Program do faktur dla fizjoterapeuty i gabinetu fizjoterapii z KSeF

Jaki program do faktur dla fizjoterapeuty?

Taki, który wystawia fakturę zw z podstawą zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, pozwala dodać na tej samej fakturze usługę z 23% VAT, wysyła faktury dla firm do KSeF, wystawia stałe faktury dla klubu albo placówki co miesiąc sam i przypomina o zaległych płatnościach.

Większość fizjoterapeutów z działalnością ma dwa źródła przychodu. Pierwsze to pacjenci prywatni w gabinecie albo na wizytach domowych, płacący przy wizycie. Drugie to firmy: szpital czy przychodnia z kontraktem B2B, klub sportowy, który płaci za opiekę nad zawodnikami, firma kupująca dla pracowników pakiet terapii kręgosłupa. Program do faktur jest potrzebny głównie do tej drugiej części, bo tam są faktury, KSeF, terminy płatności i spóźnieni płatnicy.

Czy fizjoterapeuta musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak, gdy wystawia faktury firmom, na przykład szpitalowi, przychodni, klubowi sportowemu albo firmie kupującej pakiety dla pracowników. Obowiązek dotyczy go od 1 kwietnia 2026 roku, także przy zwolnieniu z VAT. Do końca 2026 roku może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto. Faktury dla pacjentów prywatnych nie muszą trafiać do KSeF.

Przy usługach zwolnionych z VAT faktura jest obowiązkowa na żądanie nabywcy, ale szpitale, przychodnie i kluby żądają jej w umowie praktycznie zawsze. Jeśli placówka przyjmuje rachunek, rachunek nie trafia do KSeF. Próg 10 000 zł wydaje się wysoki, ale jeden kontrakt w szpitalu na pełny etat przekracza go w pierwszej fakturze. Fakturę, która przekroczyła limit, i wszystkie kolejne w tym miesiącu trzeba już wysłać do KSeF. Prościej od razu wysyłać do KSeF każdą fakturę dla firmy, bo od stycznia 2027 roku limitu i tak nie ma. Pełny kalendarz terminów jest we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.

Od lutego 2026 roku przez KSeF przychodzą też faktury kosztowe: najem gabinetu, sprzęt, kurs terapii manualnej, oprogramowanie do rejestracji wizyt. Program pobiera je z KSeF raz na dobę, więc nie trzeba się logować do systemu, żeby przekazać je księgowej. Jak to działa, opisujemy na stronie program do pobierania faktur z KSeF.

Faktura zw i masaż z 23% VAT na jednej fakturze

Usługi fizjoterapii, które służą profilaktyce, zachowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, bez względu na obroty. Na fakturze zamiast stawki jest wtedy zw i podstawa zwolnienia. W programie ustawiasz ją raz w danych firmy i pojawia się na każdej fakturze ze stawką zw.

Kłopot zaczyna się przy usługach bez celu zdrowotnego. Masaż relaksacyjny, karnet na zabiegi odnowy dla pracowników firmy czy zajęcia ogólnorozwojowe bez wskazań zdrowotnych podlegają 23% VAT, chyba że fizjoterapeuta korzysta ze zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł sprzedaży opodatkowanej w roku. Gdy firma kupuje pakiet mieszany, na jednej fakturze są dwie pozycje: terapia ze stawką zw i masaż z 23%. Program liczy VAT dla każdej pozycji osobno i wysyła taką fakturę do KSeF bez dzielenia jej na dwie.

Która usługa ma cel zdrowotny, to decyzja podatkowa, a nie ustawienie programu. Przy wątpliwościach co do konkretnego zabiegu ustal to z księgową. Więcej o fakturach ze zwolnieniem na stronie program do faktur dla zwolnionych z VAT.

Faktura za kontrakt w szpitalu, przychodni i klubie

Kontrakt B2B w placówce oznacza zwykle jedną fakturę na koniec miesiąca, za godziny albo za liczbę pacjentów. Nabywcę dodajesz raz po NIP, dane pobierają się z rejestru, a co miesiąc zmieniasz tylko liczbę godzin i okres. Faktura idzie do KSeF i mailem do działu księgowości placówki z numerem KSeF, więc nikt nie pyta, czy dotarła.

Klub sportowy i firma z pakietem dla pracowników płacą zwykle stałą kwotę. Tu przydają się faktury cykliczne: ustawiasz kwotę, dzień i nabywcę, a faktura wystawia się sama, także wtedy, gdy jesteś na obozie z drużyną. Kluby działają najczęściej jako stowarzyszenia i od 2026 roku same odbierają faktury z KSeF, co opisujemy na stronie KSeF dla fundacji i stowarzyszeń.

Klub nie płaci, a ty nie chcesz dzwonić

Kluby amatorskie płacą, gdy wpłynie dotacja, a firmy często przesuwają faktury zw na koniec kolejki. Dzwonienie do prezesa klubu, z którym pracujesz z zawodnikami co tydzień, jest niezręczne. Program wysyła przypomnienie mailem przed terminem, w dniu terminu i po nim, z linkiem do zapłaty. Ton ustawiasz sam, a gdy pieniądze wpłyną, faktura zmienia stan na zapłaconą. Opisujemy to na stronie windykacja należności.

Gabinet z kilkoma fizjoterapeutami

Gdy w gabinecie pracuje kilku terapeutów i recepcja, fakturę dla firmy może przygotować recepcjonistka, a właściciel ją sprawdza. W planie Firma każda osoba ma własne logowanie i rolę, do pięciu osób, a przy każdej fakturze widać, kto ją wystawił. Fizjoterapeuta na wizycie domowej u pacjenta z firmą wystawia fakturę z telefonu, bez instalowania aplikacji, co opisujemy na stronie aplikacja do wystawiania faktur.

Nowy gabinet ma jeszcze jeden problem niż faktury: pacjentów. Warto, żeby był widoczny tam, gdzie pacjenci szukają terapeuty w swoim mieście, na przykład w katalogu fizjoterapeutów z rejestru KIF. Fakturowanie zaczyna mieć sens dopiero wtedy, gdy jest kogo fakturować.

Ile kosztuje program do faktur dla fizjoterapeuty?

W Fakturowalni plan Start dla fizjoterapeuty na jednym kontrakcie kosztuje 199 zł netto miesięcznie, w rozliczeniu rocznym 99 zł. Plan Firma za 299 zł, rocznie 149 zł, dodaje faktury cykliczne, przypomnienia o zapłacie i dostęp dla kilku osób, co przydaje się w gabinecie z recepcją albo kilkoma terapeutami. Ceny netto, do tego VAT.

Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do faktur. Uczciwie: jeśli wystawiasz jedną fakturę w miesiącu jednej przychodni, która płaci w terminie, bezpłatna aplikacja ministerstwa wystarczy. Program zaczyna się opłacać przy kilku nabywcach, stałych kwotach i płatnikach, których trzeba pilnować.

Czego program do faktur nie zrobi w gabinecie

Nie prowadzi kalendarza wizyt, dokumentacji medycznej ani kartoteki pacjentów i nie zastępuje kasy fiskalnej. Sprzedaż dla pacjentów prywatnych rejestrujesz na kasie, a to, czy gabinet korzysta ze zwolnienia z kasy, ustal z księgową. Program obsługuje faktury dla firm i faktury na żądanie pacjenta, a księgowej co miesiąc daje komplet faktur sprzedaży i kosztów w jednym pliku, co opisujemy na stronie eksport do księgowości. Podobny miesiąc lekarza na kontrakcie opisujemy we wpisie program do faktur dla lekarzy.

Pytania fizjoterapeutów przed wyborem programu

Czy fizjoterapeuta jest zwolniony z VAT?

Usługi fizjoterapii, które służą profilaktyce, zachowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, bez względu na obroty. Masaż relaksacyjny i zabiegi poprawiające wygląd nie mają celu zdrowotnego, więc podlegają 23% VAT, chyba że fizjoterapeuta korzysta ze zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł.

Czy faktura dla pacjenta prywatnego musi iść do KSeF?

Nie musi. Faktury dla osób fizycznych bez działalności są poza obowiązkowym KSeF. Program wystawia je jako PDF i wysyła pacjentowi mailem. Jeśli pacjent prowadzi firmę i podaje NIP, faktura idzie do KSeF jak każda faktura dla firmy.

Czy mogę wystawić jedną fakturę za kilka wizyt?

Tak. Firmie albo klubowi wystawiasz fakturę zbiorczą za miesiąc z liczbą zabiegów w pozycji albo z kilkoma pozycjami, każda z własną stawką. Faktura trafia do KSeF jako jeden dokument.

Co, jeśli KSeF nie działa, gdy wystawiam fakturę?

Fakturę wystawiasz normalnie, a program dosyła ją do KSeF, gdy system wróci, w terminie wynikającym z przepisów. Szczegóły na stronie faktura offline w KSeF.