku fakturach w miesiącu wystarczy bezpłatna aplikacja ministerstwa. Program zaczyna się opłacać, gdy faktur jest kilkadziesiąt, towary wymagają GTU i MPP, a odbiorcy płacą z odroczonym terminem.

Pytania przed wyborem programu

Czy faktury trafią do biura rachunkowego bez przepisywania?

Tak. Na koniec miesiąca biuro dostaje plik importu do Symfonii, Optimy, enova, Rewizora albo wFirmy, z numerami KSeF, stawkami i kodami GTU. Formaty wymieniamy na stronie eksport do księgowości.

Co, jeśli handlowiec wystawi fakturę, gdy KSeF nie działa?

Wystawia ją normalnie, a program dosyła ją do KSeF, gdy system wróci, w terminie z przepisów. Opisujemy to na stronie faktura offline w KSeF.