Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Klub z NIP wystawia w KSeF faktury dla firm za sponsoring, reklamę i wynajem obiektu. Faktury dla rodziców jako osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF. Obowiązek obejmuje także kluby zwolnione z VAT od 1 kwietnia 2026 roku, z przejściowym wyjątkiem opisanym poniżej. W Fakturowalni ustawiasz sponsoring z cyklu, wybierasz stawki z katalogu i włączasz przypomnienia o nieopłaconych fakturach.
Cykle dla sponsorów, KSeF, import wpłat i przypomnienia od 149 zł netto miesięcznie + 23% VAT w rozliczeniu rocznym.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz NIP sponsora i kwotę z umowy reklamowej. Sprawdź fakturę ze stawką 23% oraz plik KSeF w strukturze FA(3). Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
Umowa sponsorska, trening dziecka i składka członkowska mają różny charakter. Najpierw ustal, za co klub otrzymuje pieniądze i kto jest nabywcą, potem wybierz dokument oraz stawkę. Sam status klubu sportowego nie oznacza zwolnienia całej sprzedaży z VAT.
| Sprzedaż lub wpłata | Typowe rozliczenie VAT | Dokument i KSeF |
|---|---|---|
| Sponsoring i reklama | usługa reklamowa, zwykle 23%, chyba że klub korzysta ze zwolnienia podmiotowego | faktura w KSeF, gdy sponsor jest firmą z NIP |
| Bilety wstępu na mecze | zwykle 8% za wstęp | sprzedaż osobom prywatnym zwykle ewidencjonowana na kasie fiskalnej, z uwzględnieniem ewentualnych zwolnień; faktura konsumencka nie musi iść do KSeF |
| Szkółka i treningi dla dzieci | u klubu niedziałającego dla zysku często zw na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 32 ustawy o VAT, po spełnieniu warunków dla usług ściśle związanych ze sportem | faktura z podstawą zwolnienia; KSeF zależy od statusu nabywcy |
| Obóz i zgrupowanie | zależy od organizacji wyjazdu i zakresu świadczeń, ustal z księgową | zaliczka i faktura końcowa, gdy taki sposób dokumentowania jest właściwy |
| Wynajem boiska lub hali | zależy od umowy, długoterminowy najem obiektu zwykle 23%, udostępnianie obiektu sportowego na godziny może mieć 8%, ustal z księgową | dla firmy faktura w KSeF, dla osoby prywatnej poza obowiązkową wysyłką |
| Składki członkowskie | zwykle poza VAT, jeżeli nie są zapłatą za konkretne świadczenie | bez faktury, zwykle potwierdzenie wpłaty; opłatę za trening oceń osobno |
Tabela opisuje typowe sytuacje, a nie indywidualną kwalifikację usług klubu. Stawkę, podstawę zwolnienia i obowiązek użycia kasy potwierdź z biurem rachunkowym.
Jeśli umowa przewiduje miesięczne albo kwartalne raty za reklamę, dla sponsora ustawiasz osobny cykl. Wpisujesz opis świadczenia, kwotę, termin płatności i datę końca odpowiadającą umowie. Program wystawia kolejne faktury według harmonogramu, wysyła je do KSeF i przekazuje PDF na mail sponsora. Po zakończeniu sezonu cykl nie powinien wystawiać kolejnych dokumentów.
Przy kilku sponsorach każdy ma własne warunki, więc cykle ustawiasz oddzielnie. Faktura dla sponsora klubu sportowego może korzystać z osobnej serii numeracji, na przykład SP/2026/10. Dzięki temu odróżnisz reklamę od opłat za zajęcia bez zmieniania danych sprzedawcy. Gdy umowa zostaje przedłużona albo zmienia się zakres reklamy, aktualizujesz właściwy cykl zgodnie z aneksem.
Ustawienia harmonogramu i wysyłki opisuje program do faktur cyklicznych. Darowizny bez świadczenia reklamowego rozliczaj oddzielnie od sponsoringu.
Makieta ustawień. Kwotę i okres świadczenia przepisujesz z własnej umowy.
Przykłady kwalifikacji usług do zatwierdzenia przez księgową. Katalog nie rozstrzyga, czy klub spełnia warunki zwolnienia.
Zapisujesz usługi w katalogu z przypisaną stawką 23%, 8% albo zw. Przy wystawianiu wybierasz pozycję, zamiast za każdym razem ustalać VAT od początku. Zwolnienie dla usług ściśle związanych ze sportem nie obejmuje automatycznie reklamy ani każdej usługi oferowanej przez stowarzyszenie. Podstawę dobierasz do rzeczywistej sprzedaży i warunków działania klubu.
Podstawę zwolnienia wpisujesz raz w ustawieniach firmy. Program drukuje ją na fakturze objętej zwolnieniem i przekazuje w strukturze FA(3). Nawet klub korzystający ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ustawy o VAT, wystawia w KSeF faktury dla firm na obowiązujących zasadach. Zwolnienie z VAT i obowiązek KSeF oceniaj oddzielnie.
Sposób wpisania podstawy opisuje program do wystawiania faktur dla podatników zwolnionych z VAT.
Gdy obóz kupuje firma rodzica, gmina albo szkoła, najpierw ustalasz rzeczywistego nabywcę i dane do dokumentu. Sam przelew z konta firmy nie przesądza, kto kupił usługę. Po otrzymaniu zaliczki wystawiasz fakturę zaliczkową, jeżeli wymaga tego dane rozliczenie. Dla nabywcy objętego KSeF wysyłasz dokument do systemu i zachowujesz jego numer KSeF.
Faktura końcowa uwzględnia wcześniejsze zaliczki i ich numery KSeF, więc księgowa może sprawdzić powiązanie dokumentów. Przy gminie i szkole potwierdź też dane nabywcy oraz odbiorcy. Rodzic kupujący prywatnie nadal może otrzymać dokument poza KSeF. Stawkę za obóz ustal przed pierwszą wpłatą, ponieważ zależy ona od organizacji wyjazdu i charakteru świadczeń.
Rozliczenie wpłat i dokumentu końcowego pokazuje program do faktur zaliczkowych.
Makieta przebiegu rozliczenia bez danych uczestników i nabywców.
Listę należności przygotowujesz w dotychczasowym systemie klubu albo arkuszu. Do Fakturowalni przekazujesz dane potrzebne do faktur, bez przenoszenia ewidencji zawodników i obecności.
Import CSV pozwala przypisać kolumny do nabywcy, pozycji i kwoty, obejrzeć podgląd dokumentów oraz poprawić wiersze wskazane w raporcie błędów. Przed zatwierdzeniem sprawdzasz stawkę i to, czy faktura jest dla rodzica prywatnego, czy dla firmy. Plik nie zmienia zwykłej składki członkowskiej w usługę wymagającą faktury.
Wyciąg MT940 albo CSV pomaga połączyć przelewy z wystawionymi fakturami. Wpłaty, których program nie dopasuje jednoznacznie, sprawdzasz przed oznaczeniem należności jako opłaconej. Przypomnienia mailem kierujesz do odbiorców nieopłaconych dokumentów według ustawionego harmonogramu. To pozwala oddzielić rozmowę o treningu od informacji o zaległej płatności.
Przebieg opisują import faktur do KSeF z pliku CSV i przypomnienia i obsługa należności.
Makieta procesu. Listę zawodników i zasady naliczania opłat prowadzisz poza programem.
Token przygotowuje osoba mająca uprawnienia w KSeF do działania za klub. Punktem wyjścia jest reprezentacja według KRS, na przykład prezes zarządu stowarzyszenia, z uwzględnieniem sposobu reprezentacji i wymaganych formalności. Samo pełnienie funkcji skarbnika nie daje automatycznie dostępu do systemu. Ustal, kto połączy konto, kto wystawia dokumenty i kto nadzoruje rozliczenia.
Od 1 lutego 2026 roku klub powinien być gotowy odbierać faktury wystawione w KSeF przez dostawców sprzętu, transportu na mecze, hali i cateringu. Program pobiera koszty z KSeF, dzięki czemu biuro rachunkowe nie musi szukać każdego dokumentu w mailach. Wystawianie faktur dla firm obejmuje od 1 kwietnia 2026 roku także podatników zwolnionych z VAT. Do końca 2026 roku działa możliwość wystawiania poza KSeF faktur objętych limitem do 10 000 zł brutto miesięcznie, zgodnie z warunkami przepisów przejściowych.
Zobacz program KSeF i program do pobierania faktur z KSeF. Formę organizacyjną omawia też KSeF dla fundacji i stowarzyszeń.
Przygotuj umowy sponsorów, wykaz usług ze stawkami uzgodnionymi z księgową i plik opłat za zajęcia. Konfigurację zacznij od podmiotu, który faktycznie sprzedaje usługę, zwłaszcza gdy stowarzyszenie i spółka działają obok siebie.
Dodajesz klub po NIP. Osoba uprawniona przygotowuje token, a Ty ustawiasz dostęp pracowników do właściwego podmiotu.
Wpisujesz pozycje katalogu, podstawę zwolnienia i serie numeracji. Sprawdzasz fakturę reklamową oraz dokument za trening.
Ustawiasz cykle z datami końca umów. Import opłat za szkółkę zatwierdzasz po sprawdzeniu podglądu i raportu błędów.
Wczytujesz wyciąg, kontrolujesz dopasowania i włączasz przypomnienia. Odbierasz koszty z KSeF do rozliczenia z biurem.
Przy dwóch lub trzech sponsorach skarbnik potrzebuje rozdzielić reklamę, składki i wydatki na mecze. Cykle porządkują umowy sezonowe, a odbiór kosztów z KSeF ułatwia przekazanie dokumentów księgowej. Jeśli klub ma również sekcje cheerleaderek występujące na meczach, ich odpłatne zajęcia oceniasz według charakteru usługi, niezależnie od umów reklamowych drużyny.
Przy takiej organizacji listę grup i obecności pozostawiasz w systemie sportowym. Plik CSV przenosi do fakturowania ustalone opłaty, a wyciąg pomaga sprawdzić przelewy rodziców. Zaliczki za obozy rozliczasz oddzielnie, z właściwym nabywcą i powiązaniem dokumentów. Plan Firma pozwala udostępnić wystawianie i kontrolę płatności zespołowi do 5 osób.
Przy wielu fakturach sponsorskich rozdzielasz zadania osób przygotowujących dokumenty i osób je akceptujących. Role oraz akceptacja pomagają uporządkować pracę, a cykle pilnują harmonogramów umów. Dla jednego podmiotu wybierasz plan Firma z zespołem do 5 osób. Jeśli obok spółki działa stowarzyszenie z osobnym NIP, plan Biuro pozwala obsługiwać te podmioty oddzielnie na jednym koncie.
Fakturowalnia nie prowadzi ewidencji zawodników, obecności, licencji ani sprzedaży biletów online. Służy do dokumentów i rozliczeń. System sportowy pozostaje potrzebny do codziennej organizacji treningów, grup i rozgrywek.
| Kryterium | Fakturowalnia | System do zarządzania klubem | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|---|
| Zawodnicy, obecności i składki | bez ewidencji sportowej i członkowskiej | główny zakres takich systemów, zależnie od oferty | bez ewidencji sportowej |
| Licencje i bilety online | brak | zależy od wybranego systemu | brak |
| Faktury sponsorskie w KSeF | tak, także z cyklu | sprawdź obsługę KSeF u dostawcy | tak, wystawianie pojedynczych dokumentów |
| Opłaty z pliku CSV | import faktur z podglądem i raportem | zależy od zakresu importu | bez opisanego procesu importu opłat klubowych |
| Wpłaty i przypomnienia | wyciąg MT940 lub CSV, przypomnienia mailem | zależy od integracji bankowej i modułów | bez obsługi przypomnień klubowych |
| Faktury kosztowe z KSeF | pobierane przez program | zależy od integracji | dostęp do dokumentów w KSeF |
Jeśli dotychczasowy system wystawia już potrzebne faktury w KSeF i rozlicza wpłaty, oceń, czy kolejny program wniesie potrzebną funkcję. Przy sporadycznej fakturze bez cykli i importu może wystarczyć Aplikacja Podatnika KSeF.
Cykle sponsoringu, import opłat, wyciąg i przypomnienia są dostępne od planu Firma. Plan dobierasz według liczby podmiotów i potrzebnych funkcji. Wszystkie poniższe ceny są netto, należy doliczyć VAT. W rozliczeniu rocznym opłacasz cały rok z góry.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Zakres dla klubu |
|---|---|---|---|
| Firma | 299 zł + 23% VAT | 149 zł miesięcznie + 23% VAT (1 788 zł rocznie) | cykle, import CSV, wyciąg MT940 i CSV, przypomnienia, do 5 osób i 1 000 dokumentów |
| Biuro | 399 zł + 23% VAT | 199 zł miesięcznie + 23% VAT (2 388 zł rocznie) | kilka podmiotów na osobnych NIP, na przykład stowarzyszenie i spółka, do 25 firm i 15 osób |
| Start | 199 zł + 23% VAT | 99 zł miesięcznie + 23% VAT przy płatności za rok | pojedyncze faktury w KSeF, bez cykli i importu |
Pełny zakres i limity porównasz w cenniku programu do fakturowania.
Tak, klub wystawiający faktury dla firm jest objęty obowiązkiem KSeF, także przy zwolnieniu z VAT od 1 kwietnia 2026 roku. Dotyczy to sponsoringu, reklamy i wynajmu obiektu. Faktury dla rodziców jako osób prywatnych nie muszą trafiać do systemu. Do końca 2026 roku działa wyjątek dla faktur do 10 000 zł brutto miesięcznie.
Tak, jeżeli stowarzyszenie sportowe wystawia faktury dla firm, sama forma stowarzyszenia nie zwalnia z KSeF. Zwolnienie z VAT również nie usuwa tego obowiązku. Token udostępnia osoba z odpowiednimi uprawnieniami, a reprezentację sprawdza się według KRS. Same składki członkowskie bez świadczenia wzajemnego nie oznaczają konieczności wystawiania faktur w systemie.
Sponsoring obejmujący reklamę sponsora jest zwykle usługą reklamową ze stawką 23% VAT. Chodzi na przykład o logo na stroju, baner przy boisku lub ekspozycję podczas meczu. Klub korzystający ze zwolnienia podmiotowego rozlicza usługę zgodnie z tym zwolnieniem. Darowizna bez świadczenia wzajemnego to inna sytuacja, dlatego treść umowy trzeba ustalić z księgową.
Zwykle nie, jeśli składka członkowska nie jest zapłatą za konkretną usługę klubu. Taka wpłata pozostaje zazwyczaj poza VAT i wystarcza potwierdzenie wpłaty. Nazwanie opłaty składką nie przesądza jednak o jej charakterze. Gdy członek otrzymuje w zamian trening, wstęp lub inne świadczenie, sposób dokumentowania i stawkę należy uzgodnić z biurem rachunkowym.
Plan Firma kosztuje 299 zł netto miesięcznie + 23% VAT albo 149 zł miesięcznie przy opłacie 1 788 zł netto za rok + 23% VAT. Obejmuje cykle, import CSV, wyciąg bankowy, przypomnienia, do 5 osób i 1 000 dokumentów. Plan Biuro dla osobnych podmiotów kosztuje 399 zł netto miesięcznie + 23% VAT albo 199 zł miesięcznie w rozliczeniu rocznym.
Dodaj klub, połącz KSeF i zapisz usługi z właściwymi stawkami. Umowy sponsorów zamień w cykle z datą końca, a opłaty za zajęcia wczytaj po sprawdzeniu podglądu. Wyciąg bankowy i przypomnienia pomogą kontrolować należności, a dokumenty kosztowe z KSeF trafią do rozliczenia z księgową. Zacznij od próbnej faktury dla sponsora, żeby sprawdzić układ dokumentu.