Program do faktur dla psychologa i psychoterapeuty z KSeF

Jaki program do faktur dla psychologa?

Taki, który wystawia fakturę zw z podstawą zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, pozwala dopisać na tej samej fakturze szkolenie albo warsztat z 23% VAT, wysyła faktury dla firm i placówek do KSeF, sam wystawia stałe faktury dla poradni co miesiąc i przypomina o zaległych płatnościach.

Psycholog z własną działalnością ma zwykle dwie grupy płatników. Pierwsza to pacjenci prywatni, którzy płacą za sesję w gabinecie albo online. Druga to instytucje: poradnia albo przychodnia z umową B2B, szkoła czy przedszkole zatrudniające psychologa na kontrakcie, pracodawca kupujący konsultacje dla zespołu, firma szkoleniowa, sąd albo kancelaria zamawiające opinię. Program do faktur jest potrzebny głównie do tej drugiej grupy, bo tam są faktury, KSeF, terminy płatności i księgowość po stronie nabywcy.

Czy psycholog musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak, gdy wystawia faktury firmom i instytucjom, na przykład poradni, przychodni, szkole albo pracodawcy, który kupuje konsultacje dla pracowników. Obowiązek obejmuje go od 1 kwietnia 2026 roku, także przy zwolnieniu z VAT. Faktury dla pacjentów prywatnych bez firmy nie muszą trafiać do KSeF.

Przez cały 2026 rok działa jeszcze limit przejściowy. Jeśli łączna wartość faktur z VAT wystawionych w miesiącu nie przekracza 10 000 zł, można je wystawiać poza KSeF. Psycholog z jedną szkołą na kilka godzin tygodniowo może się w nim zmieścić, ale kontrakt w poradni na pełny etat przekracza go jedną fakturą. Faktura, która przebija limit, i wszystkie kolejne w tym miesiącu muszą już iść przez KSeF. Od stycznia 2027 roku limitu nie ma, więc prościej od razu wysyłać do KSeF każdą fakturę dla instytucji. Pełny kalendarz terminów jest we wpisie KSeF od kiedy obowiązkowy.

Od lutego 2026 roku przez KSeF przychodzą też faktury kosztowe: najem gabinetu, superwizja, szkolenia, testy psychologiczne, oprogramowanie do rejestracji wizyt. Program pobiera je z KSeF raz na dobę, więc nie trzeba logować się do systemu ministerstwa, żeby przekazać komplet księgowej. Opisujemy to na stronie program do pobierania faktur z KSeF.

Faktura zw i szkolenie z 23% VAT na jednej fakturze

Usługi psychologa, które służą profilaktyce, zachowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, a zawód psychologa jest tam wymieniony wprost. Zwolnienie działa bez względu na obroty. Na fakturze zamiast stawki jest zw i podstawa zwolnienia, którą w programie ustawiasz raz w danych firmy.

Granica przebiega przy celu usługi, nie przy tytule zawodowym. Warsztat z radzenia sobie ze stresem dla działu sprzedaży, badanie kompetencji kandydatów w rekrutacji, assessment center czy coaching menedżerski nie leczą, tylko rozwijają albo oceniają. Takie usługi podlegają 23% VAT, chyba że korzystasz ze zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł sprzedaży opodatkowanej w roku. Gdy pracodawca kupuje pakiet mieszany, na jednej fakturze są dwie pozycje: konsultacje ze stawką zw i szkolenie z 23%. Program liczy VAT dla każdej pozycji osobno i wysyła fakturę do KSeF jako jeden dokument.

Psychoterapeuta bez prawa wykonywania zawodu psychologa i lekarza powinien ustalić z księgową, na jakiej podstawie stosuje zwolnienie, bo przy psychoterapii interpretacje zależą od kwalifikacji i formy wykonywania usług. Program nie rozstrzyga tego za nikogo, tylko drukuje podstawę, którą wpiszesz. Więcej o fakturach ze zwolnieniem na stronie program do faktur dla zwolnionych z VAT.

Faktura za kontrakt w poradni, szkole i dla pracodawcy

Kontrakt w poradni czy szkole to zwykle jedna faktura na koniec miesiąca za przepracowane godziny. Nabywcę dodajesz raz po NIP, dane pobierają się z rejestru, a co miesiąc zmieniasz liczbę godzin i okres. Faktura idzie do KSeF i mailem do księgowości placówki, z numerem KSeF, więc nikt nie dzwoni z pytaniem, czy dotarła.

Pracodawca, który kupuje stały pakiet konsultacji dla pracowników, płaci zwykle tę samą kwotę co miesiąc. Tu przydają się faktury cykliczne: kwotę, dzień i nabywcę ustawiasz raz, a faktura wystawia się sama, także gdy jesteś na urlopie. Szkoły i placówki prowadzone przez fundacje albo stowarzyszenia same odbierają faktury przez KSeF, co opisujemy na stronie KSeF dla fundacji i stowarzyszeń.

Szkoła płaci po terminie, a ty nie chcesz się przypominać

Placówki publiczne i niepubliczne płacą, gdy księgowa zbierze komplet faktur i dyrekcja je zatwierdzi. Pisanie co miesiąc do dyrektora, z którym współpracujesz przy dzieciach, jest niezręczne. Program wysyła przypomnienie mailem przed terminem, w dniu terminu i po nim, z numerem faktury i linkiem do zapłaty. Ton ustawiasz sam, a gdy przelew wpłynie, faktura zmienia stan na zapłaconą. Opisujemy to na stronie windykacja należności.

Gabinet z kilkoma terapeutami

Gdy w gabinecie pracuje kilku psychologów i recepcja, fakturę dla firmy może przygotować recepcjonistka, a właściciel ją sprawdza. W planie Firma każda osoba ma własne logowanie i rolę, do pięciu osób, a przy każdej fakturze widać, kto ją wystawił. Psycholog prowadzący konsultacje w siedzibie klienta wystawia fakturę z telefonu, bez instalowania aplikacji, co opisujemy na stronie aplikacja do wystawiania faktur.

Nowy gabinet ma zresztą większy problem niż faktury: pacjentów. Warto mieć profil tam, gdzie ludzie szukają specjalisty w swoim mieście, na przykład w katalogu psychologów i psychoterapeutów. Faktury zaczynają mieć znaczenie dopiero wtedy, gdy jest kogo fakturować.

Ile kosztuje program do faktur dla psychologa?

W Fakturowalni plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a w rozliczeniu rocznym 99 zł miesięcznie, i wystarcza psychologowi z jednym albo dwoma stałymi zleceniodawcami. Plan Firma za 299 zł, rocznie 149 zł, dodaje faktury cykliczne, przypomnienia o zapłacie i dostęp dla kilku osób w gabinecie z recepcją. Ceny netto, do tego VAT.

Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania. Uczciwie: jeśli wystawiasz jedną fakturę w miesiącu jednej poradni, która płaci w terminie, bezpłatna aplikacja ministerstwa wystarczy. Program zaczyna się opłacać przy kilku nabywcach, stałych kwotach, fakturach z dwiema stawkami i płatnikach, których trzeba pilnować.

Czego program do faktur nie zrobi w gabinecie

Nie prowadzi kalendarza sesji, dokumentacji terapii ani kartoteki pacjentów i nie przechowuje żadnych informacji o zdrowiu. Na fakturze dla pracodawcy wpisujesz liczbę godzin konsultacji, nie nazwiska pracowników, i tak też warto to ustalić w umowie. Program obsługuje faktury dla instytucji i faktury na żądanie pacjenta, a księgowej co miesiąc daje komplet sprzedaży i kosztów w jednym pliku, co opisujemy na stronie eksport do księgowości. Podobny miesiąc innych zawodów medycznych opisujemy we wpisach program do faktur dla lekarzy i program do faktur dla fizjoterapeuty.

Pytania psychologów przed wyborem programu

Czy psycholog jest zwolniony z VAT?

Usługi psychologa o celu zdrowotnym, czyli diagnoza, konsultacje i terapia, są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, bez względu na obroty. Szkolenia dla firm, rekrutacja, assessment center i coaching nie mają celu zdrowotnego, więc podlegają 23% VAT, chyba że psycholog korzysta ze zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł.

Czy faktura dla pacjenta prywatnego musi iść do KSeF?

Nie musi. Faktury dla osób fizycznych bez działalności są poza obowiązkowym KSeF. Program wystawia je jako PDF i wysyła pacjentowi mailem. Gdy pacjent prowadzi firmę i podaje NIP, faktura idzie do KSeF jak każda faktura dla firmy.

Czy na fakturze dla pracodawcy wpisuję nazwiska pracowników?

Nie ma takiego wymogu. Wystarczy opis usługi, okres i liczba godzin albo konsultacji, na przykład konsultacje psychologiczne dla pracowników, wrzesień, 12 godzin. Faktura w KSeF jest widoczna dla nabywcy i jego księgowości, więc dane wrażliwe zostają poza nią.

Co, jeśli KSeF nie działa, gdy wystawiam fakturę?

Fakturę wystawiasz normalnie, a program dosyła ją do KSeF, gdy system wróci, w terminie wynikającym z przepisów. Szczegóły na stronie faktura offline w KSeF.