Wystawiaj faktury z wysyłką do KSeF.
Przedszkole niepubliczne wystawia w KSeF faktury dla firm, czyli najczęściej dla pracodawców, którzy dopłacają do czesnego. Faktury dla rodziców jako osób prywatnych do KSeF iść nie muszą. W Fakturowalni czesne bez VAT wystawia się samo co miesiąc, wyżywienie wczytujesz z pliku, faktury dla firm trafiają do KSeF, a o zaległych wpłatach przypomina program.
Czesne co miesiąc, KSeF, wyciąg bankowy i przypomnienia od 149 zł netto miesięcznie + 23% VAT w rozliczeniu rocznym.
Razem netto · Razem VAT
Wysyłka do KSeF w każdym planie · Dane przechowywane w UE · Bez karty przy zakładaniu konta
Wpisz NIP pracodawcy rodzica albo samo imię i nazwisko rodzica oraz kwotę czesnego. Zobacz fakturę bez VAT i plik KSeF w strukturze FA(3). Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
MPP obowiązkowy, jeśli pozycja jest z załącznika nr 15
Data wystawienia
Termin płatności
Sprzedawca
NIP
Nabywca
NIP
| Pozycja | Ilość | VAT | Brutto | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę. | |||||
| Stawka | Netto | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|
VAT w PLN po kursie :
Słownie:
Płatność: , termin
Najbliższe daty wystawienia
Przypomnienia
, termin
Odsetki:
Nota odsetkowa z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych
Uzupełnij nazwę i cenę netto pozycji, żeby policzyć fakturę.
Załóż konto, żeby zapisać fakturę i wysłać ją do KSeF.
O tym, czy dokument idzie do KSeF, decyduje nabywca, a nie kwota. Tak wygląda typowy miesiąc przedszkola na 60 dzieci, w którym kilku rodziców ma dopłatę od pracodawcy.
| Kto płaci | Dokument | KSeF | Co robi program |
|---|---|---|---|
| Rodzic z własnego konta | faktura bez VAT albo rachunek, gdy rodzic o niego prosi albo gdy przedszkole tak przyjęło | nie musi | czesne co miesiąc z cyklu, PDF na maila rodzica, wpłata oznaczona z wyciągu |
| Pracodawca rodzica | faktura bez VAT na firmę z NIP | tak | dane firmy z rejestru po NIP, osobny cykl z wysyłką do KSeF, przypomnienie przed terminem |
| Rodzic prowadzący firmę | faktura na jego działalność, jeśli o nią prosi | tak, bo nabywca ma NIP | ten sam cykl, tylko z NIP i wysyłką do KSeF |
| Rodzic za wyżywienie i zajęcia dodatkowe | pozycja zmienna co miesiąc, osobno albo razem z czesnym | jak wyżej, według nabywcy | import z pliku CSV z podglądem i raportem błędów |
Tabela opisuje typowe sytuacje. Sposób rozliczenia zajęć dodatkowych prowadzonych przez zewnętrzną firmę i dopłat pracodawców potwierdź z biurem rachunkowym przedszkola.
Wychowanie przedszkolne w placówce wpisanej do ewidencji gminy jest zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 26 lit. a ustawy o VAT, razem z usługami ściśle z nim związanymi, takimi jak wyżywienie dzieci. Faktura bez VAT musi wskazywać tę podstawę. W pliku KSeF trafia ona do osobnego pola, a urząd i księgowa pracodawcy widzą od razu, dlaczego na dokumencie nie ma podatku.
W ustawieniach firmy zaznaczasz zwolnienie i wpisujesz podstawę raz, swoimi słowami albo dokładnie tak, jak ustaliła księgowa. Od tej chwili każda pozycja ma stawkę zw, a podstawa drukuje się sama na fakturze i w pliku FA(3). Sekretariat nie musi pamiętać numeru artykułu.
Kiedy wystarczy rachunek, a kiedy rodzic albo firma potrzebuje faktury bez VAT, opisujemy na stronie program do wystawiania faktur dla podatników zwolnionych z VAT.
Dane przykładowe. Imię dziecka wpisujesz w opisie pozycji tylko wtedy, gdy rodzic albo pracodawca tego potrzebuje.
Dla każdej rodziny zakładasz cykl, czyli wzór faktury z kwotą czesnego, terminem płatności i adresem mailowym rodzica. W wybranym dniu program wystawia dokument i wysyła PDF z numerem konta. Przy każdym cyklu decydujesz, czy faktura idzie do KSeF: dla pracodawcy z NIP włączasz wysyłkę, dla rodzica prywatnego zostawiasz ją wyłączoną.
Gdy dziecko odchodzi w czerwcu, ustawiasz datę końca cyklu i w lipcu faktura już nie wyjdzie. Gdy od września rośnie czesne, zmieniasz kwotę we wzorze raz, a nie w sześćdziesięciu dokumentach. Jeden przebieg wystawia najwyżej jeden okres na cykl, więc po przerwie w pracy biura rodzic nie dostanie trzech faktur naraz.
Więcej o harmonogramach, datach końca i wysyłce mailem piszemy na stronie program do faktur cyklicznych.
Stawka żywieniowa zależy od liczby dni obecności, więc kwota zmienia się co miesiąc. Dziennik obecności prowadzisz tam, gdzie dotąd, a na koniec miesiąca zapisujesz z niego arkusz z kolumnami rodzic, adres mailowy, pozycja i kwota. Program zapamiętuje, która kolumna co oznacza, pokazuje podgląd wszystkich dokumentów przed wystawieniem i raport wierszy z błędem, na przykład bez kwoty.
Po zatwierdzeniu faktury powstają jedną partią z tą samą podstawą zwolnienia co czesne. Każdą wysyłasz rodzicowi mailem z panelu, z odnośnikiem do PDF, którego nie trzeba logować. Zajęcia dodatkowe, takie jak rytmika czy basen, dopisujesz w tym samym pliku jako osobne pozycje.
Jak działa import i co dzieje się z błędnymi wierszami, pokazujemy na stronie import faktur do KSeF z pliku.
| Rodzic | Pozycja | Kwota | Stan |
|---|---|---|---|
| Rodzic 1 | wyżywienie, 21 dni | 378,00 zł | gotowa |
| Rodzic 2 | wyżywienie, 17 dni | 306,00 zł | gotowa |
| Rodzic 3 | rytmika i basen | 180,00 zł | gotowa |
| Rodzic 4 | wyżywienie | brak | do poprawy |
Dane przykładowe. Wiersz bez kwoty nie blokuje pozostałych, trafia do raportu.
Liczby są przykładowe.
Na początku miesiąca dyrektor zwykle siedzi nad wyciągiem i listą dzieci, żeby sprawdzić, kto zapłacił. Zamiast tego wczytujesz plik MT940 albo CSV z banku, a program łączy przelewy z fakturami po numerze w tytule i kwocie. Niepełną wpłatę oznaczasz ręcznie jako częściową, a reszta zostaje do zapłaty.
Rodzice, którzy nie zapłacili w terminie, dostają uprzejme przypomnienie mailem według harmonogramu, który ustawiasz raz. Nikt z personelu nie musi zaczepiać rodzica przy odbiorze dziecka, a pracodawca, który płaci po 14 dniach, dostaje przypomnienie przed terminem.
Kolejne kroki przy dłuższych zaległościach opisujemy na stronie program do obsługi windykacji należności.
Od 1 lutego 2026 roku przedszkole odbiera przez KSeF faktury od firmy cateringowej, hurtowni z artykułami plastycznymi, dostawcy energii i właściciela lokalu. Od 1 kwietnia 2026 roku wystawia tam faktury dla firm, także jako podatnik zwolniony z VAT. Do końca 2026 roku można jeszcze wystawiać poza systemem faktury o łącznej wartości do 10 000 zł z VAT w miesiącu, a od 2027 roku ten próg znika.
Faktury dla rodziców jako osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF, więc rodzic dostaje PDF mailem, tak jak dotąd. Do systemu ministerstwa łączysz się tokenem wygenerowanym przez osobę uprawnioną do reprezentowania przedszkola, a faktury kosztowe program pobiera raz na dobę. Księgowa dostaje sprzedaż i koszty w jednym pliku dla swojego programu.
Połączenie z KSeF opisujemy na stronie KSeF program do faktur, a odbiór kosztów na stronie program do pobierania faktur z KSeF. Gdy przedszkole prowadzi fundacja albo stowarzyszenie, zobacz też KSeF dla fundacji i stowarzyszeń.
Dostawcy i kwoty są przykładowe.
Najlepiej zacząć w ostatnim tygodniu miesiąca, żeby pierwsze czesne wyszło już z programu. Najdłużej trwa wygenerowanie tokenu KSeF przez organ prowadzący.
Dodajesz przedszkole po NIP, zaznaczasz zwolnienie z VAT, wpisujesz podstawę i wklejasz token z KSeF.
Listę rodziców z adresami mailowymi i NIP pracodawców wczytujesz z arkusza, bez przepisywania.
Ustawiasz kwotę, dzień wystawienia, termin płatności i to, czy dany cykl idzie do KSeF.
Wyciąg oznacza opłacone czesne, przypomnienia wychodzą same, a biuro rachunkowe dostaje gotowy plik.
Właścicielka sama rozlicza czesne wieczorami, a dyrektor pedagogiczna zajmuje się kadrą i rodzicami. Cykle i wyciąg zabierają z tego kilka godzin miesięcznie, a sekretariat może dostać własne konto do wystawiania. Gdy szukasz kadry na nowy rok, ogłoszenia dla nauczycieli wychowania przedszkolnego publikujesz osobno, a faktury dla rodziców nowych dzieci dopisujesz w Fakturowalni jednym cyklem.
Coraz więcej firm dopłaca pracownikom do opieki nad dzieckiem i chce faktury na siebie. To dokument dla podatnika z NIP, więc idzie do KSeF. Program prowadzi te cykle obok cykli rodziców, a pracodawca, który płaci po terminie, dostaje przypomnienie bez telefonu z placówki.
Gdy dwa przedszkola i żłobek działają jako osobne podmioty, wszystkie fakturujesz z jednego konta, każdy z własną serią, podstawą zwolnienia i tokenem KSeF. Opisujemy to na stronie program do faktur dla kilku firm.
System dla przedszkoli prowadzi dziennik, obecności, komunikację z rodzicami i rekrutację. Fakturowalnia tego nie robi. Jest dla placówki, której system nie wystawia faktur w KSeF albo która rozlicza czesne w Wordzie i arkuszu.
| Kryterium | Fakturowalnia | System dla przedszkoli | Aplikacja Podatnika KSeF |
|---|---|---|---|
| Dziennik, obecności, kontakt z rodzicami | nie | tak | nie |
| Faktury bez VAT w KSeF z podstawą zwolnienia | tak, podstawa wpisana raz | zależy od systemu | tak, ręcznie przy każdej fakturze |
| Czesne wystawiane co miesiąc | tak, cykl dla każdej rodziny | często tak | nie |
| Wpłaty z wyciągu bankowego | MT940 i CSV | zależy od systemu | brak |
| Przypomnienia o zaległościach | automatyczne mailem | zwykle tak | brak |
| Faktury kosztowe z KSeF | pobierane raz na dobę | rzadko | przeglądasz ręcznie |
Jeśli Twój system dla przedszkoli wystawia już faktury w KSeF i łączy wpłaty, nie potrzebujesz drugiego programu. O plikach dla biura rachunkowego piszemy na stronie eksport do księgowości.
Czesne co miesiąc, import wyżywienia, wyciąg i przypomnienia są od planu Firma. Plan Start wystawia faktury w KSeF pojedynczo, bez cykli i importu, więc przy kilkudziesięciu rodzinach się nie sprawdzi. Ceny netto, do tego VAT. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | W rozliczeniu rocznym | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Firma | 299 zł + 23% VAT | 149 zł + 23% VAT (1 788 zł rocznie) | jedno przedszkole albo żłobek, cykle czesnego, import CSV, wyciąg MT940 i CSV, przypomnienia, do 5 osób, 1 000 dokumentów |
| Biuro | 399 zł + 23% VAT | 199 zł + 23% VAT (2 388 zł rocznie) | kilka placówek na osobnych NIP, do 25 firm i 15 osób |
Pełne porównanie limitów jest w cenniku programu do fakturowania.
Tak, gdy wystawia fakturę dla firmy, na przykład dla pracodawcy, który dopłaca do czesnego. Obowiązek obejmuje także podatników zwolnionych z VAT i działa od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku przedszkole może wystawiać poza KSeF faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktury dla rodziców jako osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF.
Zwykle tak. Usługi wychowania przedszkolnego świadczone przez jednostkę objętą systemem oświaty, czyli przedszkole wpisane do ewidencji gminy, są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 26 lit. a ustawy o VAT, razem z usługami ściśle z nimi związanymi, jak wyżywienie dzieci. Zajęcia dodatkowe prowadzone przez inną firmę oceń z księgową.
Tylko wtedy, gdy rodzic o nią poprosi. Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonał usługę. Wiele przedszkoli i tak wysyła co miesiąc fakturę albo rachunek za czesne, bo rodzice łatwiej płacą w terminie, gdy mają dokument z kwotą i numerem konta.
Od 1 lutego 2026 roku faktury od dostawców, takich jak firma cateringowa, hurtownia, dostawca energii czy wynajmujący lokal, są dostępne w KSeF. Program do faktur z tokenem KSeF przedszkola pobiera je raz na dobę, a dyrektor i biuro rachunkowe widzą koszty bez szukania maili od dostawców.
W Fakturowalni przedszkole wybiera plan Firma za 299 zł netto miesięcznie + 23% VAT, w rozliczeniu rocznym 149 zł miesięcznie. Plan obejmuje czesne wystawiane co miesiąc, import wyżywienia z pliku, wyciąg bankowy, przypomnienia o zaległościach, do 5 osób i 1 000 dokumentów miesięcznie. Kilka placówek na osobnych NIP obsługuje plan Biuro za 399 zł.
Dodaj przedszkole po NIP, wpisz podstawę zwolnienia, wczytaj listę rodziców i ustaw cykle czesnego. Pierwsze faktury wyjdą same pierwszego dnia miesiąca, dokumenty dla pracodawców trafią do KSeF, a o zaległościach przypomni program. Jeśli placówka wynajmuje lokal albo podnajmuje salę na zajęcia popołudniowe, zobacz program do faktur za najem.